公司测绘资料管理制度

公司测绘资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司测绘资料的科学管理，确保测绘资料的完整性、准确性、保密性和可追溯性，充分发挥测绘资料在公司生产、经营、管理等各项活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及测绘资料的部门、项目组及相关人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的测绘资料管理部门，负责对全公司的测绘资料进行集中统一管理，确保资料的系统性和完整性。2.分类分级原则根据测绘资料的性质、用途、密级等进行分类分级管理，便于资料的存储、检索和使用。3.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，采取有效措施确保测绘资料的安全保密，防止资料泄露、丢失或损坏。4.方便使用原则在确保安全保密的前提下，优化资料管理流程，提高资料的使用效率，为公司各项工作提供便捷的服务。二、管理职责（一）测绘资料管理部门职责1.制定和完善公司测绘资料管理制度，并组织实施。2.负责公司测绘资料的收集、整理、归档、存储、保管和维护等工作。3.建立测绘资料数据库，实现资料的信息化管理，提高资料检索和使用效率。4.对公司各部门、项目组的测绘资料管理工作进行指导、监督和检查。5.负责测绘资料的保密工作，制定保密措施，对涉及保密的资料进行严格管理。6.按照规定向有关部门和单位提供测绘资料，并做好资料的借阅、归还登记工作。7.定期对测绘资料进行清查盘点，确保资料的账实相符。（二）资料产生部门职责1.负责本部门测绘资料的产生、收集和整理工作，并及时移交测绘资料管理部门。2.按照公司测绘资料管理制度的要求，对本部门产生的测绘资料进行分类、编号和标识。3.在项目实施过程中，严格按照测绘规范和公司要求进行资料的记录和整理，确保资料的准确性和完整性。4.配合测绘资料管理部门做好资料的归档、存储、保管和保密等工作。（三）资料使用部门职责1.根据工作需要，向测绘资料管理部门提出资料借阅申请，并按照规定办理借阅手续。2.严格遵守测绘资料的保密规定，不得擅自复制、转借、转让或泄露测绘资料。3.使用完毕后，及时归还测绘资料，并确保资料的完好无损。4.对借阅的测绘资料进行妥善保管，防止丢失或损坏。三、测绘资料的分类与编号（一）分类1.基础测绘资料包括国家和地方的基础地理信息数据、地形图、影像图等。2.工程测绘资料包括工程建设项目的规划设计图、施工图、竣工图等。3.地籍测绘资料包括土地权属调查资料、地籍图、宗地图等。4.房产测绘资料包括房屋建筑面积测量成果、房产平面图等。5.其他测绘资料包括专题测绘资料、测绘技术总结报告、测绘仪器检定证书等。（二）编号1.编号规则测绘资料编号采用“年份+类别代码+顺序号”的形式。年份为资料产生的年份，用四位数字表示；类别代码根据资料的分类确定，采用两位字母表示（具体类别代码见附件）；顺序号为该类别资料的流水号，用四位数字表示。例如：2023JC0001，表示2023年产生的基础测绘资料中的第1份。2.编号管理测绘资料管理部门负责对测绘资料编号的统一编制和管理，确保编号的唯一性和系统性。在资料收集、整理和归档过程中，按照编号规则及时赋予资料编号，并在相关记录和标识中注明。四、测绘资料的收集与整理（一）收集1.资料产生部门应在项目完成或资料形成后，及时将测绘资料移交测绘资料管理部门。移交时，应填写《测绘资料移交清单》，详细注明资料的名称、数量、类别、编号、形成时间等信息。2.测绘资料管理部门应定期对各部门的资料移交情况进行检查，确保资料及时、完整地收集。3.对于外单位提供的测绘资料，资料接收部门应在接收后及时将资料移交测绘资料管理部门，并办理交接手续。（二）整理1.测绘资料管理部门收到资料后，应按照分类分级原则对资料进行整理。对资料进行分类存放，同一类别的资料按照编号顺序排列。2.对每份测绘资料进行详细核对，检查资料的完整性、准确性和规范性。对不符合要求的资料，及时与资料产生部门沟通，要求其补充或修正。3.对整理后的测绘资料进行编号、标识，并建立资料目录清单，以便于检索和查询。五、测绘资料的归档与存储（一）归档1.测绘资料整理完成后，应及时进行归档。归档资料应包括纸质资料和电子资料，确保两者内容一致。2.纸质资料应按照档案管理要求进行装订、编目，装入档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明资料类别、编号等信息。3.电子资料应存储在专用的存储设备上，并按照资料类别和编号建立文件夹，进行分类存储。同时，对电子资料进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（二）存储1.测绘资料管理部门应设立专门的资料存储室，配备必要的存储设备，如档案柜、磁盘阵列、磁带库等，确保资料存储安全可靠。2.资料存储室应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等环境条件，定期对存储设备进行检查和维护，确保资料存储环境符合要求。3.对存储的测绘资料应进行定期清查盘点，核对资料的数量、质量和存储位置，发现问题及时处理。六、测绘资料的借阅与使用（一）借阅1.因工作需要借阅测绘资料的部门或个人，应填写《测绘资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、用途、借阅期限等信息，并经部门负责人签字同意后，提交测绘资料管理部门。2.测绘资料管理部门对借阅申请进行审核，对于符合借阅规定的申请，办理借阅手续，向借阅人发放《测绘资料借阅证》，并将借阅资料交付借阅人。3.借阅人应凭《测绘资料借阅证》借阅资料，不得转借他人。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人在借阅期间应妥善保管测绘资料，不得擅自涂改、损坏、丢失或泄露资料内容。如发现资料有损坏或丢失情况，应及时向测绘资料管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。（二）使用1.借阅人应在规定的借阅期限内使用测绘资料，使用完毕后应及时归还测绘资料管理部门。归还时，测绘资料管理部门应对资料进行检查，如发现资料有损坏或丢失情况，应按照规定进行处理。2.如需对测绘资料进行复制，应经测绘资料管理部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。复制的资料应注明“复制件”字样，并与原件核对无误后，方可使用。3.测绘资料仅供公司内部使用，未经公司书面同意，不得将资料提供给外单位或个人。七、测绘资料的保密管理（一）保密制度1.公司建立健全测绘资料保密制度，明确保密责任和保密措施，加强对测绘资料保密工作的管理。2.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的测绘资料，应严格按照国家有关保密法律法规进行管理，采取加密存储、专人保管、限制访问等措施，确保资料安全保密。3.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，签订保密协议，明确员工在测绘资料保密方面的权利和义务。（二）保密措施1.对测绘资料存储室、计算机系统等关键部位，应采取安全防护措施，如安装门禁系统、监控设备、防火墙等，防止未经授权的人员进入和数据泄露。2.对涉及保密的测绘资料，应进行加密处理，存储在加密存储设备上，并设置访问密码。在传输过程中，应采用加密传输方式，确保数据传输安全。3.严格控制测绘资料的访问权限，根据员工的工作需要，授予相应的访问权限。对涉及保密的资料，应实行专人专管，严格限制访问范围。4.定期对测绘资料的保密情况进行检查和评估，发现问题及时整改，确保保密措施的有效执行。八、测绘资料的销毁（一）销毁条件1.测绘资料已超过保管期限，且无继续保存价值的。2.测绘资料因保管不善等原因造成损坏、丢失，无法修复或补充的。3.因工作需要，经公司批准，对测绘资料进行更新或替代，原资料不再使用的。（二）销毁程序1.测绘资料管理部门对拟销毁的测绘资料进行清理、核对，编制《测绘资料销毁清单》，注明资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《测绘资料销毁清单》经测绘资料管理部门负责人审核后，报公司主管领导批准。3.经批准后，由测绘资料管理部门组织实施销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保资料无法恢复。4.销毁工作应指定专人负责，并在销毁现场进行监督，确保销毁工作彻底、安全。5.销毁工作完成后，在《测绘资料销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。九、监督与检查（一）监督检查部门公司设立测绘资料管理监督检查小组，由公司分管领导担任组长，成员包括测绘资料管理部门、审计部门、法务部门等相关人员。监督检查小组负责对公司测绘资料管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.测绘资料的收集、整理、归档、存储、保管等工作是否符合制度要求。2.测绘资料的借阅、使用、保密等规定是否得到有效执行。3.测绘资料管理部门的工作流程是否规范，人员职责是否明确。4.测绘资料管理设施设备是否完好，存储环境是否符合要求。（三）检查方式1.定期检查监督检查小组每年定期对公司测绘资料管理工作进行全面检查，检查结果形成检查报告，报公司领导。2.不定期抽查根据工作需要，监督检查小组不定期对各部门的测绘资料管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（四）整改要求对