学校合同控制管理制度

学校合同控制管理制度一、总则1.目的为加强学校合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于采购合同、租赁合同、服务合同、合作协议等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规和学校的各项规章制度。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，签订合同。公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同义务。二、合同管理职责分工1.合同管理部门学校设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：制定和完善合同管理制度。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档。定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行中存在的问题。协调处理合同纠纷。2.业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理相关工作。其主要职责包括：根据业务需要，起草合同文本。组织合同谈判，与合同对方就合同条款进行协商。负责合同的签订、履行，及时向合同管理部门报告合同履行情况。配合合同管理部门处理合同纠纷。3.法务部门法务部门负责对合同进行法律审核，提供法律意见和建议，防范法律风险。其主要职责包括：对合同文本进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。参与重大合同的谈判，从法律角度提出意见和建议。协助处理合同纠纷，提供法律支持。4.财务部门财务部门负责对合同的资金收付进行审核和监督，确保资金安全。其主要职责包括：审核合同中的资金条款，确保资金收付符合财务规定。负责合同款项的收付，及时记录合同资金往来情况。对合同执行情况进行财务分析，为合同管理提供财务数据支持。三、合同签订管理1.合同起草业务部门根据业务需要起草合同文本，合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。2.合同审核业务部门起草的合同文本应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、合规性、完整性、可行性等方面进行审核，并提出审核意见。合同管理部门审核通过后，将合同文本提交法务部门进行法律审核。法务部门应从法律角度对合同文本进行审查，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。业务部门应根据合同管理部门和法务部门的审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同文本符合要求。3.合同审批合同文本修改完善后，业务部门应将合同审批表及合同文本一并提交学校领导进行审批。合同审批表应包括合同名称、合同对方、合同标的、合同金额、合同履行期限、合同签订方式等基本信息，并由业务部门负责人、合同管理部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人、学校领导等签署审批意见。学校领导应根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批，对于重大合同或涉及学校重大利益的合同，应提交学校党委会或校长办公会审议决定。4.合同签订经学校领导审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方签订。签订合同时，应确保合同双方的签字（盖章）齐全、有效，合同文本一式多份，分别由合同双方及相关部门留存。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行备案，合同管理部门应建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档。四、合同履行管理1.履行计划业务部门应根据合同约定制定合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等，并将合同履行计划提交合同管理部门备案。合同履行计划应具有可操作性，确保合同能够按时、按质、按量履行。2.履行跟踪业务部门应按照合同履行计划组织实施合同履行工作，并定期向合同管理部门报告合同履行情况。合同管理部门应建立合同履行跟踪机制，对合同履行情况进行实时跟踪，及时发现和解决合同履行中存在的问题。在合同履行过程中，如发现合同对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，要求合同对方限期整改或承担违约责任，并向合同管理部门报告。3.变更管理合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。业务部门应将合同变更协议提交合同管理部门进行备案，合同管理部门应及时更新合同台账和合同档案。4.终止管理合同履行完毕或提前终止的，业务部门应及时与合同对方办理结算、验收等手续，并签订书面终止协议。终止协议应明确合同终止的原因、时间、双方的权利义务等内容。业务部门应将合同终止协议提交合同管理部门进行备案，合同管理部门应及时对合同进行归档，并在合同台账中注明合同终止情况。五、合同风险防控1.风险识别合同管理部门应定期组织开展合同风险识别工作，对合同签订、履行过程中可能存在的风险进行全面梳理和分析，确定风险点和风险等级。风险识别应包括但不限于法律风险、财务风险、市场风险、信用风险等方面。2.风险评估合同管理部门应根据风险识别结果，对合同风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，根据风险评估结果，将合同风险分为高、中、低三个等级。3.风险应对针对不同等级的合同风险，合同管理部门应制定相应的风险应对措施。对于高风险合同，应采取重点监控、加强审核、增加担保等措施；对于中风险合同，应采取定期跟踪、适时调整等措施；对于低风险合同，可采取一般管理措施。在合同签订前，业务部门应充分了解合同对方的主体资格、信用状况、经营能力等情况，防范信用风险。对于重大合同或风险较高的合同，可要求合同对方提供担保或采取其他风险防范措施。在合同履行过程中，业务部门应加强对合同履行情况的跟踪和监控，及时发现和解决合同履行中存在的问题，防范合同违约风险。如发现合同对方存在违约行为，应及时采取措施追究其违约责任，维护学校合法权益。六、合同纠纷处理1.纠纷协商合同履行过程中发生纠纷的，业务部门应及时与合同对方进行协商，争取通过友好协商解决纠纷。协商过程中，应注意收集相关证据，为后续处理纠纷做好准备。业务部门应将纠纷协商情况及时报告合同管理部门，合同管理部门应根据情况提供必要的支持和协助。2.纠纷调解如协商不成，业务部门可根据合同约定或相关法律法规的规定，申请第三方调解机构进行调解。调解过程中，应遵守调解机构的调解程序和要求，积极配合调解工作。业务部门应将纠纷调解情况及时报告合同管理部门，合同管理部门应跟踪调解进展情况，及时协调解决调解过程中出现的问题。3.纠纷仲裁或诉讼如调解不成，业务部门可根据合同约定或相关法律法规的规定，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，应委托专业的律师或法律机构进行代理，积极维护学校合法权益。业务部门应将纠纷仲裁或诉讼情况及时报告合同管理部门，合同管理部门应配合做好相关工作，提供必要的证据和资料支持。七、合同档案管理1.档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同文本、合同审批表、合同变更协议、合同终止协议、往来函件、纠纷处理文件等相关资料收集整理，并移交合同管理部门进行归档。合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案整理合同管理部门应按照合同类别、签订时间、保管期限等因素对合同档案进行分类整理，建立合同档案目录，便于查询和管理。合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行定期备份，确保档案安全。3.档案保管合同管理部门应根据合同的重要程度和保管期限，确定合同档案的保管地点和保管方式。对于重要合同档案，应采取专门的保管措施，确保档案安全。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和学校的相关规定执行，一般分为短期、中期和长期。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的合同档案，可按照规定进行销毁。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等，并经合同管理部门负责人批准。查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、损毁合同档案。查阅完毕后，应及时将合同档案归还合同管理部门。八、监督检查与考核1.监督检查学校定期对合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同风险防控情况、合同纠纷处理情况、合同档案管理情况等。监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行，检查结果应形成书面报告，并及时反馈给相关部门和人员。2.考核评价学校建立合同管理工作考核评价机制，对各业务部门的合同管理工作进行考核评价。