学校食品退货管理制度

学校食品退货管理制度一、总则（一）目的为加强学校食品采购管理，规范食品退货行为，保障师生饮食安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校食堂、超市及其他涉及食品供应的场所所采购食品的退货管理。（三）基本原则1.依法依规原则。严格遵守国家相关法律法规及食品安全标准，确保退货行为合法合规。2.保障安全原则。以保障师生身体健康为首要目标，杜绝不安全食品流入学校。3.及时高效原则。对不符合要求的食品及时进行退货处理，提高工作效率，减少损失。4.责任明确原则。明确各环节责任，确保退货工作有序进行。二、食品退货的情形（一）质量问题1.食品存在变质、霉变、异味、过期等不符合食品安全标准的情况。2.食品包装破损、污染，影响食品质量和安全。（二）规格不符1.所采购食品的品种、型号、数量等与采购合同或订单约定不一致。2.食品的规格、等级不符合学校实际需求。（三）其他问题1.供应商提供的食品存在虚假标识、虚假宣传等欺诈行为。2.因不可抗力等特殊原因导致食品无法正常使用或销售。三、退货流程（一）发现问题1.学校食品采购人员、验收人员、食堂工作人员等在食品采购、验收、使用过程中发现食品存在上述退货情形的，应立即停止使用，并及时报告学校食品安全管理部门。2.食品安全管理部门接到报告后，应安排专人对问题食品进行核实，确认是否符合退货条件。（二）通知供应商1.经核实符合退货条件的，学校应及时通知供应商前来处理退货事宜。通知方式可采用电话、邮件、书面函件等，明确告知供应商退货的原因、食品的名称、规格、数量等信息。2.供应商应在接到通知后的[X]个工作日内回复学校，确认是否同意退货，并安排退货时间和方式。（三）准备退货食品1.学校应安排专人负责对退货食品进行整理、清点，确保退货食品的数量、规格等与通知供应商的信息一致。2.对退货食品进行妥善包装，防止在运输过程中造成二次污染。（四）退货交接1.供应商按照约定的时间和方式前来学校办理退货交接手续。学校应安排专人与供应商进行对接，共同对退货食品进行核对、验收。2.双方在退货交接清单上签字确认，明确退货食品的名称、规格、数量、退货原因等信息。退货交接清单应一式两份，双方各执一份。（五）退款处理1.退货交接完成后，学校财务部门应按照采购合同或相关约定，及时办理退款手续。退款方式可采用银行转账、支票等，确保退款及时、准确。2.学校应留存好退款凭证，作为财务核算的依据。四、相关部门及人员职责（一）食品安全管理部门1.负责制定和完善学校食品退货管理制度，并监督制度的执行情况。2.对食品退货情况进行统计、分析，定期向上级主管部门报告。3.协调处理食品退货过程中的争议和纠纷，确保退货工作顺利进行。（二）采购部门1.负责与供应商沟通协调食品退货事宜，按照制度要求及时通知供应商前来处理退货。2.协助食品安全管理部门对退货食品进行核实、清点，确保退货食品信息准确无误。3.负责办理退货食品的退款手续，确保退款工作合规、及时。（三）验收部门1.在食品验收过程中，严格把关，发现问题及时报告食品安全管理部门。2.协助食品安全管理部门对退货食品进行质量检验，提供相关检验报告和证明材料。（四）食堂等使用部门1.在食品使用过程中，发现问题及时停止使用，并报告食品安全管理部门。2.配合采购部门和食品安全管理部门做好退货食品的整理、清点工作。五、退货记录与档案管理（一）退货记录1.学校应建立食品退货记录台账，详细记录每一次食品退货的相关信息，包括退货日期、供应商名称、食品名称、规格、数量、退货原因、处理结果等。2.退货记录台账应妥善保存，保存期限不少于[X]年。（二）档案管理1.将食品退货相关的文件、资料、凭证等进行整理归档，包括采购合同、订单、检验报告、退货交接清单、退款凭证等。2.档案管理应确保资料的完整性、真实性和可追溯性，便于查询和查阅。六、监督与考核（一）内部监督1.学校内部审计部门定期对食品退货管理制度的执行情况进行审计监督，检查退货流程是否规范、相关记录是否完整、退款是否及时等。2.食品安全管理部门不定期对食品退货情况进行抽查，发现问题及时督促相关部门进行整改。（二）考核机制1.将食品退货管理工作纳入学校相关部门及人员的绩效考核体系，对在退货管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对因工作失误或违规操作导致食品退货管理出现问题的部门和个人，按照学校绩效考核制度进行相应的处罚。七、培训与宣传（一）培训1.定期组织学校食品安全管理人员、采购人员、验收人员、食堂工作人员等参加食品退货管理相关知识培训，提高其业务水平和责任意识。2.培训内容包括食品安全法律法规、食品退货管理制度、退货流程、质量标准等，确保相关人员熟悉掌握退货管理要求。（二）宣传1.通过学校内部宣传栏、校园网、微信公众号等渠道，广泛宣传食品退货管理制度，提高师生对食品安全的关注度和参与度。2.向师生宣传如何识别问题食品，鼓励师生发现问题及时向学校相关部门报告，共同维护