公司往来账款管理制度

公司往来账款管理制度一、总则1.目的为加强公司往来账款的管理，规范往来账款的核算和结算行为，防范财务风险，确保公司资金的安全与正常周转，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部客户、供应商等发生的各类往来账款的管理。3.职责分工财务部门负责往来账款的核算、记录和分析，定期编制往来账款报表，及时向相关部门和领导提供财务信息。审核往来账款的收支凭证，确保凭证的真实性、合法性和准确性。负责往来账款的催收和清理工作，对逾期账款进行跟踪和预警。业务部门负责与客户、供应商进行业务沟通和协调，签订相关合同或协议，明确往来账款的结算方式、期限等条款。按照合同约定及时办理发货、验收、开票等业务手续，确保往来账款的及时确认和回收。协助财务部门进行往来账款的催收和清理工作，提供相关业务信息和资料。采购部门负责供应商的选择、评估和管理，签订采购合同，明确采购价格、付款方式、交货期限等条款。按照合同约定及时办理采购业务的验收、入库等手续，确保往来账款的及时支付。协助财务部门核对采购往来账款，及时处理差异事项。销售部门负责客户的开发、维护和管理，签订销售合同，明确销售价格、收款方式、交货期限等条款。按照合同约定及时办理销售业务的发货、开票等手续，确保往来账款的及时回收。协助财务部门催收销售往来账款，提供客户信用信息和销售情况等资料。二、往来账款的分类及核算1.应收账款定义：公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向客户收取的款项。核算内容：包括销售货款、增值税销项税额、代购货方垫付的包装费、运杂费等。账务处理：财务部门应按照销售业务发生的时间顺序，及时记录应收账款的增减变动情况。在确认收入时，借记“应收账款”科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目；收到款项时，借记“银行存款”等科目，贷记“应收账款”科目。2.应付账款定义：公司因购买商品、接受劳务等经营活动应支付给供应商的款项。核算内容：包括购买货款、增值税进项税额、应付的运输费、装卸费等。账务处理：财务部门应按照采购业务发生的时间顺序，及时记录应付账款的增减变动情况。在收到货物或接受劳务并取得发票时，借记“原材料”、“库存商品”、“应交税费——应交增值税（进项税额）”等科目，贷记“应付账款”科目；支付款项时，借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”等科目。3.其他应收款定义：公司除应收账款、应收票据、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项。核算内容：包括员工借款、备用金、押金、应收的各种赔款、罚款等。账务处理：财务部门应按照业务发生的时间顺序，及时记录其他应收款的增减变动情况。发生其他应收款项时，借记“其他应收款”科目，贷记“库存现金”、“银行存款”等科目；收回款项时，借记“库存现金”、“银行存款”等科目，贷记“其他应收款”科目。4.其他应付款定义：公司除应付账款、应付票据、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项。核算内容：包括应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金、应付统筹退休金、职工未按期领取的工资等。账务处理：财务部门应按照业务发生的时间顺序，及时记录其他应付款的增减变动情况。发生其他应付款项时，借记“管理费用”、“销售费用”等科目，贷记“其他应付款”科目；支付款项时，借记“其他应付款”科目，贷记“银行存款”等科目。5.预收账款定义：公司按照合同规定向购货单位预收的款项。核算内容：包括预收的货款、定金等。账务处理：财务部门应按照预收业务发生的时间顺序，及时记录预收账款的增减变动情况。收到预收款项时，借记“银行存款”等科目，贷记“预收账款”科目；发出商品或提供劳务确认收入时，借记“预收账款”科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目；退回多收的预收款项时，借记“预收账款”科目，贷记“银行存款”等科目。6.预付账款定义：公司按照合同规定预付给供应单位的款项。核算内容：包括预付的货款、定金等。账务处理：财务部门应按照预付业务发生的时间顺序，及时记录预付账款的增减变动情况。预付款项时，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”等科目；收到所购物资或接受劳务并取得发票时，借记“原材料”、“库存商品”、“应交税费——应交增值税（进项税额）”等科目，贷记“预付账款”科目；补付不足款项时，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”等科目；收回多付的款项时，借记“银行存款”等科目，贷记“预付账款”科目。三、往来账款的结算管理1.结算方式公司往来账款的结算方式主要包括支票、银行汇票、银行本票、商业汇票、汇兑、委托收款、托收承付、信用证等。具体结算方式的选择应根据业务实际情况、客户或供应商的要求以及公司的资金状况等因素综合确定。财务部门应根据结算方式的特点和相关规定，制定相应的操作流程和内部控制措施，确保往来账款的结算安全、准确、及时。2.结算期限应收账款的结算期限应根据合同约定执行，原则上不得超过信用期。对于信用期内的应收账款，业务部门应及时跟踪客户的付款情况，确保款项按时收回。对于逾期应收账款，财务部门应及时发出催款通知，业务部门应积极配合催收工作。应付账款的结算期限应根据合同约定执行，不得提前或延迟付款。财务部门应在结算期限内及时审核相关凭证，办理付款手续，确保公司的信用良好。其他应收款和其他应付款的结算期限应根据业务性质和实际情况确定，原则上应及时结算，避免长期挂账。3.结算凭证管理往来账款的结算凭证包括发票、收据、银行结算凭证、合同协议等。财务部门应妥善保管结算凭证，确保凭证的真实性、完整性和合法性。发票的开具和取得应符合国家税收法律法规的规定，确保发票内容真实、准确、完整。对于不符合规定的发票，财务部门有权拒收，并要求对方重新开具。收据的开具应按照公司规定的格式和内容填写，加盖公司财务专用章或发票专用章。收据应连续编号，使用完毕后应及时归档保管。银行结算凭证应按照银行规定的格式和内容填写，确保凭证信息准确无误。银行结算凭证应及时传递给财务部门进行账务处理，并定期与银行对账单进行核对。合同协议是往来账款结算的重要依据，业务部门应妥善保管合同协议原件，并及时将合同协议副本提交给财务部门。财务部门应根据合同协议的约定进行账务处理和结算管理。四、往来账款的核对与清理1.定期核对财务部门应定期与客户、供应商进行往来账款的核对工作，确保双方账目一致。应收账款的核对每月至少进行一次，应付账款的核对每季度至少进行一次，其他应收款和其他应付款的核对每半年至少进行一次。核对工作应由专人负责，采用函证、对账清单等方式进行。对于核对中发现的差异，应及时查明原因，并编制往来账款差异调节表进行调整。业务部门应积极配合财务部门的核对工作，提供相关业务资料和信息，协助查明差异原因。对于因业务变动或其他原因导致的往来账款差异，业务部门应及时与财务部门沟通协调，共同制定解决方案。2.账龄分析财务部门应定期对应收账款和应付账款进行账龄分析，掌握往来账款的分布情况和账龄结构。账龄分析应按照不同的客户或供应商、不同的账龄区间进行分类统计，并编制账龄分析表。通过账龄分析，及时发现逾期账款和长期挂账的往来款项，为往来账款的催收和清理工作提供依据。对于逾期账款，应采取有效的催收措施，加大催收力度，确保款项尽快收回。对于长期挂账的往来款项，应查明原因，及时进行清理，避免形成坏账损失。3.清理措施对于往来账款中的呆账、坏账，财务部门应按照公司规定的审批程序进行核销处理。核销呆账、坏账应提供充分的证据，包括客户破产清算报告、法院判决书、工商注销证明等。业务部门应积极协助财务部门进行往来账款的清理工作，对于因业务原因导致的呆账、坏账，应承担相应的责任，并配合财务部门采取措施进行追收。公司应建立往来账款清理工作的考核机制，对往来账款清理工作成绩突出的部门和个人给予奖励，对清理工作不力的部门和个人进行问责。五、往来账款的风险控制1.信用评估与管理业务部门应在与客户签订合同或开展业务之前，对客户的信用状况进行评估。信用评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录、行业信誉等。根据客户的信用评估结果，确定客户的信用额度和信用期限，并报公司领导审批。对于信用状况较差的客户，应采取谨慎的业务策略，如要求客户提供担保、增加预付款比例等。财务部门应建立客户信用档案，记录客户的信用评估结果、信用额度、信用期限、往来账款余额及还款情况等信息。定期对客户的信用状况进行跟踪和评估，及时调整客户的信用额度和信用期限。2.风险预警财务部门应建立往来账款风险预警机制，设定合理的风险预警指标，如应收账款周转率、逾期账款比例、账龄结构等。当预警指标出现异常时，及时发出风险预警信号。风险预警信号发出后，财务部门应及时向业务部门和公司领导报告，并与业务部门共同分析风险原因，制定相应的风险应对措施。业务部门应根据风险应对措施，加强对往来账款的管理和催收工作，确保往来账款的安全。3.内部控制公司应建立健全往来账款内部控制制度，明确各部门在往来账款管理中的职责和权限，规范往来账款的核算、结算、核对、清理等业务流程。加强对往来账款业务的内部审计和监督，定期对往来账款的管理情况进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。严格执行不相容职务分离制度，往来账款的审批、经办、记账、核对等岗位应相互分离，形成有效的制衡机制，防范舞弊风险。六、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对往来账款的管理情况进行审计监督，检查往来账款管理制度的执行情况、账务处理的准确性、结算的及时性、核对与清理工作的有效性等。内部审计部门应出具审计报告，对审计中发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。对于违反往来账款管理