部门章用印管理制度

部门章用印管理制度一、总则（一）目的为加强公司部门章的使用管理，规范用印行为，维护公司印章的权威性和严肃性，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中使用部门章的行为。（三）基本原则1.严格审批原则：使用部门章必须经过严格的审批流程，确保用印事项合法、合规、合理。2.登记备案原则：对每次用印情况进行详细登记备案，以便追溯和查询。3.专人保管原则：部门章应由专人负责保管，确保印章安全。二、部门章的刻制、启用与废止（一）刻制1.因工作需要刻制部门章的，由相关部门填写《部门章刻制申请表》，详细说明刻制原因、用途、样式等内容，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.行政管理部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后，由行政管理部门统一安排刻制。3.新刻制的部门章必须符合国家法律法规和公司规定的样式要求，确保印章清晰、规范。（二）启用1.部门章刻制完成后，由行政管理部门通知申请部门领取。2.申请部门领取印章后，应填写《部门章启用申请表》，注明启用日期、使用范围等信息，并经部门负责人签字确认后，报行政管理部门备案。3.行政管理部门在收到《部门章启用申请表》后，应及时在公司印章管理系统中进行登记，并更新印章状态为“启用”。（三）废止1.部门章因机构调整、业务变更、印章损坏等原因需要废止的，由相关部门填写《部门章废止申请表》，详细说明废止原因，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.行政管理部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后，行政管理部门负责收回废止的印章，并进行妥善保管或销毁。3.行政管理部门在收回废止印章后，应及时在公司印章管理系统中进行登记，并更新印章状态为“废止”。三、部门章的保管（一）保管人员1.部门章应由专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉公司印章管理规定。2.部门负责人应指定一名正式员工作为部门章保管人员，并报公司行政管理部门备案。（二）保管要求1.保管人员应将部门章存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并确保印章存放环境干燥、通风、防潮。2.部门章必须由保管人员本人亲自保管，不得委托他人代为保管。如因特殊情况需要委托他人代管的，必须经过部门负责人批准，并办理书面委托手续。3.保管人员应妥善保管印章使用记录，包括用印申请表、用印登记簿等，以备查阅。（三）印章交接1.保管人员因工作调动、离职等原因需要交接部门章的，应填写《部门章交接清单》，详细列出交接的印章名称、数量、启用时间、废止时间等信息，并经交接双方签字确认后，报公司行政管理部门备案。2.行政管理部门在收到《部门章交接清单》后，应安排专人进行监交，确保印章交接过程规范、准确。四、部门章的使用（一）使用范围1.部门章主要用于公司内部各部门之间的文件往来、业务联系、证明材料等，不得用于对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。2.具体使用范围由各部门根据工作实际情况确定，并报公司行政管理部门备案。（二）使用流程1.用印申请人填写《部门章用印申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.用印申请表经部门负责人审批通过后，提交给部门章保管人员。3.保管人员对用印申请表进行审核，确认用印事项合法、合规、合理，用印文件内容与申请表一致后，在用印申请表上加盖部门章，并在《部门章用印登记簿》上进行登记。4.用印完成后，保管人员应将用印申请表和用印文件原件归档保存，以备查阅。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要立即用印，但无法按照正常流程办理审批手续的，用印申请人应电话请示部门负责人同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及公司重大利益、重要事项的用印，除按照正常流程审批外，还需报公司分管领导或总经理审批。五、用印审批（一）审批权限1.部门内部一般性文件的用印，由部门负责人审批。2.涉及部门间重要业务往来、对外提供证明材料等文件的用印，需经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.涉及公司重大决策、重要合同协议等文件的用印，必须经公司总经理审批。（二）审批内容1.审批人应认真审核用印事项的合法性、合规性、合理性，确保用印文件内容真实、准确、完整。2.审批人应检查用印申请表填写是否规范、齐全，用印文件格式是否符合公司要求。六、用印登记与档案管理（一）用印登记1.部门章保管人员应建立《部门章用印登记簿》，对每次用印情况进行详细登记，包括用印日期、用印部门、用印申请人、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息。2.用印登记簿应妥善保管，保存期限为[X]年。（二）档案管理1.用印申请人应将用印申请表和用印文件原件按照公司档案管理规定进行归档保存，确保档案资料完整、有序。2.档案管理人员应定期对用印档案进行整理、归档，便于查阅和追溯。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司行政管理部门负责对各部门部门章的使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保用印行为规范、合法。2.检查内容包括用印审批流程是否执行到位、用印登记是否完整准确、印章保管是否安全等。（二）责任追究1.对于违反本制度规定使用部门章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因用印不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、附则