镇公文收发管理制度

镇公文收发管理制度一、总则（一）目的为加强镇公文收发管理，确保公文传递及时、准确、安全，提高工作效率，根据国家有关法律法规和上级部门相关规定，结合本镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于镇机关各部门、各事业单位、各村（居）委会的公文收发管理工作。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规和公文处理的有关规定，确保公文处理工作的规范化、制度化、科学化。2.准确、及时、安全地传递公文，提高公文处理效率，确保公文的时效性和有效性。3.严格公文保密制度，确保公文内容不泄露，维护公文的权威性和严肃性。二、公文收发机构及职责（一）公文收发机构镇设立公文收发室，负责全镇公文的统一收发、登记、传递、保管等工作。（二）职责分工1.公文收发室工作人员负责接收各类来文，对来文进行清点、核对、登记，注明收到日期，并及时分送相关领导和部门。按照规定的程序和要求，对发出的公文进行登记、编号、封装，确保公文格式规范、内容完整。负责公文的传递工作，确保公文及时、准确送达收件人。做好公文的保管工作，定期对公文进行整理、归档，防止公文丢失、损坏。严格遵守公文保密制度，不得泄露公文内容。2.各部门、各事业单位、各村（居）委会公文管理人员负责本部门、本单位、本村（居）委会公文的接收、登记、传递、保管等工作，并定期向镇公文收发室报送公文收发情况。按照镇公文收发室的要求，及时处理各类来文，确保公文处理工作的时效性和准确性。负责本部门、本单位、本村（居）委会发出公文的审核、签发、登记、编号、封装等工作，确保公文格式规范、内容完整。严格遵守公文保密制度，不得泄露公文内容。三、公文的种类及格式（一）公文种类1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复：适用于答复下级机关请示事项。13.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）公文格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。1.份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。7.标题：由发文机关名称、事由和文种组成。8.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。9.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。10.附件说明：公文附件的顺序号和名称。11.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。12.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。13.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。14.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。15.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。16.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。17.印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。18.页码：公文页数顺序号。四、公文收发流程（一）收文流程1.签收公文收发室工作人员收到来文后，应当对来文进行清点、核对，确认无误后在《公文签收登记表》上签字，并注明收到日期。对涉密公文，应当按照保密规定进行签收、登记，确保公文安全。2.登记对签收的公文，应当按照公文种类、发文字号、标题、主送机关、发文机关、成文日期等内容进行详细登记，填写《公文收文登记表》。登记时应当确保信息准确、完整，便于查询和管理。3.分送根据公文内容和性质，及时将公文分送相关领导和部门。对于重要公文，应当直接送镇主要领导阅批；对于一般性公文，应当按照职责分工送相关分管领导阅批，再由分管领导批转相关部门办理。在分送公文时，应当填写《公文分送单》，注明公文去向、分送时间等信息。4.传阅需要传阅的公文，应当按照规定的传阅范围和顺序进行传阅。公文收发室工作人员应当及时跟踪公文传阅情况，确保公文在规定时间内传阅完毕，并及时收回。在传阅过程中，传阅人员应当在《公文传阅登记表》上签字，注明传阅时间、意见等信息。5.办理承办部门收到交办的公文后，应当按照规定的程序和要求及时办理，并在规定的时间内将办理结果反馈给交办部门。对于需要答复的公文，承办部门应当在收到公文后的[X]个工作日内予以答复；对于需要落实的公文，承办部门应当制定具体的落实措施，并在规定的时间内将落实情况报告交办部门。在办理公文过程中，承办部门应当严格遵守公文保密制度，不得泄露公文内容。6.催办公文收发室工作人员应当对承办部门的公文办理情况进行跟踪催办，确保公文按时办理完毕。对于超过规定办理期限的公文，应当及时向承办部门发出催办通知，督促承办部门加快办理进度。在催办过程中，应当填写《公文催办登记表》，记录催办时间、承办部门、办理情况等信息。7.归档公文办理完毕后，承办部门应当按照档案管理的有关规定，将公文整理归档，移交镇档案室保管。公文收发室工作人员应当定期对归档的公文进行整理、核对，确保公文归档齐全、完整。（二）发文流程1.拟稿各部门、各事业单位、各村（居）委会需要发文的，应当由承办人拟稿，并按照公文格式要求进行起草。拟稿人应当认真核对公文内容，确保公文表述准确、逻辑清晰、格式规范。在拟稿过程中，应当注明公文的紧急程度、密级等信息。2.审核拟稿完成后，应当由部门负责人对公文内容进行审核。审核的主要内容包括：公文内容是否符合国家法律法规和政策要求，是否与上级文件精神相一致，是否与其他相关文件相衔接，公文格式是否规范，语言表达是否准确等。审核通过后，部门负责人应当在《公文发文审核表》上签字。3.签发经审核通过的公文，应当按照规定的程序送镇领导签发。一般公文由分管领导签发；重要公文由镇主要领导签发。签发人应当认真审阅公文内容，对公文的真实性、准确性、合法性负责，并在《公文发文签发单》上签字。4.编号公文签发后，应当由公文收发室工作人员按照发文顺序进行编号，填写《公文发文字号登记表》。编号应当规范、准确，不得重复。5.登记对编号后的公文，应当按照公文种类、发文字号、标题、主送机关、发文机关、成文日期等内容进行详细登记，填写《公文发文登记表》。登记时应当确保信息准确、完整，便于查询和管理。6.印制根据公文内容和格式要求，由镇指定的印刷单位进行印制。在印制过程中，应当严格按照公文格式标准进行排版、印刷，确保公文质量。对涉密公文，应当按照保密规定进行印制，确保公文安全。7.校对公文印制完成后，应当由专人进行校对，确保公文内容准确无误、格式规范统一。校对人员应当认真核对公文的文字、标点、格式等内容，发现问题及时修改。校对完成后，校对人员应当在《公文校对登记表》上签字。8.用印校对无误的公文，应当加盖镇公章。用印时应当严格按照规定的程序进行，确保印章清晰、端正，位置准确。在用印过程中，应当填写《公文用印登记表》，注明用印日期、公文编号、用印人等信息。9.分发公文用印后，应当及时进行分发。根据公文主送机关和抄送机关的不同，分别进行封装、投递。在分发过程中，应当填写《公文分发登记表》，注明分发日期、公文编号、收件人等信息。10.归档公文分发完毕后，承办部门应当按照档案管理的有关规定，将公文原稿、发文稿纸、审核表、签发单、校对登记表、用印登记表等相关材料整理归档，移交镇档案室保管。公文收发室工作人员应当定期对归档的公文进行整理、核对，确保公文归档齐全、完整。五、公文保密管理（一）保密制度1.严格遵守国家保密法律法规，加强对公文的保密管理，确保公文内容不泄露。2.对涉密公文，应当按照保密规定进行标识、登记、传递、保管，严格控制知悉范围。3.在公文处理过程中，应当采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问等，防止公文信息被窃取、篡改或泄露。4.严禁在非涉密计算机、移动存储设备上存储、处理涉密公文。5.对废弃的公文，应当按照保密规定进行销毁，不得随意丢弃。（二）保密措施1.设立专门的公文保密室，配备必要的保密设备，如保险柜、碎纸机等，用于存放涉密公文和处理涉密文件。2.对公文收发室工作人员和各部门、各事业单位、各村（居）委会公文管理人员进行保密培训，提高保密意识和技能。3.加强对公文处理场所的安全管理，安装监控设备，确保公文处理过程的安全。4.定期对公文保密制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改，确保公文保密工作落到实处。六、公文归档与保管（一）归档要求1.公文办理完毕后，承办部门应当及时将公文整理归档，确保归档公文齐全、完整、准确。2.归档公文应当按照年度、保管期限、发文机关等进行分类整理，编制归档目录。3.归档公文应当使用统一的档案盒、档案袋进行装盒、装袋，并在档案盒、档案袋上注明档案名称、年度、保管期限等信息。4.归档公文应当按照规定的格式和要求进行装订，确保公文整齐、牢固。（二）保管期限公文的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的公文：凡是反映本镇主要职能活动和基本历史面貌的，对本镇、国家和社会具有长远利用价值的公文，列为永久保管。2.长期保管的公文：凡是反映本镇一般工作活动，在较长时间内对本镇工作有查考利用价值的公文，列为长期保管。长期保管期限为[X]年。3.短期保管的公文：凡是在较短时间内对本镇工作有查考利用价值的公文，列为短期保管。短期保管期限为[X]年。（三）保管措施1.镇档案室应当配备必要的档案保管设备，如档案架、除湿机、空调等，确保档案保管环境安全、适宜。2.建立健全档案管理制度，加强对档案的日常管理，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案安全。3.严格控制档案查阅范围，查阅档案应当履行审批手续，填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。4.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应当严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。七、公文处理监督与考核（一）监督检查1.镇办公室负责对全镇公文收发管理工作进行定期监督检查，及时发现问题并督促整改。2.监督检查的内容包括：公文收发流程是否规范、公文格式是否符合要求、公文处理是否及时准确、公文保密制度是否落实等。3.对监督检查中发现的问题，应当及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并对整改情况进行跟踪检查。（二）考核评