烟酒副食日常管理制度

烟酒副食日常管理制度总则1.目的本制度旨在规范公司烟酒副食的采购、存储、销售、使用等日常管理行为，确保公司烟酒副食的供应满足业务需求，同时加强成本控制，防范相关风险，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在烟酒副食方面的相关活动。3.管理原则合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保公司烟酒副食业务合法合规开展。计划性原则：根据公司业务需求和历史数据，合理制定烟酒副食采购计划，避免浪费和积压。成本效益原则：在保证质量的前提下，通过优化采购渠道、控制库存等措施，降低烟酒副食采购及管理成本。责任明确原则：明确各部门及人员在烟酒副食管理中的职责，做到责任到人，奖惩分明。采购管理1.采购计划制定需求预测：各部门应定期（每月末）根据本部门业务活动、接待安排等情况，对烟酒副食的需求进行预测，并填写《烟酒副食需求预测表》提交至行政部门。汇总审核：行政部门负责汇总各部门的需求预测表，结合公司历史采购数据和业务发展趋势，进行综合分析，制定月度采购计划初稿。采购计划应明确采购的烟酒副食种类、规格、数量等信息。审批确定：采购计划初稿经行政部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为正式采购依据。2.供应商选择与管理供应商筛选：行政部门应通过多种渠道收集烟酒副食供应商信息，建立供应商名录。对潜在供应商进行实地考察，评估其经营资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况，筛选出合格的供应商。供应商评估：定期（每季度）对现有供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格变动情况、售后服务响应等。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励，对不符合要求的供应商进行警告或淘汰处理。合作协议签订：与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利义务，包括产品规格、价格、交货方式、付款方式、质量标准、违约责任等条款。3.采购流程采购申请：各部门因特殊情况需要临时采购烟酒副食的，应填写《烟酒副食采购申请表》，详细说明采购原因、种类、数量等信息，并经部门负责人签字后提交至行政部门。审批：行政部门对采购申请表进行审核，对于金额较小（[具体金额标准]以下）的采购申请，由行政部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，报公司分管领导审批。采购执行：经审批通过后，行政部门采购人员按照采购计划或采购申请表，选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同或采购订单，明确采购的各项细节，并跟踪采购进度，确保按时、按质、按量到货。验收：烟酒副食到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括产品的数量、规格、质量、包装等是否符合采购合同或采购订单要求。对于验收合格的烟酒副食，办理入库手续；对于验收不合格的产品，及时与供应商沟通协商，要求其退换货或采取其他补救措施。存储管理1.仓库设置与布局仓库选址：选择安全、干燥、通风良好的场所作为烟酒副食仓库，仓库应远离火源、水源、污染源等。仓库分区：根据烟酒副食的种类、规格、用途等进行分区存放，设置专门的存储区域，如酒类区、烟类区、副食区等，并做好明显标识。货架摆放：合理规划货架布局，确保货物摆放整齐、有序，便于存取和盘点。货架应定期检查和维护，保证其安全性和稳定性。2.入库管理入库登记：烟酒副食到货后，仓库管理人员应根据送货单、采购合同或采购订单等，对货物的名称、规格、数量、批次等信息进行详细登记，填写《烟酒副食入库登记表》。质量检验：对入库的烟酒副食进行质量检验，检查产品是否有损坏、变质等情况。如发现质量问题，应及时通知采购人员与供应商联系处理。入库上架：经检验合格的烟酒副食，按照预先规划的存储区域和货架位置进行上架存放。上架时应遵循先进先出的原则，确保货物存储的合理性和规范性。3.库存管理库存盘点：定期（每月末）对仓库库存进行盘点，确保账实相符。盘点时，仓库管理人员应逐一对库存货物进行清点，并填写《烟酒副食库存盘点表》。如发现账实不符，应及时查明原因，编制盘点差异报告，报行政部门负责人和财务部门。库存预警：根据烟酒副食的采购周期、销售情况等，设定合理的库存预警指标。当库存水平接近或低于预警值时，仓库管理人员应及时通知行政部门采购人员，提醒其安排补货。库存安全：加强仓库安全管理，采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保库存烟酒副食的安全。仓库应配备必要的消防器材、安全设施，并定期进行检查和维护。4.出库管理出库申请：各部门因业务需要领用烟酒副食时，应填写《烟酒副食出库申请表》，注明领用部门、用途、种类、数量等信息，并经部门负责人签字后提交至仓库管理人员。审批：仓库管理人员对出库申请表进行审核，对于金额较小（[具体金额标准]以下）的出库申请，由仓库管理人员审批；对于金额较大的出库申请，报行政部门负责人审批。出库发放：经审批通过后，仓库管理人员按照出库申请表的要求，办理货物出库手续。发放货物时，应核对货物的名称、规格、数量等信息，确保准确无误。同时，在《烟酒副食出库登记表》上记录出库时间、领用部门、领用人等信息。销售管理1.销售范围与对象公司烟酒副食主要面向公司内部各部门，用于业务接待、员工福利等方面。未经公司批准，严禁对外销售。2.销售价格公司烟酒副食的销售价格应根据采购成本、市场行情等因素合理制定，并保持相对稳定。销售价格如有调整，应提前报公司领导审批，并向相关部门和人员进行通报。3.销售流程销售申请：各部门需要购买烟酒副食用于业务接待或其他用途的，应填写《烟酒副食销售申请表》，注明购买部门、用途、种类、数量等信息，并经部门负责人签字后提交至行政部门。审批：行政部门对销售申请表进行审核，对于金额较小（[具体金额标准]以下）的销售申请，由行政部门负责人审批；对于金额较大的销售申请，报公司分管领导审批。销售开票：经审批通过后，行政部门开具销售发票或收据，并按照公司财务制度进行收款。收款方式可采用现金、转账等方式。发货：仓库管理人员根据销售申请表和发票或收据，办理货物发货手续。发货时，应核对货物的名称、规格、数量等信息，确保准确无误。同时，在《烟酒副食出库登记表》上记录发货时间、购买部门、发货人等信息。使用管理1.业务接待使用接待标准：制定明确的业务接待烟酒副食使用标准，根据接待对象、接待规格等因素，合理确定烟酒副食的种类、品牌、数量等。接待标准应报公司领导审批后执行，并定期进行评估和调整。审批流程：各部门在进行业务接待前，应填写《业务接待烟酒副食使用申请表》，详细说明接待对象、接待时间、接待地点、预计使用烟酒副食的种类和数量等信息，并经部门负责人签字后提交至行政部门。行政部门根据接待标准对申请表进行审核，报公司分管领导审批。使用监督：行政部门应加强对业务接待烟酒副食使用情况的监督检查，确保接待活动按照规定的标准和审批流程使用烟酒副食。对于超标准、超范围使用的情况，应及时制止并追究相关人员的责任。2.员工福利使用福利标准：根据公司实际情况和员工需求，制定合理的员工福利烟酒副食标准。员工福利应体现公平、公正、公开的原则，确保全体员工能够享受到相应的福利待遇。发放方式：员工福利烟酒副食的发放方式可根据实际情况选择集中发放、分批次发放或其他合适的方式。发放时，应做好记录，确保每位员工都能领取到相应的福利物品。管理要求：行政部门负责员工福利烟酒副食的采购、存储和发放工作，应严格按照规定的标准和流程进行操作，确保福利发放的准确性和及时性。同时，应做好员工福利的宣传和解释工作，提高员工的满意度。盘点与核算管理1.盘点管理定期盘点：每月末对公司烟酒副食库存进行全面盘点，确保账实相符。盘点工作由仓库管理人员负责组织实施，行政部门相关人员参与协助。临时盘点：遇有特殊情况，如仓库搬迁、货物损失等，应及时进行临时盘点，查明原因，分清责任。盘点报告：盘点结束后，仓库管理人员应编制《烟酒副食库存盘点报告》，详细记录盘点情况，包括账实差异、差异原因分析等。盘点报告经行政部门负责人审核后，报公司领导和财务部门。2.核算管理账务处理：财务部门应根据采购发票、入库单、出库单等原始凭证，及时、准确地进行烟酒副食的账务处理，确保账目清晰、准确。成本核算：定期对烟酒副食的采购成本、存储成本、销售成本等进行核算，分析成本变动情况，为公司成本控制提供依据。财务报表编制：按照公司财务制度和相关会计准则，编制烟酒副食的财务报表，如库存报表、采购报表、销售报表等，及时反映公司烟酒副食的财务状况和经营成果。监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对烟酒副食的采购、存储、销售、使用等环节进行审计监督，检查各项制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.行政部门自查行政部门应定期对本部门负责的烟酒副食管理工作进行自查，重点检查采购计划执行情况、供应商管理情况、库存管理情况、使用审批情况等，发现问题及时纠正，并将自查情况报公司领导。3.违规处理对于违反本制度规定的部门和个人，公司将视情