封闭培训用品管理制度

封闭培训用品管理制度一、总则（一）目的为加强公司封闭培训期间培训用品的管理，规范培训用品的采购、使用、保管及回收流程，确保培训工作的顺利进行，提高培训用品的使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司组织的各类封闭培训活动中所涉及的培训用品管理，包括但不限于教材、笔记本、笔、文件夹、培训设备等。（三）管理原则1.统一管理原则：培训用品由公司统一采购、调配和管理，确保用品的质量和供应的及时性。2.按需配备原则：根据培训课程的内容和要求，合理配备培训用品，避免浪费。3.规范使用原则：明确培训用品的使用规范，要求学员和培训工作人员正确使用，爱护培训用品。4.责任到人原则：对培训用品的采购、发放、使用、保管和回收等环节明确责任，确保各项工作落实到位。二、职责分工（一）人力资源部门1.负责制定和完善封闭培训用品管理制度，并监督制度的执行情况。2.根据培训计划，汇总各部门培训用品需求，编制培训用品采购计划。3.组织培训用品的采购、验收、入库、发放、回收等工作。4.定期对培训用品的使用情况进行检查和统计分析，提出改进建议。（二）财务部门1.负责审核培训用品采购计划和费用预算，确保费用支出的合理性和合规性。2.按照财务制度，办理培训用品采购款项的支付手续。3.对培训用品的费用进行核算和管理，定期进行财务审计。（三）培训部门1.根据培训课程的实际需求，协助人力资源部门制定培训用品的具体配置清单。2.在培训过程中，指导学员正确使用培训用品，监督培训用品的使用情况。3.负责培训结束后培训用品的回收和整理工作，并及时反馈给人力资源部门。（四）使用部门及学员1.使用部门负责本部门学员培训用品的领取、发放和管理，确保学员正确使用培训用品。2.学员应按照培训要求和使用规范，妥善保管和使用培训用品，培训结束后及时归还。三、采购管理（一）采购计划编制1.人力资源部门应在每次封闭培训前[X]周，根据培训课程安排、培训人数及培训用品的使用周期等因素，汇总各部门培训用品需求，编制详细的培训用品采购计划。采购计划应包括用品名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.培训用品采购计划需经相关部门负责人审核，报公司主管领导审批后实施。如因特殊情况需要调整采购计划，应提前[X]天提出申请，经审批同意后方可变更。（二）供应商选择1.人力资源部门负责建立培训用品供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行评估和筛选。优先选择具有良好口碑、产品质量可靠、价格合理且能提供优质售后服务的供应商。2.定期对供应商进行考核评价，对于不符合要求的供应商及时淘汰，补充新的优质供应商。（三）采购实施1.根据审批后的采购计划，人力资源部门负责与选定的供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购人员应严格按照采购合同要求，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交付培训用品。如遇供应商交货延迟、产品质量问题等情况，应及时与供应商沟通协商，采取相应的解决措施，并向相关领导汇报。3.采购过程中发生的费用支出，应严格按照公司财务制度执行，确保费用报销的真实性、合法性和合规性。（四）验收入库1.培训用品到货后，人力资源部门应组织相关人员按照采购合同和质量标准进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、型号、质量、外观等。2.对于验收合格的培训用品，办理入库手续，填写入库单，注明用品名称、规格型号、数量、入库日期等信息，并由验收人员签字确认。入库单应一式三联，一联留存仓库，一联交财务部门，一联交采购部门。3.对于验收不合格的培训用品，应及时与供应商联系，要求其更换或补货。如因质量问题给公司造成损失的，应按照采购合同的约定追究供应商的责任。四、发放管理（一）发放准备1.人力资源部门根据培训人员名单和培训用品配置清单，准备好相应的培训用品，并进行分类整理和标识。2.在培训开始前[X]天，通知各使用部门到指定地点领取培训用品。使用部门应安排专人负责领取，并在领取登记表上签字确认。（二）发放流程1.培训用品发放时，发放人员应按照培训用品配置清单，逐一核对发放物品的名称、规格、型号、数量等信息，确保发放准确无误。2.向学员发放培训用品时，应要求学员在发放登记表上签字确认，领取登记表应详细记录学员姓名、部门、培训课程名称、培训用品名称及数量、领取日期等信息。3.对于有特殊使用要求的培训用品，发放人员应向学员进行详细说明和指导，确保学员正确使用。五、使用管理（一）使用规范1.学员应按照培训要求和培训用品的使用说明，正确使用培训用品，不得随意损坏、丢弃或转借他人。2.在培训过程中，如需对培训用品进行补充或更换，应及时向培训工作人员提出申请，经批准后领取。3.培训工作人员应以身作则，带头遵守培训用品使用规范，指导学员正确使用培训用品，发现问题及时纠正。（二）使用监督1.培训部门在培训过程中应加强对培训用品使用情况的监督检查，定期巡查学员使用培训用品的情况，发现违规行为及时制止并进行记录。2.人力资源部门可不定期对培训用品的使用情况进行抽查，对发现的问题及时反馈给相关部门，并督促整改。六、保管管理（一）保管责任1.使用部门负责本部门培训用品的保管工作，应指定专人负责，确保培训用品存放安全、有序。2.学员个人领取的培训用品由学员本人负责保管，培训结束后应及时归还。（二）保管要求1.培训用品应存放在干燥、通风、安全的地方，避免受潮、发霉、损坏或丢失。2.对于贵重的培训设备和电子用品，应采取必要的防护措施，如定期充电、维护保养等，确保其正常使用。3.建立培训用品保管台账，详细记录培训用品的出入库情况，包括物品名称、规格型号、数量、出入库日期、领取人或发放人等信息，做到账物相符。七、回收管理（一）回收通知1.在培训结束前[X]天，培训部门应向学员和使用部门发出培训用品回收通知，明确回收时间、地点和要求。2.通知应告知学员将个人领取的培训用品整理好，按时交回指定地点，同时提醒使用部门对公共使用的培训用品进行清理和回收。（二）回收流程1.培训结束后，学员应按照回收通知要求，将个人领取的培训用品交回给培训工作人员。培训工作人员在回收时，应认真核对培训用品的数量和完好情况，如发现有损坏或丢失的，应要求学员说明原因并进行记录。2.使用部门负责将公共使用的培训用品进行清理和回收，统一交回给人力资源部门。人力资源部门对回收的培训用品进行验收，对于验收合格的培训用品办理入库手续，对于损坏或丢失的培训用品，按照相关规定进行处理。（三）处理方式1.对于回收后仍可继续使用的培训用品，应进行整理、分类和标识，妥善保管，以备后续培训使用。2.对于损坏无法修复或已达到使用年限的培训用品，由人力资源部门填写报废申请表，经相关部门负责人审核，报公司主管领导批准后进行报废处理。报废处理应按照公司固定资产管理规定执行，确保资产处置的合规性。3.对于回收的培训用品中有价值的物品，如教材、笔记本等，可根据实际情况进行捐赠或变卖处理，所得款项应上缴公司财务部门。八、盘点管理（一）盘点周期1.人力资源部门应定期对培训用品进行盘点，盘点周期为每[X]月一次。2.在每次封闭培训结束后，应对该次培训所使用的培训用品进行专项盘点。（二）盘点内容1.盘点培训用品的实际数量、规格型号、存放位置等信息，与保管台账进行核对，确保账物相符。2.检查培训用品的质量状况，如发现有损坏、变质等情况，应及时记录并上报。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，应编制盘点报告，详细记录盘点情况，包括账物相符情况、盘盈盘亏情况及原因分析等。2.对于盘盈盘亏的培训用品，应查明原因，提出处理意见，报公司主管领导审批后进行调整。如因人为原因造成盘亏的，应追究相关人员的责任。九、监督与检查（一）监督机制1.公司设立培训用品管理监督小组，由人力资源部门负责人担任组长，成员包括财务部门、培训部门及相关使用部门的人员。监督小组负责对培训用品管理工作进行定期检查和不定期抽查，确保制度的有效执行。2.鼓励员工对培训用品管理过程中的违规行为进行举报，对于经查实的举报，给予举报人适当的奖励。（二）检查内容1.检查培训用品管理制度的执行情况，包括采购、发放、使用、保管、回收等环节的操作是否规范。2.检查培训用品的质量、数量及使用情况，是否存在浪费、损坏、丢失等现象。3.检查培训用品保管台账和相关记录的完整性、准确性，是否做到账物相符。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定详细的整改措施，明确整改责任人、整改