打印室设备管理制度

打印室设备管理制度一、总则1.目的为了加强公司打印室设备的管理，确保设备的正常运行，提高设备的使用效率，延长设备的使用寿命，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有打印室设备的管理，包括但不限于打印机、复印机、传真机、扫描仪等。3.管理职责行政部门负责打印室设备的统一采购、调配、维护和报废处理。各部门负责本部门打印室设备的日常使用和保管。打印室设备管理人员负责设备的具体操作、日常维护和故障报修。二、设备采购与配置1.需求申请各部门根据工作需要，填写《打印室设备需求申请表》，详细说明设备的名称、型号、数量、用途等，经部门负责人签字后提交行政部门。2.采购审批行政部门收到《打印室设备需求申请表》后，进行审核。对于符合公司规定和实际工作需要的申请，报公司领导审批。审批通过后，由行政部门负责采购。3.设备配置行政部门根据采购审批结果，选择合适的供应商进行采购。采购过程中，要严格按照公司的采购流程进行，确保采购设备的质量和性能符合要求。设备到货后，行政部门组织相关人员进行验收。验收内容包括设备的数量、型号、外观、配件等是否与采购合同一致，设备的性能是否正常等。验收合格后，办理入库手续，并将设备分配到各部门打印室。三、设备使用与操作1.使用培训新设备安装调试完毕后，行政部门组织设备管理人员和使用人员进行培训。培训内容包括设备的基本原理、操作方法、日常维护知识等。使用人员必须参加培训，并在培训合格后才能使用设备。培训合格后，由行政部门发放《打印室设备使用手册》，使用人员要认真阅读并按照手册要求操作设备。2.操作规范使用人员在操作设备前，应检查设备是否正常，如发现设备有故障或异常情况，应及时报告设备管理人员。严格按照设备的操作规程进行操作，不得擅自更改设备的设置和参数。在使用打印机时，要注意纸张的规格和质量，避免卡纸等故障。同时，要定期清理打印机的硒鼓和墨盒，以保证打印质量。使用复印机时，要注意原稿的放置方式和清晰度，避免出现复印模糊等问题。同时，要定期清理复印机的硒鼓、刮板和定影器等部件，以保证复印效果。使用传真机时，要注意传真号码的准确性，避免发错传真。同时，要定期清理传真机的热敏头和进纸通道，以保证传真质量。使用扫描仪时，要注意扫描文件的清晰度和分辨率，避免出现扫描模糊等问题。同时，要定期清理扫描仪的玻璃和灯管，以保证扫描效果。3.使用记录使用人员要认真填写《打印室设备使用记录》，记录设备的使用时间、使用内容、使用数量等信息。《打印室设备使用记录》要妥善保管，以备查阅。四、设备维护与保养1.日常维护设备管理人员每天对打印室设备进行日常检查，包括设备的外观、运行状态、清洁情况等。如发现问题，及时进行处理。使用人员在使用设备过程中，要注意设备的清洁和保养。如发现设备有灰尘或污渍，应及时清理。同时，要定期对设备进行保养，如给打印机的齿轮加油、给复印机的硒鼓充电等。2.定期维护行政部门根据设备的使用情况和厂家的建议，制定设备的定期维护计划。定期维护计划包括维护时间、维护内容、维护人员等。设备管理人员按照定期维护计划，对设备进行定期维护。定期维护内容包括设备的内部清洁、部件更换、性能检测等。定期维护后，要填写《打印室设备维护记录》，记录维护时间、维护内容、维护人员等信息。3.故障维修设备出现故障时，使用人员应及时报告设备管理人员。设备管理人员接到报告后，要对故障进行初步判断，并采取相应的措施进行处理。对于简单的故障，设备管理人员可以自行维修。对于复杂的故障，设备管理人员应及时联系厂家或专业维修人员进行维修。设备维修后，要填写《打印室设备维修记录》，记录故障现象、维修时间、维修内容、维修人员等信息。五、设备安全与保密1.安全管理打印室设备要放置在安全、通风、干燥的地方，避免设备受到阳光直射、潮湿、灰尘等影响。设备管理人员要定期检查设备的电源线、信号线等是否完好，避免出现漏电、短路等安全事故。使用人员在使用设备过程中，要注意安全。如发现设备有异常情况，应立即停止使用，并报告设备管理人员。2.保密管理打印室设备涉及公司的机密文件和信息，使用人员要严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司的机密信息。对于机密文件的打印、复印、扫描等操作，要严格按照公司的审批流程进行，未经批准不得擅自操作。设备管理人员要定期清理设备的存储介质，如硬盘、U盘等，避免机密信息泄露。六、设备报废与处理1.报废鉴定设备出现下列情况之一的，可以申请报废：已超过规定使用年限，且设备性能严重下降，无法正常使用的。因技术进步或其他原因，设备已被淘汰，无法继续使用的。设备因损坏严重，无法修复或修复成本过高的。设备报废由使用部门填写《打印室设备报废申请表》，详细说明设备的名称、型号、购置时间、报废原因等，经部门负责人签字后提交行政部门。行政部门收到《打印室设备报废申请表》后，组织相关人员进行鉴定。鉴定内容包括设备的实际状况、使用年限、维修记录等。鉴定合格后，报公司领导审批。2.报废处理经公司领导审批同意报废的设备，由行政部门负责处理。处理方式包括出售、捐赠、报废拆解等。对于出售或捐赠的设备，要按照公司的相关规定进行评估和处理。处理过程中，要