借还工具管理制度

借还工具管理制度总则1.目的为加强公司工具的管理，规范工具的借还流程，提高工具的使用效率，确保工具的正常使用和完好无损，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工因工作需要借用公司工具的情况。3.管理原则工具管理遵循“统一管理、分级负责、合理使用、及时归还”的原则。工具的分类与编号1.工具分类办公类工具：如电脑、打印机、复印机、传真机等。生产类工具：如机床、模具、刀具、量具等。维修类工具：如各类维修工具套装、电动工具等。其他工具：如桌椅、文件柜等办公家具及清洁工具等。2.工具编号对每类工具进行统一编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。编号规则如下：编号由字母和数字组成，前两位字母表示工具类别首字母缩写。中间四位数字表示该类工具的顺序号。最后一位数字为校验位，用于验证编号的准确性。例如：BG0001表示办公类电脑中的第1台。工具的采购与入库1.采购申请各部门根据工作需要，填写《工具采购申请表》，详细注明工具名称、规格型号、数量、用途及预计采购时间等信息，经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。2.采购审批行政部门收到《工具采购申请表》后，对申请内容进行审核，核实是否确有采购必要。对于金额较大的工具采购，需报公司领导审批。审批通过后，由行政部门负责采购。3.入库验收工具采购到货后，行政部门会同相关技术人员或使用部门对工具进行验收。验收内容包括工具的规格型号、数量、质量、外观等是否符合采购要求。验收合格后，填写《工具入库单》，办理入库手续。入库单应详细记录工具的编号、名称、规格型号、数量、供应商等信息。工具的借用1.借用申请员工因工作需要借用工具时，应填写《工具借用申请表》，注明借用工具编号、名称、规格型号、借用时间、预计归还时间、借用用途等信息，经部门负责人审批签字后，提交至行政部门。2.借用审批行政部门收到《工具借用申请表》后，对申请内容进行审核。对于贵重工具或多人同时借用同一工具的情况，需报公司领导审批。审批通过后，行政部门根据库存情况办理工具借用手续。3.工具发放行政部门根据审批后的《工具借用申请表》，向借用员工发放工具，并要求借用员工在《工具借用登记表》上签字确认。发放工具时，应确保工具完好无损，并向借用员工说明工具的使用方法、注意事项等。4.借用期限工具借用期限原则上不超过[X]天，如有特殊情况需要延长借用期限，借用员工应提前[X]天向行政部门提出申请，经批准后方可延长。工具的归还1.归还通知借用期限届满前，行政部门应提前[X]天向借用员工发送《工具归还提醒通知》，提醒借用员工按时归还工具。2.归还验收借用员工应在规定的归还时间内将工具归还至行政部门。行政部门会同相关技术人员或使用部门对归还的工具进行验收。验收内容包括工具的外观、性能、数量等是否完好无损，是否符合借用时的状态。如发现工具损坏或丢失，借用员工应照价赔偿。3.归还手续办理验收合格后，行政部门在《工具借用登记表》上记录工具归还情况，并要求借用员工签字确认。如工具损坏或丢失，借用员工应填写《工具赔偿申请表》，说明原因及赔偿金额，经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。行政部门根据审批后的《工具赔偿申请表》，收取借用员工的赔偿款，并开具收据。工具的使用与保管1.使用培训对于新采购的工具或员工首次借用的工具，行政部门应组织相关技术人员或使用部门对借用员工进行使用培训，确保员工熟悉工具的使用方法、操作规程、注意事项等。2.使用规范借用员工应按照工具的使用说明书或操作规程正确使用工具，不得擅自更改工具的结构或性能。在使用过程中，如发现工具出现故障或异常情况，应立即停止使用，并及时报告行政部门。3.保管责任借用员工对所借用的工具负有保管责任，应妥善保管工具，防止工具损坏、丢失或被盗。工具应存放在安全、干燥、通风的地方，避免与其他物品混放。4.定期检查行政部门应定期对公司内的工具进行检查，检查内容包括工具的数量、完好情况、使用状态等。对于长期闲置或损坏的工具，应及时进行清理或维修。工具的维修与报废1.维修申请工具在使用过程中出现故障或损坏，借用员工应填写《工具维修申请表》，注明工具编号、名称、规格型号、故障现象、维修要求等信息，经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。2.维修安排行政部门收到《工具维修申请表》后，根据工具的故障情况，安排专业维修人员进行维修。如公司内部无法维修，行政部门应联系供应商或专业维修机构进行维修。3.维修记录维修人员应详细记录工具的维修情况，包括故障原因、维修方法、更换的零部件等信息，并填写《工具维修记录单》。维修记录单应作为工具档案的一部分进行保存。4.报废鉴定对于无法修复或已无使用价值的工具，由行政部门组织相关技术人员或使用部门进行报废鉴定。经鉴定确需报废的工具，填写《工具报废申请表》，注明工具编号、名称、规格型号、购置时间、报废原因等信息，经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。5.报废处理经公司领导批准报废的工具，行政部门应进行统一处理，可采用变卖、捐赠、报废等方式。报废处理过程中，应做好记录，并将相关资料存档。工具的盘点与清查1.盘点计划行政部门应制定年度工具盘点计划，明确盘点时间、范围、方法及人员分工等。盘点计划应报公司领导批准后实施。2.盘点实施按照盘点计划，行政部门组织相关人员对公司内的工具进行全面盘点。盘点过程中，应认真核对工具的编号、名称、规格型号、数量、存放地点等信息，确保账实相符。3.盘点报告盘点结束后，行政部门应编制《工具盘点报告》，详细说明盘点情况，包括盘盈、盘亏的工具名称、数量、原因等。对于盘盈、盘亏的工具，应及时查明原因，并提出处理意见。4.清查处理根据盘点报告和处理意见，行政部门对盘盈、盘亏的工具进行相应的账务处理和实物调整。对于因管理不善导致工具丢失或损坏的情况，应追究相关人员的责任。违规处理1.借用员工未按规定时间归还工具，每逾期一天，处以[X]元的罚款。逾期超过[X]天的，除按规定罚款外，取消其借用工具的资格[X]个月。2.借用员工因保管不善导致工具损坏或丢失的，应照价赔偿。如故意损坏工具，除照价赔偿外，并处以工具价值[X]%的罚款。3.未经批准擅自借用工具或转借他人的，给予警告处分，并责令立即归还工具。造成不良后果的，视情节轻重给予相应的纪律处分。4.行政部门工作人员在工具