海尔集团合同管理制度

海尔集团合同管理制度一、总则（一）目的为加强海尔集团合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护集团合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于海尔集团及所属各子公司、分公司（以下统称“集团”）在生产经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规及相关政策的规定。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会集团设立合同管理委员会，由集团总裁担任主任，分管法务、财务、业务等相关工作的副总裁担任副主任，各相关部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同，协调解决合同管理中的重大问题。（二）法务部门法务部门是集团合同管理的牵头部门，负责合同的法律审查、风险防控、纠纷处理等工作。具体职责包括：1.制定和完善合同管理制度及流程；2.参与重大合同的谈判、起草、审查等工作；3.对合同的合法性、合规性进行审查，提出法律意见和建议；4.监督合同的履行情况，及时发现和处理合同履行中的法律风险；5.负责合同纠纷的处理，参与诉讼、仲裁等法律事务。（三）业务部门业务部门是合同的承办部门，负责合同的发起、谈判、起草、履行等工作。具体职责包括：1.根据业务需要发起合同申请，提供合同相关资料；2.负责合同的谈判工作，与对方协商合同条款；3.起草合同文本，确保合同条款符合业务要求和法律法规规定；4.组织合同的签订工作，确保合同签订程序合规；5.负责合同的履行，及时处理合同履行中的问题；6.定期向法务部门汇报合同履行情况。（四）财务部门财务部门负责合同的财务审核，对合同的付款方式、付款期限、财务风险等进行审查。具体职责包括：1.参与重大合同的财务条款审查，提出财务意见和建议；2.对合同的付款方式、付款期限等进行审核，确保符合集团财务管理制度；3.监督合同款项的收付情况，及时发现和处理财务风险；4.协助法务部门处理合同纠纷中的财务问题。三、合同签订管理（一）合同申请业务部门根据业务需要发起合同申请，填写《合同申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人信息、合同主要条款等内容，并提供相关资料。（二）合同审批1.合同申请表提交后，按照集团内部审批流程进行审批。审批流程一般包括业务部门负责人审核、法务部门审查、财务部门审核、分管领导审批、总裁审批等环节。2.法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险等，并出具法律审查意见。3.财务部门对合同的付款方式、付款期限、财务风险等进行审核，提出财务审核意见。4.分管领导根据业务情况和法务、财务部门的意见进行审批，总裁对重大合同进行最终审批。（三）合同签订1.经审批通过的合同，由业务部门负责与对方当事人签订。签订合同前，应确保合同文本与审批通过的内容一致。2.合同签订应使用集团统一制定的合同文本，如无统一文本，可由业务部门起草，但必须经法务部门审查通过。3.合同签订时，应确保合同双方当事人签字（盖章）齐全，签字（盖章）应符合法律法规规定和合同约定。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送法务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）履行计划业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等内容，并将履行计划送法务部门、财务部门等相关部门备案。（二）履行跟踪1.业务部门应按照履行计划组织合同的履行，及时处理合同履行中的问题。在履行过程中，如发现对方当事人存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向法务部门报告。2.法务部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和处理合同履行中的法律风险。3.财务部门应根据合同约定和业务部门的付款申请，及时办理款项收付手续，确保合同款项的安全。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订的审批流程进行审批。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方当事人，并按照法律法规规定和合同约定办理解除手续。解除合同的通知应采用书面形式，并留存相关证据。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知法务部门、财务部门等相关部门，并办理备案手续。五、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本、审批文件、补充协议、变更协议、解除协议等相关资料收集整理，并移交法务部门。（二）档案整理法务部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号，建立合同档案目录。（三）档案保管合同档案应妥善保管，确保档案的安全、完整。档案保管期限按照国家法律法规和集团相关规定执行。（四）档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到法务部门查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。六、合同风险管理（一）风险识别法务部门应定期对集团合同进行风险排查，识别合同签订、履行、变更、解除等环节存在的风险点，并进行分类整理。（二）风险评估对识别出的合同风险点，法务部门应会同业务部门、财务部门等相关部门进行风险评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（三）风险应对针对不同等级的合同风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险合同，应采取重点监控、加强审查等措施；对于中风险合同，应采取定期跟踪、及时处理等措施；对于低风险合同，应采取一般管理、适当关注等措施。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防业务部门在合同履行过程中应加强与对方当事人的沟通协调，及时解决合同履行中的问题，预防合同纠纷的发生。法务部门应定期对合同履行情况进行检查，提出风险防范建议，协助业务部门做好纠纷预防工作。（二）纠纷处理1.合同纠纷发生后，业务部门应及时向法务部门报告，并提供相关资料。法务部门应会同业务部门等相关部门对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案经批准后，由法务部门负责组织实施。纠纷处理方式一般包括协商、调解、仲裁、诉讼等，应根据纠纷的具体情况选择合适的处理方式。3.在纠纷处理过程中，业务部门、法务部门等相关部门应密切配合，及时提供证据资料，维护集团合法权益。八、监督与考核（一）监督检查集团定期对各部门合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同风险防控情况、合同纠纷处理情况等。（二）考核评价建立合同