报销凭证发票管理制度

报销凭证发票管理制度总则一、目的为规范公司的报销凭证和发票管理，确保公司财务活动的合法性、真实性和准确性，加强内部控制，提高财务管理水平，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括总部及各分支机构的员工。三、管理原则1.真实性原则：报销凭证和发票必须真实反映经济业务的实际情况，不得伪造、变造或提供虚假的凭证和发票。2.合法性原则：报销凭证和发票必须符合国家法律法规和公司财务制度的规定，不得使用非法或无效的凭证和发票。3.完整性原则：报销凭证和发票必须完整，包括凭证的种类、金额、日期、签名等信息，不得缺漏或不完整。4.及时性原则：员工应及时提交报销凭证和发票，不得拖延或积压，以便财务部门及时处理和报销。四、管理职责1.财务部（1）负责制定和完善报销凭证发票管理制度，并监督执行。（2）负责审核报销凭证和发票的真实性、合法性、完整性和及时性，对不符合规定的凭证和发票予以退回或要求补充更正。（3）负责办理报销款项的支付手续，确保报销款项的安全和准确。（4）负责对报销凭证和发票的档案管理，建立健全档案管理制度，确保凭证和发票的安全和完整。2.各部门（1）负责本部门员工的报销凭证和发票的收集、整理和初审工作，确保报销凭证和发票的真实性、合法性、完整性和及时性。（2）负责本部门员工的报销申请的审核和审批工作，对不符合规定的报销申请予以退回或要求补充更正。（3）配合财务部做好报销凭证和发票的管理工作，提供必要的协助和支持。报销凭证的种类和要求一、报销凭证的种类1.发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、电子发票、机动车销售统一发票等。2.收据：包括财政部门监制的收据、税务部门监制的收据、内部收据等。3.其他凭证：包括车票、机票、船票、过路过桥费发票、住宿费发票、餐饮费发票、办公用品发票等。二、报销凭证的要求1.发票（1）发票必须是合法有效的，符合国家法律法规和公司财务制度的规定。（2）发票的抬头必须是公司的全称，不得使用简称或个人姓名。（3）发票的内容必须真实、准确、完整，不得填写虚假信息或遗漏重要信息。（4）发票的金额必须与实际发生的经济业务相符，不得多报或少报。（5）发票的印章必须齐全，包括发票专用章、财务专用章、公章等，不得使用伪造或无效的印章。（6）增值税专用发票必须在规定的时间内进行认证和抵扣，不得逾期或漏报。2.收据（1）收据必须是合法有效的，符合国家法律法规和公司财务制度的规定。（2）收据的抬头必须是公司的全称，不得使用简称或个人姓名。（3）收据的内容必须真实、准确、完整，不得填写虚假信息或遗漏重要信息。（4）收据的金额必须与实际收到的款项相符，不得多收或少收。（5）收据的印章必须齐全，包括收据专用章、财务专用章、公章等，不得使用伪造或无效的印章。3.其他凭证（1）其他凭证必须是真实有效的，与实际发生的经济业务相符。（2）其他凭证的内容必须真实、准确、完整，不得填写虚假信息或遗漏重要信息。（3）其他凭证的金额必须与实际发生的经济业务相符，不得多报或少报。报销凭证的审批流程一、报销申请员工应在经济业务发生后及时填写报销申请单，并将报销凭证和发票粘贴在报销申请单后面，经部门负责人审核签字后，提交给财务部。二、初审财务部收到报销申请单后，应及时对报销凭证和发票进行初审，审核内容包括：1.报销凭证和发票的种类、金额、日期、签名等信息是否完整；2.报销凭证和发票是否真实、合法、有效；3.报销申请是否符合公司的财务制度和审批流程。对初审不合格的报销申请，财务部应及时通知员工补充更正或退回。三、审批1.部门负责人审批：部门负责人应对本部门员工的报销申请进行审核，确认报销内容是否真实、合理、必要，并在报销申请单上签字确认。2.财务负责人审批：财务负责人应对财务部初审合格的报销申请进行审核，确认报销凭证和发票是否真实、合法、有效，并在报销申请单上签字确认。3.总经理审批：总经理应对财务部审核合格的报销申请进行最终审批，确认报销内容是否符合公司的利益和规定，并在报销申请单上签字确认。四、付款财务部根据总经理的审批意见，办理报销款项的支付手续。支付方式包括现金支付、银行转账、支票支付等，具体支付方式根据公司的财务制度和实际情况确定。报销凭证的档案管理一、档案建立财务部应建立健全报销凭证和发票的档案管理制度，对报销凭证和发票进行分类、编号、归档，确保凭证和发票的安全和完整。二、档案保管1.报销凭证和发票的档案应存放在安全、干燥、通风的地方，避免受潮、霉变、虫蛀等情况。2.报销凭证和发票的档案应定期进行清理和整理，删除过期或无用的凭证和发票，保持档案的整洁和有序。3.报销凭证和发票的档案应严格保密，不得随意泄露或丢失，如有遗失应及时报告并采取补救措施。三、档案查阅1.公司内部人员查阅报销凭证和发票的档案，应经财务部负责人批准，并办理相关的查阅手续。2.公司外部人员查阅报销凭证和发票的档案，应经公司领导批准，并办理相关的查阅手续。查阅人员应遵守公司的保密制度，不得泄露档案内容。附则一、本制度由财