煤矿销售合同管理制度

煤矿销售合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司煤矿销售合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司煤矿产品销售合同的管理，包括合同的起草、审核、签订、执行、监督、结算、归档等全过程。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致签订合同。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.风险防范原则：加强合同风险评估与防范，确保公司利益不受损失。二、合同管理职责分工（一）销售部门1.负责煤矿销售合同的洽谈、起草、初步审核等工作。2.跟踪合同执行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。3.负责与客户沟通协调，办理合同变更、解除等手续。4.定期统计合同执行情况，向公司相关部门汇报。（二）法务部门1.负责对销售合同进行法律审核，提出法律意见和风险防范建议。2.参与合同纠纷的处理，提供法律支持。3.对合同管理人员进行法律培训，提高合同管理的法律意识。（三）财务部门1.负责审核合同中的价格、结算方式、付款条款等财务内容。2.监督合同款项的收付，确保资金安全。3.协助销售部门进行应收账款的管理，定期核对账目。（四）其他部门其他相关部门按照各自职责，配合做好合同管理的相关工作。三、合同签订管理（一）合同洽谈1.销售部门在与客户洽谈煤矿销售业务时，应详细了解客户需求、信用状况、支付能力等信息。2.对客户提出的合同条款进行认真研究和分析，提出合理的修改意见和建议。（二）合同起草1.销售部门根据洽谈结果起草合同文本，合同内容应包括但不限于：双方当事人的名称、地址、联系方式；煤矿产品的名称、规格、数量、质量标准；价格及付款方式；交货时间、地点、方式；运输方式及费用承担；验收标准及方法；违约责任；争议解决方式等。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。（三）合同审核1.销售部门将起草好的合同文本提交法务部门进行法律审核。法务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具法律意见书。2.销售部门根据法务部门的法律意见对合同文本进行修改完善后，提交财务部门审核价格、结算方式、付款条款等财务内容。财务部门应在[X]个工作日内完成审核，并提出审核意见。3.销售部门根据法务部门和财务部门的审核意见，对合同文本进行进一步修改完善，确保合同内容合法合规、公平合理、风险可控。（四）合同签订1.经审核通过的合同文本，由销售部门负责人签字后，报公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司合同专用章。2.合同签订后，销售部门应及时将合同副本分送法务部门、财务部门及其他相关部门存档。四、合同履行管理（一）发货管理1.销售部门根据合同约定的交货时间、数量、质量标准等要求，及时组织发货。2.发货前，应通知客户准备接货，并提供发货清单、运输单据等相关资料。3.发货过程中，应确保货物安全运输，避免货物损坏、丢失等情况发生。（二）运输管理1.公司应选择具有良好信誉和资质的运输单位进行货物运输，并签订运输合同。2.运输单位应按照合同约定的运输方式、运输路线、运输时间等要求，安全、及时地将货物运输至指定地点。3.销售部门应跟踪货物运输情况，及时掌握货物运输进度，确保货物按时到达目的地。（三）验收管理1.货物到达目的地后，客户应按照合同约定的验收标准和方法进行验收。2.销售部门应协助客户进行验收工作，及时解决验收过程中出现的问题。3.如客户对货物质量提出异议，销售部门应及时通知公司相关部门进行调查处理。经调查确属公司责任的，应按照合同约定承担相应的违约责任。（四）付款管理1.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时催收货款。2.销售部门应协助财务部门做好应收账款的管理工作，定期与客户核对账目，及时发现和解决账款回收过程中出现的问题。3.如客户逾期付款，销售部门应及时向客户发出催款通知，并按照合同约定追究客户的违约责任。五、合同变更与解除管理（一）合同变更1.在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、客户需求调整等原因需要变更合同内容的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.销售部门应及时将合同变更情况通知法务部门、财务部门及其他相关部门，并按照变更后的合同内容履行义务。（二）合同解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、一方严重违约等原因需要解除合同的，合同双方应协商一致，并签订书面解除协议。2.解除协议应明确解除合同的原因、时间、双方的权利义务等内容。3.销售部门应及时将合同解除情况通知法务部门、财务部门及其他相关部门，并按照解除协议的约定处理善后事宜。六、合同纠纷管理（一）纠纷处理原则1.合同纠纷发生后，公司应积极采取措施进行处理，维护公司合法权益。2.处理合同纠纷应遵循合法、公正、公平的原则，尽量通过协商、调解等方式解决纠纷。3.如协商、调解不成，应及时通过仲裁或诉讼等法律途径解决纠纷。（二）纠纷处理程序1.销售部门在发现合同纠纷后，应及时向公司领导汇报，并会同法务部门对纠纷情况进行调查分析，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案经公司领导批准后，销售部门应按照方案要求与客户进行沟通协商，争取达成和解协议。3.如协商不成，销售部门应及时收集相关证据材料，委托法务部门代理公司参与仲裁或诉讼活动。4.在纠纷处理过程中，销售部门应及时向公司领导汇报纠纷处理进展情况，根据公司领导的指示调整纠纷处理策略。七、合同档案管理（一）档案收集1.销售部门负责收集合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、洽谈记录、审核意见、发货清单、运输单据、验收报告、付款凭证、变更协议、解除协议、纠纷处理文件等。2.合同档案应在合同履行完毕或纠纷处理终结后[X]个工作日内收集整理完毕，并移交公司档案管理部门存档。（二）档案整理1.公司档案管理部门应对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、签订时间、保管期限等进行编号、装订。2.合同档案应编制目录，注明每份合同档案的名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查阅和管理。（三）档案保管1.合同档案应按照国家有关档案管理的规定进行保管，确保档案的安全、完整。2.合同档案的保管期限应根据合同的重要程度、性质等因素确定，一般分为短期、中期、长期和永久保管。3.公司档案管理部门应定期对合同档案进行检查、清点，发现问题及时处理。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报公司档案管理部门审批。2.公司档案管理部门应按照审批意见提供合同档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅合同档案时，查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。如需复印或摘录档案内容的，应经公司档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、解除等环节的合规性、风险防范情况以及合同档案管理情况。2.监督检查可采取自查、抽查、专项检查等方式进行。对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价制度，对合同管理部门及相关人员的工作进