建筑公司档案室管理制度

建筑公司档案室管理制度总则一、目的为加强建筑公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展提供优质的档案信息服务，特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于建筑公司总部及各项目部的档案管理工作。三、管理原则1.统一领导、分级管理：公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，公司总部设立档案室，负责公司档案的集中管理；各项目部设立档案员，负责本项目部档案的收集、整理和保管工作。2.齐全完整、真实准确：档案管理工作应确保档案的齐全完整、真实准确，做到档案资料与公司的实际工作同步进行，不得遗漏或丢失。3.便于利用、安全保密：档案管理工作应注重档案的便于利用和安全保密，采取有效的措施，确保档案的安全和保密，防止档案的损毁、丢失或泄露。四、管理机构与职责1.公司总部档案室（1）负责公司档案的集中管理，制定公司档案管理的规章制度和工作计划，组织开展档案管理的培训和宣传工作。（2）负责公司各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作，确保档案的安全和完整。（3）负责公司档案信息化建设工作，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和网络化利用。（4）负责公司档案的移交、销毁和归档工作，按照规定的程序和要求，将档案移交至公司档案室或进行销毁处理。2.各项目部档案员（1）负责本项目部档案的收集、整理、保管工作，确保档案的齐全完整和真实准确。（2）按照公司档案管理的规章制度和工作计划，开展本项目部的档案管理工作，及时向公司档案室移交档案资料。（3）负责本项目部档案的利用工作，按照规定的程序和要求，为公司内部各部门和员工提供档案利用服务。（4）负责本项目部档案的安全保密工作，采取有效的措施，防止档案的损毁、丢失或泄露。五、档案的分类与编号1.档案的分类根据建筑公司的业务特点和档案的性质，将档案分为以下几类：（1）行政管理类：包括公司的规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、人事任免、奖惩决定等。（2）工程技术类：包括工程设计图纸、施工方案、技术交底、工程变更、质量检验记录、竣工验收资料等。（3）财务会计类：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。（4）经营管理类：包括合同文本、招投标文件、客户资料、市场调研资料等。（5）声像档案类：包括照片、录像、录音等。（6）其他类：包括上述各类档案以外的其他档案，如印章、证照等。2.档案的编号为了便于档案的管理和利用，对各类档案进行编号。编号采用分类号+案卷号的方式，分类号为档案的类别代码，案卷号为该类档案的顺序号。例如，行政管理类档案的编号为“XG001”，工程技术类档案的编号为“GJ001”等。六、档案的收集与整理1.档案的收集（1）各部门和项目部应按照规定的时间和要求，将本部门和本项目部的档案资料移交至公司档案室。（2）公司档案室应定期对各部门和项目部的档案资料进行收集，确保档案的齐全完整。（3）对于重要的档案资料，应及时进行收集，不得拖延。2.档案的整理（1）档案的整理应按照档案的分类和编号进行，做到分类准确、编号规范、排列有序。（2）档案的整理应采用科学的方法，如装订、立卷、归档等，确保档案的安全和完整。（3）对于破损、褪色或字迹模糊的档案资料，应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。七、档案的鉴定与保管1.档案的鉴定（1）公司档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。（2）档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，永久保管的档案是指具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指具有较高历史价值和较长利用价值的档案；短期保管的档案是指具有一定历史价值和较短利用价值的档案。（3）对于超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行销毁处理。2.档案的保管（1）公司档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设施，如档案柜、档案架、空调、除湿机等，确保档案的安全和完整。（2）档案库房应保持清洁、干燥、通风，严禁存放易燃、易爆、易腐蚀等物品。（3）档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。八、档案的利用与借阅1.档案的利用（1）公司内部各部门和员工可以按照规定的程序和要求，到公司档案室查阅档案资料。（2）档案的利用应遵循保密原则，不得泄露档案的内容和机密信息。（3）对于重要的档案资料，应经公司领导批准后，方可查阅和利用。2.档案的借阅（1）公司内部各部门和员工因工作需要借阅档案资料的，应填写档案借阅登记表，经档案管理人员批准后，方可借阅。（2）借阅档案资料的期限一般为10个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。（3）借阅档案资料的人员应妥善保管档案资料，不得转借、涂改、损坏或丢失。（4）借阅档案资料的人员应在规定的期限内归还档案资料，逾期未还的，应承担相应的责任。九、档案的统计与移交1.档案的统计（1）公司档案室应定期对档案的数量、种类、保管期限等进行统计，编制档案统计报表，向上级主管部门报送。（2）档案统计报表应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报或漏报。2.档案的移交（1）公司档案室应按照规定的程序和要求，将档案移交至公司档案管理部门或上级主管部门。（2）档案的移交应办理交接手续，双方应在交接清单上签字盖章，确保档案的安全和完整。附则一、本制度自发布之日起施行。二、本制度由公司档案室负责解释。三、