分销企业存货管理制度

分销企业存货管理制度总则目的为加强本分销企业存货管理，确保存货安全，提高存货运营效率，保证财务信息的准确，特制定本制度。适用范围本制度适用于本分销企业总部及各分支机构的存货管理活动，包括存货的采购、验收、存储、销售、盘点等环节。基本原则1.准确性原则：确保存货数量、价值记录准确无误，为财务报表和经营决策提供可靠依据。2.安全性原则：采取有效措施保护存货安全，防止存货被盗、毁损、变质等情况发生。3.效率性原则：优化存货流程，提高存货周转速度，降低存货成本。4.责任性原则：明确各部门和人员在存货管理中的职责，做到责任到人。存货管理职责分工采购部门1.负责根据销售订单和库存情况，制定合理的采购计划，确保存货的及时供应。2.选择合格的供应商，签订采购合同，并跟踪采购订单的执行情况。3.负责采购货物的运输、保险等相关事宜。验收部门1.对采购的存货进行验收，检查存货的数量、质量、规格等是否符合合同要求。2.对验收合格的存货办理入库手续，对不合格的存货及时通知采购部门处理。仓储部门1.负责存货的存储保管，建立存货台账，记录存货的出入库情况。2.对存货进行分类存放，确保存货的安全和完好。3.定期对存货进行盘点，编制盘点报告。销售部门1.负责接收客户订单，及时传递给相关部门。2.根据库存情况和销售政策，合理安排发货，确保销售订单的及时执行。3.负责应收账款的催收，及时反馈客户信息。财务部门1.负责制定存货核算方法，准确核算存货成本和价值。2.审核存货采购、销售等相关凭证，进行账务处理。3.定期对存货进行财务分析，为管理层提供决策支持。存货采购管理采购计划制定1.采购部门应定期收集销售部门的销售订单、库存部门的库存信息以及市场需求预测等资料。2.根据上述资料，结合企业的生产经营计划和财务预算，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购的存货品种、数量、规格、采购时间等。3.采购计划需经相关部门审核批准后执行，审核部门应重点关注采购计划的合理性、必要性以及与企业整体战略和预算的一致性。供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估体系，对潜在供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行综合评估。2.选择合格的供应商，并与之签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。3.定期对供应商进行评估和考核，对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行改进或淘汰。采购订单下达1.根据采购计划，采购部门向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确采购的货物明细、交货时间、交货地点等信息。2.在采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇供应商无法按时交货或交货质量不符合要求等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，采取相应的解决措施。采购验收1.验收部门在收到采购货物后，应按照合同要求对货物的数量、质量、规格等进行验收。2.验收合格的货物，验收部门应填制验收单，并办理入库手续。验收单应包括货物名称、规格、数量、验收情况等信息。3.对于验收不合格的货物，验收部门应及时通知采购部门，并填制不合格品报告。采购部门应根据不合格品报告与供应商协商处理方式，如退货、换货、补货等。存货存储管理仓库规划与布局1.仓储部门应根据存货的特点和管理要求，对仓库进行合理规划和布局。仓库应划分为不同的区域，如存储区、分拣区、包装区、退货区等。2.对不同类型的存货应进行分类存放，如原材料、半成品、成品等。同时，应根据存货的特性，如易燃易爆、易腐蚀、易受潮等，采取相应的存储措施。3.在仓库内设置明显的标识牌，标明存货的类别、存放位置、数量等信息，便于存货的查找和管理。存货入库1.仓储部门在收到验收部门填制的验收单后，应根据验收单办理存货入库手续。入库时，应核对存货的数量、规格、质量等信息与验收单是否一致。2.将入库的存货按照规划好的位置进行存放，并及时更新存货台账。存货台账应详细记录存货的入库日期、品种、规格、数量、存放位置等信息。存货保管1.仓储部门应安排专人负责存货的保管工作，定期对存货进行检查和盘点，确保存货的安全和完好。2.对于易损坏、易变质的存货，应采取特殊的保管措施，如防潮、防虫、防火、防盗等。同时，应定期对这些存货进行检查，及时发现并处理问题。3.建立存货保管制度，明确保管人员的职责和权限，严禁无关人员进入仓库。保管人员应严格遵守仓库管理制度，不得擅自挪用、出借存货。存货出库1.销售部门根据客户订单开具发货通知单，仓储部门凭发货通知单办理存货出库手续。出库时，应核对发货通知单与存货台账是否一致，确保发货的准确性。2.按照发货通知单的要求，对出库的存货进行分拣、包装等操作，并办理出库手续。出库手续应包括填制出库单、签字确认等环节。出库单应详细记录存货的名称、规格、数量、发货日期、客户名称等信息。3.对于销售退回的存货，仓储部门应按照退货管理制度办理入库手续，并及时更新存货台账。存货销售管理销售订单处理1.销售部门接收客户订单后，应及时对订单进行审核。审核内容包括客户信用状况、订单数量、价格、交货期等。2.对于审核通过的订单，销售部门应及时传递给相关部门，如仓储部门、生产部门（如有需要）等，并跟踪订单的执行情况。3.如遇客户订单变更或取消等情况，销售部门应及时通知相关部门，并办理相应的变更或取消手续。发货管理1.仓储部门根据销售部门开具的发货通知单，及时安排发货。发货时，应确保发货的准确性和及时性，按照订单要求将货物发送给客户。2.在发货过程中，应做好货物的包装、运输等工作，确保货物在运输过程中不受损坏。同时，应及时通知客户发货信息，如发货日期、预计到达日期等。3.对于需要委托第三方物流运输的货物，销售部门应选择合格的物流供应商，并签订运输合同。在运输过程中，应跟踪货物的运输情况，确保货物安全送达客户手中。销售退货管理1.对于客户提出的退货申请，销售部门应进行审核。审核内容包括退货原因、退货数量、退货时间等。2.对于审核通过的退货申请，销售部门应开具退货通知单，并通知仓储部门办理退货入库手续。仓储部门在收到退货通知单后，应及时对退货进行验收，如验收合格，办理入库手续，并更新存货台账。3.对于因质量问题等原因导致的退货，销售部门应及时与生产部门或供应商沟通协商，采取相应的解决措施，如换货、补货、退款等。同时，应做好退货记录，分析退货原因，采取措施改进产品质量和销售服务。存货盘点管理盘点计划制定1.财务部门应定期组织存货盘点工作，制定详细的盘点计划。盘点计划应包括盘点时间、范围、人员安排、盘点方法等内容。2.盘点时间应根据企业的经营特点和存货管理要求确定，一般可分为定期盘点和不定期盘点。定期盘点可按季度、半年或年度进行，不定期盘点可根据实际情况随时进行。3.盘点范围应涵盖企业所有的存货，包括原材料、半成品、成品、在途物资等。盘点实施1.在盘点前，仓储部门应做好各项准备工作，如清理存货、核对存货台账、整理盘点区域等。同时，应通知各相关部门和人员做好配合工作。2.盘点人员应按照盘点计划和盘点方法，对存货进行逐一清点、计量和记录。盘点过程中，应注意存货的数量、质量、规格等信息是否与存货台账一致。3.对于盘点过程中发现的盘盈、盘亏等情况，应及时填制盘点差异表，并注明差异原因。盘点差异表应经盘点人员签字确认后，提交给财务部门。盘点结果处理1.财务部门收到盘点差异表后，应及时进行审核和分析。对于盘盈的存货，应查明原因，经批准后调整存货账面价值；对于盘亏的存货，应根据不同原因进行相应的处理，如属于责任人过失造成的，应由责任人赔偿；属于自然灾害等不可抗力因素造成的，应作为营业外支出处理；属于正常损耗的，应计入管理费用等。2.财务部门应根据盘点结果及时调整存货台账和财务报表，确保账实相符。同时，应针对盘点过程中发现的问题，提出改进措施和建议，完善存货管理制度。存货核算与财务处理存货核算方法1.财务部门应根据企业的实际情况，选择合适的存货核算方法，如先进先出法、加权平均法、个别计价法等。存货核算方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经相关部门批准，并在财务报表附注中予以说明。2.采用先进先出法核算存货时，应按照先购入的存货先发出的原则进行计价；采用加权平均法核算存货时，应计算存货的加权平均单位成本，并据此计算发出存货和期末存货的成本；采用个别计价法核算存货时，应逐一辨认各批发出存货和期末存货所属的购进批别或生产批别，分别按其购入或生产时所确定的单位成本计算各批发出存货和期末存货的成本。存货计价1.存货的计价应按照实际成本原则进行，包括采购成本、加工成本和其他成本。采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用；加工成本包括直接人工以及按照一定方法分配的制造费用；其他成本是指除采购成本、加工成本以外的，使存货达到目前场所和状态所发生的其他支出。2.对于投资者投入的存货，应按照投资合同或协议约定的价值确定，但合同或协议约定价值不公允的除外；对于接受捐赠的存货，应按照同类或类似存货的市场价格估计的金额，加上应支付的相关税费作为实际成本；对于盘盈的存货，应按照同类或类似存货的市场价格作为入账价值。存货财务处理1.财务部门应根据存货的出入库凭证，及时进行账务处理。对于采购入库的存货，应借记“原材料”、“库存商品”等科目，贷记“应付账款”、“银行存款”等科目；对于销售出库的存货，应借记“主营业务成本”等科目，贷记“库存商品”等科目。2.对于存货的盘盈、盘亏等情况，应按照上述盘点结果处理的规定进行账务处理。盘盈的存货，应借记“库存商品”等科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；经批准后，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“管理费用”科目。盘亏的存货，应借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“库存商品”等科目；属于应由责任人赔偿或保险公司赔偿的部分，借记“其他应收款”等科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；属于自然灾害等非常原因造成的损失，借记“营业外支出——非常损失”科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；属于一般经营损失的部分，借记“管理费用”科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目。存货内部控制与监督内部控制制度1.企业应建立健全存货内部控制制度，明确各部门和人员在存货管理中的职责和权限，规范存货管理流程，防范存货管理风险。2.存货内部控制制度应包括采购控制、验收控制、存储控制、销售控制、盘点控制等环节，确保存货管理的各个环节相互制约、相互监督。3.定期对存货内部控制制度进行评估和完善，及时发现和解决制度执行过程中存在的问题，确保制度的有效性和适应性。内部审计监督1.内部审计部门应定期对存货管理情况进行审计监督，检查存货管理制度的执行情况、存货的采购、验收、存储、销售、盘点等环节是否合规、有效。2.审计人员应通过查阅相关文件、记录、凭证，实地盘点存货等方