医院货款支付管理制度

医院货款支付管理制度一、总则1.目的为规范医院货款支付流程，加强财务管理，保障医院资金安全，维护医院与供应商的良好合作关系，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于医院所有采购业务涉及的货款支付管理，包括药品、医疗器械、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。3.基本原则合法性原则：货款支付必须符合国家法律法规及医院相关规定，确保支付行为合法合规。准确性原则：支付信息应准确无误，包括供应商名称、账号、金额、支付方式等，避免因信息错误导致支付失败或其他问题。及时性原则：在规定的付款期限内及时支付货款，以维护医院信誉，促进与供应商的长期稳定合作。审批流程严格原则：所有货款支付需经过严格的审批流程，确保支付的合理性和必要性。二、职责分工1.采购部门负责采购合同的签订、执行与跟踪，确保采购物资及服务符合医院要求，并及时与供应商沟通协调。在收到供应商的发票及相关结算资料后，对其进行初审，核实发票内容与采购合同、送货清单等是否一致，初审无误后提交至财务部门。2.财务部门负责货款支付的审核、账务处理及资金安排。对采购部门提交的发票及结算资料进行复审，重点审核发票的真实性、合法性、完整性以及支付金额的准确性。根据医院资金状况和支付审批结果，合理安排资金进行货款支付，并及时登记入账，确保财务数据的准确记录。定期与采购部门核对采购业务及货款支付情况，对发现的问题及时沟通协调解决。3.审批部门根据医院规定的审批权限，对货款支付申请进行审批。审批时应重点关注采购业务的真实性、必要性、合规性以及资金支付的合理性，确保支付符合医院利益和相关制度要求。对重大采购项目或金额较大的货款支付，应进行集体决策或专项审批。三、支付流程1.采购合同签订采购部门根据医院实际需求，按照相关采购程序选择合适的供应商，并签订采购合同。采购合同应明确物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式及期限等条款。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至财务部门备案，以便财务部门了解采购业务详情，为后续货款支付提供依据。2.物资验收物资到货后，采购部门应组织相关人员按照采购合同及质量标准进行验收。验收合格后，填写验收单，验收单应包括物资名称、规格、数量、供应商名称等信息，并由验收人员签字确认。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商处理，如退货、换货或补货等，并做好相关记录。3.发票及结算资料提交供应商在交货并验收合格后，应按照合同约定及时开具发票，并提供相关结算资料，如送货清单、验收单等。采购部门收到供应商提交的发票及结算资料后，对其进行初审。初审内容包括发票的真实性、合法性、完整性，发票内容与采购合同、送货清单、验收单是否一致，金额计算是否正确等。初审无误后，在发票及结算资料上加盖“已审核”章，并填写《货款支付申请表》，连同发票及结算资料一并提交至财务部门。4.财务部门复审财务部门收到采购部门提交的《货款支付申请表》及相关发票、结算资料后，进行复审。复审重点包括：发票的真实性：通过税务机关网站等渠道核实发票的真伪。合法性：检查发票开具是否符合国家税收法律法规及相关发票管理规定。完整性：审核发票各联次是否齐全、项目填写是否完整、盖章是否清晰。金额准确性：核对发票金额与采购合同、送货清单、验收单一致，计算无误。支付方式及期限：确认支付方式是否符合合同约定，是否在规定的付款期限内。财务部门复审无误后，在《货款支付申请表》上签署意见，并提交至审批部门进行审批。5.审批部门审批审批部门根据医院规定的审批权限对《货款支付申请表》进行审批。审批人员应认真审核申请内容，重点关注采购业务的真实性、必要性、合规性以及资金支付的合理性。对于金额较小的货款支付，可按照既定的授权审批流程由相关负责人直接审批；对于金额较大或重大采购项目的货款支付，应提交医院管理层或相关会议进行集体决策或专项审批。审批通过后，审批人员在《货款支付申请表》上签署审批意见并签字确认。6.货款支付财务部门根据审批通过的《货款支付申请表》，按照合同约定的支付方式和期限安排资金进行货款支付。对于采用银行转账方式支付的，财务部门应准确填写付款凭证，包括供应商名称、账号、开户行、支付金额等信息，并经审核无误后提交银行办理转账手续。对于采用支票支付的，财务部门应按照支票管理规定填写支票，并在支票存根上注明支付日期、金额、用途、供应商名称等信息。支票由专人保管和签发，签发后应及时登记支票使用情况。支付完成后，财务部门应及时登记入账，更新应付账款余额，并将付款回单等相关凭证交采购部门存档。采购部门应将付款情况及时反馈给供应商。四、支付方式及期限1.支付方式银行转账：适用于与具备银行结算账户的供应商进行的货款支付。财务部门应通过医院的银行账户，按照合同约定的账号信息，将货款直接转账至供应商账户。支票支付：对于部分符合条件的供应商，可采用支票支付方式。支票应严格按照支票管理规定填写和使用，确保支付安全。其他支付方式：如因特殊情况需要采用现金支付、承兑汇票支付等其他支付方式的，需经医院相关领导审批同意，并严格按照相关规定办理支付手续。2.支付期限医院应按照采购合同约定的付款期限及时支付货款。一般情况下，付款期限分为货到付款、验收合格后[X]个工作日付款、月结[X]天等多种形式。如因医院资金周转困难等特殊原因需要延迟支付货款的，采购部门应提前与供应商沟通协商，取得供应商的同意，并在规定的付款期限届满前办理延期支付手续。延期支付期限一般不超过[X]天，且应明确告知供应商延期支付的原因及预计支付时间。五、特殊情况处理1.发票问题如收到供应商开具的发票存在错误、遗漏、过期等问题，采购部门应及时与供应商联系，要求其重新开具正确的发票。若因发票问题导致货款无法按时支付，财务部门应在问题解决前暂停支付流程，并及时向审批部门汇报情况。待发票问题解决后，按照正常流程继续进行支付操作。2.质量纠纷物资验收过程中如发现质量问题，采购部门应及时与供应商沟通协商解决。如因质量纠纷导致货款支付存在争议，在争议未解决前，暂停支付相关货款。采购部门应收集整理与质量纠纷相关的证据资料，如验收报告、检测报告、往来沟通记录等，协助财务部门和审批部门了解情况，以便做出合理的决策。待质量纠纷解决后，根据最终协商结果进行货款支付。3.合同变更采购合同履行过程中如发生合同变更事项，如物资规格调整、数量增减、价格变更、交货时间变更等，采购部门应及时与供应商签订补充协议，并将补充协议副本提交至财务部门备案。财务部门根据补充协议及相关结算资料进行货款支付审核，确保支付金额及相关条款符合变更后的合同要求。六、监督与检查1.内部审计监督医院内部审计部门定期对货款支付业务进行审计监督，检查货款支付流程是否合规、审批手续是否齐全、支付金额是否准确、支付期限是否符合合同约定等。对于审计过程中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违规行为，应按照医院相关规定追究责任人员的责任。2.财务自查财务部门每月对货款支付情况进行自查，核对当月支付的货款与采购合同、发票、验收单等相关资料是否一致，检查支付流程是否符合规定，资金安排是否合理。财务自查发现问题应及时进行整改，并形成自查报告提交至医院管理层。3.供应商反馈建立供应商反馈机制，定期收集供应商对医院货款支付情况的意见和建议。对于供应商提出的问题，采购部门和财务部门应及时沟通协调解决，并将处理结果反馈给供应商。通过供应商反馈，不断优化货款支付管理流程，提高服务质量，维护良好的合作关系。七、考核与奖惩1.考核建立货款支付管理考核制度，对采购部门、财务部门及相关审批人员在货款支付管理工作中的表现进行考核。考核指标包括支付流程合规性、支付准确性、支付及时性、沟通协调能力等方面。采购部门重点考核采购合同执行情况、发票及结算资料提交的及时性和准确性、与供应商沟通协调能力等；财务部门重点考核货款支付审核的准确性、资金安排合理性、支付操作的及时性等；审批部门重点考核审批意见的合理性、审批效率等。2.奖励对于在货款支付管理工作中表现优秀的部门和个人，医院给予相应的奖励。奖励形式包括荣誉表彰、绩效加分、物质奖励等。如采购部门在采购合同执行过程中严格把关，确保物资按时到货、质量合格，且在货款支付管理方面流程规范、操作准确，未出现任何延误或差错，可给予该部门一定的绩效加分，并在全院范围内进行通报表扬；对于在货款支付审核工作中认真负责、严格把关，有效防范财务风险的财务人员，可给予物质奖励。3.惩罚对于在货款支付管理工作中存在违规行为的部门和个人，医院将视情节轻重给予相应的惩罚。惩罚形式包括批评教育、绩效扣分、经济处罚、纪律处分等。如采购部门未按照合同约定及时提交发票及结算资料，导致货款支付延误，影响医院信誉的，给