实行手工记账管理制度

实行手工记账管理制度一、总则（一）目的为了规范公司财务手工记账行为，确保财务信息的准确性、完整性和及时性，加强财务管理和监督，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在财务手工记账工作中的操作与管理。（三）基本原则1.准确性原则：记账凭证、账簿记录等应准确反映经济业务的实质，数据真实可靠。2.完整性原则：涵盖公司所有经济业务的财务记录，不得遗漏重要信息。3.及时性原则：按照规定的时间及时进行记账、结账等操作，不得拖延。4.规范性原则：严格遵循国家财务会计准则和公司内部规定的记账方法、流程及格式。二、记账人员职责（一）财务人员职责1.会计根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，确保记账凭证内容完整、科目使用正确、金额准确。按照规定的记账方法和程序，及时、准确地登记各类账簿，包括总账、明细账、日记账等。定期核对账目，做到账证相符、账账相符、账实相符，发现问题及时查明原因并进行处理。负责编制财务报表，对报表数据的真实性、准确性和完整性负责，按时报送相关部门。妥善保管会计凭证、账簿、报表等财务资料，按照规定的期限进行归档保存。2.出纳负责公司现金收付和银行结算业务，严格按照现金管理和银行结算制度的规定办理相关手续。及时登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。定期盘点库存现金，编制现金盘点表，确保现金账实相符；每月与银行核对银行存款余额，编制银行存款余额调节表。保管好库存现金、有价证券、空白支票和有关印章等，确保其安全完整。协助会计做好其他财务工作，如提供相关财务数据等。（二）其他涉及记账人员职责1.业务部门经办人员对所经办的经济业务的真实性、合法性负责，及时取得或填制原始凭证，并确保原始凭证内容完整、真实有效。在规定时间内将原始凭证传递给财务部门，配合财务人员进行记账工作。2.审批人员对经济业务的审批负责，按照公司审批流程和权限，认真审核相关业务，签署审批意见。确保审批的经济业务符合公司规定和财务制度要求。三、记账凭证管理（一）凭证填制要求1.记账凭证应根据审核无误的原始凭证填制，摘要应简明扼要地反映经济业务内容。2.凭证日期应填写经济业务发生的实际日期，如涉及跨期业务，应按照权责发生制原则进行处理。3.会计科目应使用全称，按照国家统一的会计制度规定的会计科目编号、名称和核算内容进行填写，不得随意简化或变更。4.金额栏应填写准确的数字，借贷方金额必须相等，合计金额前应加人民币符号“￥”。5.记账凭证应连续编号，编号方式可采用统一编号或分类编号，不得跳号、重号。（二）凭证审核1.记账凭证填制完成后，应由制单人以外的其他财务人员进行审核。2.审核内容包括：凭证内容是否完整、摘要是否准确、科目使用是否正确、金额计算是否准确、借贷方是否平衡、编号是否连续等。3.审核人员如发现问题，应及时通知制单人进行更正，更正后再次进行审核，直至审核无误。（三）凭证装订与保管1.每月终了，应将本月的记账凭证进行整理、装订。装订时应确保凭证整齐、牢固，不得有缺页、掉页现象。2.记账凭证应按照编号顺序排列，加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。3.装订后的记账凭证应妥善保管，按照会计档案管理规定的期限进行存放，以便查阅和审计。四、账簿设置与登记（一）账簿种类1.总账：根据总账科目开设，用于分类登记公司全部经济业务，提供总括核算资料。2.明细账：根据明细科目设置，用于详细记录某一类经济业务的发生情况，如应收账款明细账、应付账款明细账、库存商品明细账等。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员根据现金、银行存款收付业务逐笔登记，反映现金和银行存款的收支情况。（二）账簿启用1.启用新账簿时，应在账簿扉页上填写“账簿启用表”，注明单位名称、账簿名称、启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名等，并加盖单位公章。2.记账人员或会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或盖章。（三）账簿登记要求1.账簿登记应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或铅笔书写。2.账簿记录应清晰、工整，摘要应简明扼要，数字应准确无误。3.记账时应按记账凭证日期、编号、经济业务内容摘要、金额等逐项记入账内，做到登记及时、内容完整。4.凡需要结出余额的账户，应定期结出余额。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。5.每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。五、账务处理流程（一）经济业务发生业务部门经办人员在经济业务发生后，及时取得或填制原始凭证，如发票、收据、报销单等，并确保原始凭证的真实性、合法性和完整性。（二）原始凭证审核1.业务部门将原始凭证传递至财务部门，财务人员对原始凭证进行审核。审核内容包括：凭证的真实性、合法性、完整性、准确性、时效性等。2.对于不符合要求的原始凭证，财务人员应要求经办人员补充、更正或重新取得；对于不合法的原始凭证，财务人员有权拒绝受理，并向相关负责人报告。（三）记账凭证编制1.经审核无误的原始凭证，由会计人员根据其内容编制记账凭证。记账凭证应按照规定的格式和要求填写，确保会计科目使用正确、金额计算准确、摘要简明扼要。2.记账凭证编制完成后，应由制单人签名或盖章，并交审核人员进行审核。（四）账簿登记1.审核通过的记账凭证，由记账人员按照记账凭证的内容登记各类账簿。登记时应遵循账簿登记的要求，确保账簿记录的准确性和及时性。2.记账人员在登记账簿过程中，如发现记账凭证有错误，应按照规定的方法进行更正，不得随意涂改、挖补或刮擦。（五）账目核对1.定期进行账目核对，包括账证核对、账账核对、账实核对。账证核对：将账簿记录与记账凭证及所附原始凭证进行核对，确保账证相符。账账核对：核对总账与明细账、日记账之间的余额是否相符，各类账簿之间的勾稽关系是否正确。账实核对：将库存现金、银行存款、存货等实物资产的实际数量与账簿记录进行核对，确保账实相符。2.如发现账目不符，应及时查明原因，并进行相应的调整和处理。（六）财务报表编制1.根据账簿记录和相关资料，定期编制财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。2.财务报表编制完成后，应由编制人员、审核人员和会计机构负责人签名或盖章，确保报表数据的真实性、准确性和完整性。3.按照规定的时间和要求，将财务报表报送相关部门和领导。六、财务报告与分析（一）财务报告编制1.财务报告应按照国家统一的会计制度规定的格式和内容编制，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。2.财务报告编制过程中，应确保数据的准确性、完整性和一致性，对重要事项应进行详细说明。3.财务报告编制完成后，应由财务负责人进行审核，审核通过后加盖单位公章。（二）财务报告报送1.按照规定的时间和渠道，将财务报告报送相关部门，如税务机关、股东、上级主管部门等。2.报送财务报告时，应同时提交财务情况说明书，对公司财务状况、经营成果和现金流量等进行简要分析和说明。（三）财务分析1.定期进行财务分析，对公司的财务状况、经营成果和现金流量等进行全面、深入的分析和评价。2.财务分析应采用科学的方法和指标体系，如比率分析、趋势分析、结构分析等，为公司管理层提供决策支持。3.财务分析报告应包括分析目的、分析方法、分析结果及建议等内容，语言简洁明了，数据准确可靠。七、财务档案管理（一）档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务分析报告、税务资料、银行对账单、合同协议等与财务相关的各类文件和资料。（二）档案整理1.财务人员应定期对财务档案进行整理，按照类别、年度、月份等进行分类编号，确保档案资料的有序存放。2.对于纸质档案，应去除金属物，进行折叠、装订等处理，使其整齐美观；对于电子档案，应进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储。（三）档案保管1.设立专门的财务档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施，确保档案的安全保管。2.财务档案应按照规定的期限进行保管，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报表等其他档案保管期限根据相关规定执行。3.档案保管期间，应严格限制查阅和借阅，确因工作需要查阅或借阅档案的，应履行相应的审批手续，并在规定的地点查阅或借阅，不得擅自带出档案室或复制档案。（四）档案销毁1.财务档案保管期满，需要销毁时，应由财务部门提出销毁申请，编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.档案销毁清册应经财务负责人和公司负责人审批后，由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人员在销毁档案前，应认真核对档案销毁清册所列内容，确保销毁档案的准确性和完整性；销毁后，应在档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告公司负责人。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对财务手工记账工作进行审计监督，检查记账凭证、账簿记录、财务报表等是否符合本制度规定，财务处理是否规范、准确。2.财务部门应建立内部自查制度，定期对自身财务手工记账工作进行自查，发现问