借用印章管理制度

借用印章管理制度总则目的为加强公司印章管理，规范印章借用行为，维护公司利益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在工作中涉及借用公司印章的相关事宜。印章分类及定义1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的具有最高效力的印章。2.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。3.财务专用章：用于公司财务往来结算、票据开具等财务相关业务的印章。4.法定代表人章：代表公司法定代表人行使特定职权的印章。5.部门专用章：各部门根据工作需要，经公司批准刻制的，用于本部门业务范围内的印章。借用印章的申请申请流程1.借用印章申请人需填写《印章借用申请表》（以下简称“申请表”），详细注明借用印章的名称、用途、借用时间、归还时间等信息。2.将填写完整的申请表提交至所在部门负责人进行审核。部门负责人应根据工作实际情况，对借用印章的必要性、用途合理性等进行严格审查，并签署审核意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至印章管理部门。印章管理部门对申请表进行再次审核，重点审核申请事项是否符合公司规定、借用期限是否合理等。审核通过后，由印章管理人员在申请表上签字确认，并安排印章借用事宜。申请要求1.申请人必须是公司正式员工，且因工作需要确需借用印章。严禁非公司员工借用公司印章。2.申请表内容应真实、准确、完整，不得隐瞒或虚报借用印章的相关信息。3.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件借用印章，申请人应提前提交详细的文件草案或说明，以便相关部门和领导进行充分评估。印章借用的审批审批权限1.借用公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章，需经公司总经理审批。2.借用部门专用章，由所在部门负责人审批。审批流程1.印章管理部门收到经部门负责人审核通过的申请表后，按照审批权限将申请表呈交相应领导审批。2.审批领导应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审批，并签署审批意见。如同意借用，应明确注明借用期限、使用要求等；如不同意借用，应说明理由。3.印章管理部门根据审批领导的意见，通知申请人审批结果。如审批通过，告知申请人办理印章借用手续；如审批不通过，向申请人说明原因。印章的借用与归还借用手续办理1.申请人凭经审批通过的申请表到印章管理部门办理印章借用手续。印章管理人员应核对申请人身份信息，并与申请表内容进行逐一核对。2.确认无误后，印章管理人员将印章当面交付给申请人，并在《印章借用登记台账》（以下简称“台账”）上详细记录印章借用的时间、名称、申请人姓名、用途等信息。申请人需在台账上签字确认。3.印章管理人员应向申请人发放《印章借用须知》，明确告知申请人印章借用期间的保管责任、使用规范、归还要求等注意事项。借用期间保管责任1.申请人在借用印章期间，必须妥善保管印章，确保印章安全。严禁将印章转借他人或带出公司规定的使用范围。2.如因工作需要在公司外使用印章，申请人应提前向印章管理部门提出书面申请，并经公司总经理批准。在公司外使用印章时，必须有两人以上陪同，确保印章使用过程全程可控。3.印章借用期间，如发生印章丢失、被盗、损坏等情况，申请人应立即向印章管理部门报告，并采取相应的补救措施，如登报声明作废、向公安机关报案等。由此给公司造成损失的，申请人应承担全部赔偿责任。归还手续办理1.申请人应在借用期限届满前，及时将印章归还至印章管理部门。如因特殊原因需要延长借用期限，应提前[X]个工作日向印章管理部门提出书面申请，并经原审批领导批准。2.归还印章时，印章管理人员应仔细检查印章外观是否完好、有无损坏或遗失，同时核对印章使用记录与申请表内容是否一致。3.确认无误后，印章管理人员在台账上记录印章归还时间，并由申请人签字确认。如发现印章存在问题，应立即查明原因，并追究申请人的责任。印章使用规范用途限制1.公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署，代表公司行使权力和承担责任。2.合同专用章仅用于签订各类合同，不得用于其他用途。3.财务专用章用于公司财务往来结算、票据开具等财务相关业务，不得挪作他用。4.法定代表人章用于特定的法定代表人授权事项，如银行开户、支票签署等。5.部门专用章用于本部门业务范围内的文件、报表、通知等的盖章，不得超越本部门业务范围使用。使用要求1.印章使用必须严格按照规定的用途和审批程序进行，不得擅自更改印章用途或扩大使用范围。2.印章使用时，应确保盖章位置准确、清晰，不得模糊、重叠或遗漏。3.涉及多页的文件盖章时，应逐页盖章，并在骑缝处加盖印章，确保文件的完整性和有效性。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需提前盖章的，必须在盖章后对空白部分进行标注或采取其他防范措施，防止他人擅自添加内容。监督与检查定期检查1.印章管理部门应定期对印章借用情况进行检查，包括台账记录、印章归还情况、使用规范执行情况等。2.检查周期为每月一次，检查结果应形成书面报告，报送公司领导和相关部门。不定期抽查1.公司内部审计部门或其他相关监督部门应不定期对印章借用情况进行抽查，重点检查印章使用的合规性、安全性等。2.对于抽查中发现的问题，应及时责令整改，并对相关责任人进行严肃处理。违规处理违规行为界定1.未经审批擅自借用印章。2.超越审批范围使用印章。3.借用印章后未按规定归还或逾期归还。4.未妥善保管印章，导致印章丢失、被盗、损坏。5.在空白纸张、空白合同等上加盖印章。6.其他违反印章管理制度的行为。处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的员工，视情节轻重给予记过、记大过、降职、撤职、解除劳动合同等处分，并依法追究其法律责任。3.因员工违规借用印章给公司造成经济损失的，公司有权要求其赔偿全部损失。附则解释权本制度由公司人力资源部负责解释。修订与废止1.本制度如有