广告公司回款管理制度

广告公司回款管理制度总则目的为加强公司财务管理，规范广告业务款项的回收工作，确保公司资金的正常周转和安全，提高资金使用效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有广告业务项目涉及的款项回收管理，包括但不限于广告策划、设计、制作、投放等业务所产生的应收账款。回款原则1.及时性原则：业务部门应按照合同约定的时间及时跟进款项回收，确保款项按时足额到账。2.责任明确原则：明确各业务环节相关人员在回款工作中的职责，做到责任到人。3.风险可控原则：对可能存在的回款风险进行提前评估和防范，采取有效措施降低风险。回款流程合同签订与款项约定1.合同签订：业务部门在与客户签订广告业务合同时，应明确款项支付的方式、时间节点、逾期付款的违约责任等条款。合同签订后，及时将合同副本提交给财务部门备案。2.款项约定：根据项目的性质、规模和客户信用状况等因素，合理约定款项支付的阶段和比例。一般情况下，可分为预付款、进度款和尾款。预付款比例不宜低于合同金额的[X]%，进度款根据项目进度分期支付，尾款应在项目验收合格后[X]个工作日内支付。款项跟踪与提醒1.建立台账：财务部门应建立广告业务应收账款台账，详细记录每个项目的合同金额、已收款金额、未收款金额、收款时间节点等信息。2.定期跟踪：业务部门负责定期跟踪款项回收情况，在临近付款时间节点前[X]个工作日，提醒客户按时付款。对于逾期未付款的客户，应及时了解原因，并采取相应的催款措施。3.催款通知：当款项逾期未付时，业务部门应向客户发送催款通知，明确告知逾期金额、逾期天数以及逾期付款的违约责任。催款通知可采用书面函件、电子邮件或电话等方式发送。款项回收与核销1.款项回收：客户按照合同约定支付款项后，业务部门应及时通知财务部门进行确认。财务部门在收到款项后，应核对款项金额、付款单位等信息，确保款项准确无误。2.款项核销：财务部门根据款项回收情况，对应收账款台账进行核销。核销时，应注明款项回收的日期、方式等信息。同时，将款项回收情况及时反馈给业务部门。职责分工业务部门1.负责与客户沟通款项支付事宜，按照合同约定及时跟进款项回收进度。2.对逾期未付款的客户进行催款，了解客户逾期原因，并及时向公司领导汇报。3.协助财务部门进行款项回收工作，提供相关的业务资料和信息。财务部门1.建立广告业务应收账款台账，定期与业务部门核对账目，确保账账相符。2.负责款项回收的确认和核销工作，及时记录款项回收情况。3.对款项回收情况进行统计分析，向公司领导提供相关的财务数据和分析报告。4.协助业务部门制定催款策略，提供必要的财务支持。公司领导1.负责审批重大款项回收事项，协调解决款项回收过程中遇到的重大问题。2.对款项回收工作进行监督和指导，确保公司回款管理制度的有效执行。考核与奖惩考核指标1.回款率：考核业务部门在一定时期内广告业务款项的实际回收金额与应回收金额的比例。回款率计算公式为：回款率=实际回收金额/应回收金额×100%。2.逾期账款率：考核业务部门逾期未收回的广告业务款项金额占应收账款总额的比例。逾期账款率计算公式为：逾期账款率=逾期未收回金额/应收账款总额×100%。3.催款及时率：考核业务部门在款项逾期后及时发送催款通知的比例。催款及时率计算公式为：催款及时率=及时发送催款通知的项目数/逾期项目总数×100%。考核周期考核周期为季度和年度。季度考核在每季度末进行，年度考核在每年年末进行。奖惩措施1.奖励对于回款率高、逾期账款率低、催款及时率高的业务部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。对在款项回收工作中表现突出的员工，公司将根据其贡献大小给予相应的物质奖励和精神奖励。2.惩罚对于回款率未达到公司规定标准、逾期账款率较高、催款不及时的业务部门，公司将视情节轻重给予警告、罚款、扣减绩效奖金等处罚。对于因个人原因导致款项无法收回，给公司造成经济损失的员工，公司将依法追究其责任，并要求其承担相应的赔偿责任。风险防范客户信用评估1.建立客户信用档案：业务部门在与客户开展业务前，应对客户的信用状况进行调查和评估，并建立客户信用档案。客户信用档案应包括客户基本信息、信用评级、过往交易记录、付款习惯等内容。2.信用评级：根据客户的信用状况，对客户进行信用评级。信用评级可分为A、B、C、D四级，其中A级为信用良好客户，B级为信用一般客户，C级为信用较差客户，D级为信用恶劣客户。3.信用额度管理：根据客户的信用评级，合理确定客户的信用额度。对于信用良好的客户，可适当放宽信用额度；对于信用较差或信用恶劣的客户，应严格控制信用额度，甚至采取现款现货等方式。合同风险防控1.合同条款审查：业务部门在签订广告业务合同前，应将合同文本提交给财务部门和法务部门进行审查。财务部门重点审查款项支付条款是否明确、合理，法务部门重点审查合同的合法性、合规性。2.合同变更管理：如因客户原因需要变更合同条款，业务部门应及时与客户协商，并签订书面补充协议。补充协议应明确变更的内容、款项支付方式和时间等条款。同时，将补充协议副本提交给财务部门备案。逾期账款管理1.建立逾期账款台账：财务部门应建立逾期账款台账，详细记录逾期账款的客户名称、合同金额、逾期天数、逾期原因等信息。2.制定催收方案：对于逾期账款，业务部门应制定详细的催收方案，明确催收措施、责任人、催收时间节点等内容。催收方案应根据客户逾期原因和信用状况进行个性化制定。3.法律手段运用：对于逾期时间较长、金额较大且经多次催收仍未收回的款项，公司可考虑通过法律手段追讨欠款。在采取法律手段前，应咨询专业律师的意见，并做好相关证据的收集和整理工作。监督与检查内部审计公司内部审计部门定期对广告业务回款情况进行审计，检查回款流程是否合规、款项回收是否及时、相关制度是否有效执行等。对于审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。定期检查公司财务部门和业务部门应定期对广告业务回款情况进行检查，核对账目、分析款项回收进度、查找存在的问题等。检查结果应形成书面报告，提交给公司领导。专项检查对于重大广告业务项目或款项回收存在问题的项目