打印机设备管理制度

打印机设备管理制度一、总则1.目的为了加强公司打印机设备的管理，规范打印机设备的使用流程，提高设备的使用效率，延长设备使用寿命，确保公司各项工作的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有打印机设备，包括但不限于激光打印机、喷墨打印机、针式打印机等。3.管理原则打印机设备管理遵循“统一管理、合理调配、高效使用、定期维护”的原则，确保设备的正常运行，满足公司各部门的工作需求。二、职责分工1.行政部门负责公司打印机设备的统一采购、选型、配置及报废处理。建立打印机设备台账，记录设备的型号、规格、购置时间、使用部门、维护保养情况等信息。定期组织对打印机设备进行巡检，及时发现并解决设备故障和问题。负责联系打印机设备的维修、保养服务提供商，签订维修保养合同，确保设备得到及时有效的维护。2.使用部门负责本部门打印机设备的日常使用和管理，指定专人负责设备的操作和维护。按照操作规程正确使用打印机设备，不得擅自更改设备设置或拆卸设备部件。发现设备故障或异常情况时，及时通知行政部门，并配合维修人员进行维修。负责保持打印机设备及周边环境的清洁卫生，定期清理打印机内部灰尘和纸屑。3.信息部门负责为打印机设备提供技术支持，协助行政部门解决设备使用过程中的技术问题。对打印机设备的软件系统进行定期更新和维护，确保设备的正常运行和信息安全。指导使用部门正确使用打印机设备，提高设备的使用效率和质量。三、设备采购与配置1.采购需求各部门根据工作需要，提前向行政部门提交打印机设备采购申请，详细说明采购设备的型号、规格、数量、用途等信息。行政部门对采购申请进行审核，结合公司实际情况和预算安排，确定采购计划。2.选型与采购行政部门负责打印机设备的选型和采购工作。在选型过程中，应充分考虑设备的性能、质量、价格、售后服务等因素，选择符合公司需求的优质产品。采购时，应严格按照公司采购流程进行，签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.设备配置行政部门根据各部门的工作需求和打印机设备的性能特点，合理配置打印机设备。配置原则如下：根据打印量和打印需求，选择合适型号和规格的打印机设备。优先考虑共享使用打印机设备，提高设备的使用效率，减少设备购置数量。对于打印量较大或有特殊打印需求的部门，可配置专用打印机设备。四、设备使用与操作1.使用人员培训新购置的打印机设备到货后，行政部门应及时组织使用人员进行培训。培训内容包括设备的基本原理、操作方法、日常维护保养知识、安全注意事项等。使用人员经培训合格后方可上岗操作。2.操作规程开机前检查打印机设备的电源线、数据线是否连接正常，设备外观是否有损坏。打开打印机设备电源开关，等待设备自检完成。根据需要安装打印机驱动程序，并进行相应的设置。在电脑上选择要打印的文件，点击“打印”按钮，选择对应的打印机设备。设置打印参数，如打印份数、打印范围、打印质量等，然后点击“确定”按钮开始打印。打印完成后，及时取出打印文件，关闭打印机设备电源开关。3.使用规范使用人员应严格按照操作规程使用打印机设备，不得擅自更改设备设置或拆卸设备部件。禁止使用打印机设备打印与工作无关的文件和资料。对于机密文件和资料，应严格按照公司保密制度进行打印和管理，确保信息安全。打印文件时应合理排版，避免浪费纸张。如遇打印机设备故障或异常情况，应及时通知行政部门，不得自行处理。五、设备维护与保养1.日常维护使用人员每天应对打印机设备进行清洁，清除设备表面的灰尘和污渍，保持设备外观整洁。定期清理打印机内部的纸屑和灰尘，防止堵塞打印机喷头或加热组件。检查打印机设备的耗材使用情况，如碳粉、墨盒、纸张等，及时更换耗材，确保设备正常运行。2.定期保养行政部门应定期组织对打印机设备进行全面保养，保养周期根据设备使用情况和厂家建议确定，一般为每季度或每半年进行一次。保养内容包括：检查打印机设备的机械部件，如传动齿轮、皮带等，如有磨损或松动应及时更换或调整。清洁打印机设备的光学部件，如扫描头、激光器等，确保其工作正常。对打印机设备的电气部件进行检查，如电路板、电源供应器等，如有故障应及时维修或更换。对打印机设备的软件系统进行升级和优化，确保设备的性能和稳定性。3.故障维修当打印机设备出现故障时，使用人员应及时通知行政部门。行政部门接到通知后，应记录故障现象和发生时间，并安排维修人员进行维修。维修人员在维修打印机设备时，应严格按照维修操作规程进行操作，确保维修质量和安全。维修完成后，应填写维修记录，详细记录故障原因、维修方法、更换部件等信息。对于维修难度较大或需要更换重要部件的打印机设备，行政部门应及时与设备供应商或专业维修机构联系，确保设备得到及时有效的维修。4.设备报废打印机设备因使用年限过长、损坏严重、技术落后等原因无法继续使用时，由使用部门提出报废申请，填写《打印机设备报废申请表》，详细说明设备报废原因、购置时间、使用情况等信息。行政部门组织相关人员对报废申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。经批准报废的打印机设备，由行政部门统一处理，处理方式包括变卖、捐赠、拆解等。六、耗材管理1.耗材采购行政部门负责打印机设备耗材的统一采购工作。在采购过程中，应选择质量可靠、价格合理的耗材产品，与供应商签订采购合同，确保耗材的供应质量和及时性。2.耗材库存管理行政部门应建立打印机设备耗材库存管理制度，对耗材的采购、入库、发放、库存盘点等环节进行严格管理。设置专门的耗材仓库，分类存放不同型号和规格的耗材，确保耗材存放安全、整齐、有序。定期对耗材库存进行盘点，做到账实相符，及时补充库存不足的耗材。3.耗材发放使用部门根据工作需要，填写《打印机设备耗材领用申请表》，经部门负责人审批后到行政部门领取耗材。行政部门按照审批后的申请表发放耗材，并做好发放记录，记录内容包括领用部门、领用时间、耗材名称、规格、数量等信息。七、安全管理1.电气安全打印机设备应使用符合国家标准的电源插座，确保接地良好。禁止在打印机设备上连接过多的电器设备，以免造成过载引发火灾。在插拔打印机设备的电源线和数据线时，应先关闭设备电源开关，避免触电事故发生。2.信息安全对于涉及公司机密信息的打印机设备，应采取必要的安全措施，如设置密码保护、加密存储等，防止信息泄露。禁止在连接互联网的打印机设备上打印或存储机密文件和资料。定期对打印机设备的软件系统进行安全检查和更新，及时发现并修复安全漏洞。3.环保要求打印机设备应选用环保型产品，减少对环境的污染。在使用过程中，应合理使用耗材，避免浪费。对于废弃的打印机设备和耗材，应按照国家相关环保规定进行妥善处理，不得随意丢弃。八、监督与考核1.监督检查行政部门定期对公司打印机设备的使用、维护、保养等情况进行监督检查，检查内容包括设备使用情况、操作规程执行情况、维护保养记录、耗材管理等方面。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核评价将打印机设备管理工作纳入部门和个人绩效考核体系