房屋合同制度管理制度

房屋合同制度管理制度一、总则（一）目的为规范公司房屋合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，提高房屋使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及房屋租赁、购买、使用等相关合同的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：房屋合同的签订、履行、变更、终止等应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，维护公司与合同相对方的合法权益。3.风险防控原则：加强合同风险识别、评估与防控，确保公司利益不受损失。4.全程管理原则：对房屋合同的全过程进行有效管理，包括合同签订前的调查、谈判，签订过程中的审核、签署，履行过程中的跟踪、监督，以及终止后的清理、归档等。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.对于房屋出租方，应审查其是否具有房屋所有权或合法出租权，核实其身份证明、产权证书等相关文件。2.对于房屋承租方，应审查其营业执照、法定代表人身份证明、经营范围等，了解其经营状况和信用情况。3.对于房屋购买方，应审查其购买资格、资金状况等，确保其具备履行合同的能力。（二）合同条款拟定与审核1.合同条款应包括但不限于房屋基本信息、租赁或购买价格、付款方式、租赁期限或交付时间、房屋用途、维修责任、违约责任等。2.合同承办部门负责拟定合同初稿，提交法务部门和相关职能部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、严密性等。3.法务部门重点审查合同是否符合法律法规要求，是否存在法律风险；相关职能部门根据其职责对合同涉及的专业条款进行审核，如财务部门审核付款方式、期限等，行政部门审核房屋使用规定等。（三）合同审批1.合同承办部门将审核修改后的合同提交公司领导审批。审批流程根据合同金额大小、重要程度等确定。2.一般合同由部门负责人审核后报分管领导审批；重大合同或涉及金额较大的合同，需经总经理办公会或董事会审议通过。3.审批通过后的合同方可加盖公司公章或合同专用章。（四）合同签署1.合同签署应确保双方当事人在合同上签字或盖章，并注明签字日期。2.合同一式多份，分别由公司相关部门、合同相对方等留存。合同承办部门应负责合同的分发与保管，确保各部门持有完整有效的合同文本。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，合同承办部门应组织相关人员进行合同交底，明确合同双方的权利义务、履行要求、注意事项等。2.参与合同履行的部门和人员应熟悉合同条款，严格按照合同约定履行各自职责。（二）房屋交付与接收1.对于房屋租赁合同，出租方应按照合同约定的时间和标准将房屋交付给承租方；承租方应在接收房屋时进行验收，如发现问题应及时书面通知出租方。2.对于房屋购买合同，出卖人应按照合同约定的时间和方式交付房屋，买受人应按照约定进行验收和接收。（三）租金或房款支付与收取1.承租方应按照合同约定的时间和方式支付租金；购买方应按照合同约定的时间和金额支付房款。2.财务部门负责租金或房款的收取与核算，定期与合同承办部门核对收款情况，确保款项及时足额到账。3.对于逾期支付租金或房款的情况，合同承办部门应及时催款，并按照合同约定追究对方的违约责任。（四）房屋使用与维护1.承租方应按照合同约定的用途使用房屋，不得擅自改变房屋结构或用途。2.出租方和承租方应按照合同约定履行房屋维修责任，确保房屋安全和正常使用。3.公司行政部门负责对房屋使用情况进行监督检查，发现问题及时通知相关部门处理。（五）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同承办部门应及时与合同相对方协商，并按照合同签订流程进行审批和签署变更协议。2.如因一方违约或其他原因需要解除合同的，合同承办部门应按照合同约定和法律法规规定，及时通知对方，并办理相关手续。解除合同应签订解除协议，明确双方的权利义务和责任承担。四、合同档案管理（一）档案收集1.合同承办部门负责收集合同签订、履行过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、审批文件、往来信函、补充协议、交付凭证、付款记录等。2.档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和有效性。（二）档案整理1.合同承办部门应按照档案管理要求，对收集到的合同资料进行分类整理、编号装订。2.整理后的合同档案应包括合同正本、副本及相关附件，按照合同类别、签订时间等顺序排列，便于查阅和管理。（三）档案保管1.合同档案应指定专人负责保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案安全。2.档案保管期限根据国家法律法规和公司规定执行，一般合同档案保管期限为[X]年，重要合同档案应长期保管。3.档案管理人员应定期对合同档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。（四）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人和分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，按时归还。五、合同监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门定期对房屋合同的签订、履行、档案管理等情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.合同承办部门应定期向公司领导汇报合同履行情况，及时反馈合同履行过程中出现的问题和风险。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对合同承办部门和相关人员的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订的规范性、履行的及时性和准确性、风险防控情况、档案管理水平等。3.考核评价结果与部门和个