立陶宛进口管理制度

立陶宛进口管理制度总则1.目的本制度旨在规范公司从立陶宛进口货物的相关流程与管理，确保进口业务的顺利开展，保障公司利益，遵守相关法律法规和国际贸易规则。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及从立陶宛进口货物的采购、物流、清关等业务环节。3.基本原则合法性原则：严格遵守立陶宛及我国的法律法规，确保进口业务合法合规。效益原则：在保证货物质量和供应及时性的前提下，优化进口流程，降低成本，提高经济效益。风险防控原则：对进口业务中的各类风险进行识别、评估和控制，保障公司运营安全。进口业务流程1.需求确认各部门根据业务需求，填写进口需求申请表，详细说明货物名称、规格、数量、预计到货时间等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.供应商选择与采购合同签订采购部门根据进口需求，在立陶宛及国际市场筛选合适的供应商。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估，选择至少三家潜在供应商进行询价。与选定的供应商进行商务谈判，明确货物价格、交货期、付款方式、质量标准等条款。签订采购合同，合同应明确双方权利义务，确保合同条款符合法律法规和公司利益。采购合同需经法务部门审核通过后生效。3.进口报关手续办理采购部门在合同签订后，及时将合同副本及相关报关资料提交至报关专员。报关专员根据货物情况，准备齐全报关所需的文件，包括商业发票、提单、装箱单、原产地证书、质量检验证书等。按照立陶宛及我国海关规定，填写报关单，如实申报货物信息。将报关资料提交至海关进行审核，配合海关查验工作，及时缴纳关税、增值税等相关税费。4.物流运输安排根据采购合同约定的交货期，与物流公司沟通协调，确定合适的运输方式和运输路线。安排货物的订舱、装箱、发运等事宜，确保货物安全、及时运输。跟踪物流运输过程，及时掌握货物运输状态，如有异常情况及时与物流公司沟通解决。5.货物验收货物到达目的港后，仓库管理人员负责组织货物验收工作。按照采购合同及相关标准，对货物的数量、规格、质量等进行检验。如发现货物存在质量问题或与合同约定不符，及时通知采购部门与供应商协商解决。验收合格的货物办理入库手续，填写入库单。进口货物风险管理1.风险识别市场风险：包括国际市场价格波动、汇率变动等。供应商风险：如供应商违约、产品质量问题等。物流风险：如运输延误、货物损坏等。政策法规风险：如贸易政策调整、海关监管变化等。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级。3.风险应对措施市场风险应对：关注国际市场价格动态，通过套期保值等金融工具降低价格波动风险。合理选择结算货币，采取适当的汇率风险管理措施，如远期外汇合约等。供应商风险应对：加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核。在采购合同中约定严格的违约责任条款，增加供应商违约成本。要求供应商提供银行保函或其他担保措施。物流风险应对：选择信誉良好、实力较强的物流公司合作。购买足额的货物运输保险，降低货物运输过程中的损失风险。加强物流过程监控，及时发现并解决物流异常问题。政策法规风险应对：关注贸易政策和海关法规变化，及时调整进口业务策略。加强与海关等相关部门的沟通协调，确保公司进口业务符合政策法规要求。进口业务相关部门职责1.采购部门负责进口货物的供应商选择、采购合同签订及执行跟踪。收集市场信息，分析采购成本，优化采购方案。协调解决采购过程中的问题，与供应商保持良好沟通。2.报关专员负责办理进口货物的报关手续，确保报关资料准确、完整。熟悉海关法规和政策，及时掌握报关流程变化。配合海关查验工作，处理报关过程中的异常情况。3.物流部门负责安排进口货物的物流运输，选择合适的运输方式和物流公司。跟踪物流运输过程，及时反馈货物运输状态。协调解决物流运输过程中的问题，确保货物安全、及时到达。4.仓库管理部门负责进口货物的验收、入库及保管工作。按照规定对货物进行存储管理，确保货物质量不受损。办理货物出入库手续，定期盘点库存。5.法务部门审核进口业务相关合同，确保合同条款合法合规。提供法律咨询服务，处理进口业务中的法律纠纷。关注法律法规变化，为公司进口业务提供法律风险防控建议。进口业务文件与档案管理1.文件管理进口业务过程中产生的各类文件，包括采购合同、报关资料、物流单据、验收报告等，应按照规定进行分类、编号和归档。文件应妥善保存，确保其真实性、完整性和可追溯性。建立文件查阅制度，明确查阅权限和流程，防止文件丢失或泄露。2.档案管理定期对进口业务档案进行整理和归档，形成电子和纸质档案。档案保存期限应符合法律法规和公司规定要求，一般为[X]年。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案安全。监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对进口业务进行审计，检查业务流程的执行情况、内部控制的有效性等。对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。2.绩效考核建立进口业务绩效考核制度，对采购部门、报关专员、物流部门、仓库管理部门等相关人员的工作绩效进行考核。考核指标包括进口货物质量