公司往来款项管理制度

公司往来款项管理制度一、总则1.目的为加强公司往来款项的管理，规范往来款项的核算与结算，防范资金风险，提高资金使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位或个人之间发生的各类往来款项的管理。3.定义往来款项是指公司在生产经营过程中，因销售商品、提供劳务、采购物资、资金借贷等经济活动而与其他单位或个人之间形成的应收、应付、预收、预付、其他应收、其他应付等款项。二、往来款项的分类及管理原则1.分类应收账款：公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。应付账款：公司因购买商品、接受劳务等经营活动应支付给供应单位的款项。预收账款：公司按照合同规定向购货单位预收的款项。预付账款：公司按照合同规定预付给供应单位的款项。其他应收款：公司除应收票据、应收账款、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项，包括员工借款、备用金、押金、应收赔偿款等。其他应付款：公司除应付票据、应付账款、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项，包括应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金、应付统筹退休金等。2.管理原则职责明确原则：明确各部门在往来款项管理中的职责，确保往来款项管理工作的有效开展。及时清理原则：定期对往来款项进行清理，及时催收应收款项，支付应付款项，避免长期挂账。风险控制原则：对往来款项进行风险评估，采取有效的风险防范措施，降低资金风险。规范核算原则：按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度的规定，规范往来款项的核算，确保会计信息的真实、准确、完整。三、往来款项的管理职责1.销售部门负责签订销售合同，明确销售价格、付款方式、结算期限等条款，确保合同的合法性、有效性和完整性。及时跟踪销售款项的回收情况，对逾期未收回的款项进行催收，并定期向财务部门反馈催收进展情况。协助财务部门核对往来账目，提供相关销售业务资料，配合财务部门进行往来款项的清理工作。2.采购部门负责签订采购合同，明确采购价格、付款方式、结算期限等条款，确保合同的合法性、有效性和完整性。及时跟踪采购款项的支付情况，对逾期未支付的款项进行协调处理，并定期向财务部门反馈支付进展情况。协助财务部门核对往来账目，提供相关采购业务资料，配合财务部门进行往来款项的清理工作。3.财务部门负责制定往来款项管理制度，并组织实施和监督检查。按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度的规定，准确核算往来款项，及时登记往来款项明细账，确保会计信息的真实、准确、完整。定期编制往来款项账龄分析表，对往来款项的账龄结构、金额分布等情况进行分析，为往来款项的管理提供决策依据。负责往来款项的资金安排和结算工作，及时办理应收款项的收款手续和应付款项的支付手续，确保资金的安全和正常周转。对往来款项进行定期清理，对逾期未收回或未支付的款项进行跟踪管理，及时发出催款通知或付款提醒，督促相关部门采取措施进行处理。协助公司内部审计部门对往来款项进行审计监督，提供相关财务资料和信息，配合审计部门完成审计工作。4.其他部门按照公司往来款项管理制度的规定，配合财务部门做好本部门往来款项的管理工作，及时提供相关业务资料和信息。负责本部门员工借款、备用金等其他应收款的管理，督促员工及时办理借款核销和还款手续。对本部门发生的往来款项进行清理，及时发现和解决往来款项管理中存在的问题。四、往来款项的核算与结算1.核算要求财务部门应按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度的规定，设置往来款项明细账，对往来款项进行明细核算。往来款项的核算应遵循权责发生制原则，按照业务发生的实际情况及时确认收入和费用，确保会计信息的真实、准确、完整。对于同一客户或供应商的往来款项，应按照款项性质分别核算，不得混淆。财务部门应定期与客户或供应商核对往来账目，确保双方账目一致。如有差异，应及时查明原因并进行调整。2.结算方式公司往来款项的结算方式主要包括银行转账、支票、汇票、本票、现金等。具体结算方式应根据业务性质、金额大小、客户或供应商要求等因素确定。对于金额较大的往来款项，原则上应采用银行转账方式进行结算，以确保资金的安全和可追溯性。采用支票、汇票、本票等票据结算方式的，应严格按照票据管理规定办理相关手续，确保票据的真实性、有效性和安全性。涉及现金收付的往来款项，应严格遵守现金管理规定，确保现金的收付安全。3.结算期限公司应根据业务实际情况，合理确定往来款项的结算期限，并在销售合同或采购合同中明确约定。应收账款的结算期限一般不得超过合同约定的信用期，特殊情况需延长信用期的，应经公司相关领导审批同意。应付账款的结算期限应根据合同约定及时支付，不得无故拖欠供应商款项。如因特殊原因需要延期支付的，应提前与供应商沟通协商，并取得供应商的同意。预收账款和预付账款的结算期限应按照合同约定执行，确保预收账款及时转为收入，预付账款及时取得相应的货物或服务。五、往来款项的清理与催收1.定期清理财务部门应每月末对往来款项进行清理，编制往来款项明细表，详细列示各往来款项的余额、账龄、客户或供应商名称等信息。每季度末，财务部门应根据往来款项明细表，编制往来款项账龄分析表，对往来款项的账龄结构、金额分布等情况进行分析，重点关注账龄较长的往来款项。每年年末，财务部门应对全年往来款项进行全面清理，对确实无法收回或无需支付的往来款项，按照公司财务管理制度的规定进行处理。2.催收措施对于逾期未收回的应收账款，销售部门应及时采取催收措施，如发送催款函、电话催收、上门催收等。对于金额较大、逾期时间较长的应收账款，应成立专门的催收小组进行催收，并及时向公司领导汇报催收进展情况。财务部门应定期向销售部门提供应收账款的账龄分析表和逾期情况明细表，协助销售部门制定催收策略。对于因客户财务困难等原因导致无法收回的应收账款，销售部门应及时与客户沟通协商，争取采取债务重组、资产抵债等方式收回部分款项。如确实无法收回的，应按照公司财务管理制度的规定，计提坏账准备，并报经公司相关领导审批后进行核销。3.支付提醒对于即将到期的应付账款，财务部门应提前向采购部门发出付款提醒，确保采购部门及时安排资金支付。采购部门应在收到付款提醒后，及时核对应付账款的金额、账龄、供应商名称等信息，如有疑问应及时与财务部门沟通确认。对于因特殊原因需要延期支付的应付账款，采购部门应提前与供应商沟通协商，并取得供应商的同意。同时，应将延期支付的原因、预计支付时间等信息及时反馈给财务部门。六、往来款项的风险评估与控制1.风险评估财务部门应定期对往来款项进行风险评估，重点关注客户或供应商的信用状况、经营情况、财务状况等因素，评估往来款项可能存在的风险。对于信用状况较差、经营情况不稳定、财务状况恶化的客户或供应商，应适当提高风险评估等级，加强往来款项的管理和监控。风险评估结果应形成书面报告，提交公司管理层审阅，并作为往来款项管理决策的重要依据。2.风险控制措施根据风险评估结果，采取相应的风险控制措施。对于风险较高的往来款项，应加强催收力度，缩短结算期限，减少信用额度，甚至暂停业务往来。建立客户或供应商信用档案，记录其信用状况、交易历史、付款记录等信息，为往来款项的风险评估和控制提供参考依据。加强与客户或供应商的沟通与合作，及时了解其经营情况和财务状况的变化，发现问题及时采取措施进行处理。定期对往来款项管理制度的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决制度执行过程中存在的问题，不断完善往来款项的管理和控制。七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对往来款项进行审计监督，检查往来款项管理制度的执行情况，核实往来款项的真实性、准确性、完整性。审计部门应重点关注往来款项的核算是否规范、结算是否及时、清理是否到位、风险控制是否有效等方面的问题，并提出审计意见和建议。对于审计发现的问题，相关部门应及时进行整改，确保往来款项管理工作符合公司规定和国家法律法规的要求。2.财务检查财务部门应定期对往来款项进行自查，检查往来款项的核算、结算、清理等工作是否符合公司往来款项管理制度的规定。自查结果应形成书面报告，提交公司管理层审阅，并作为财务工作考核的重要依据。对于自查发现的问题，财务部门应及时进行整改，不断提高往来款项管理工作的质量和水平。