公章档案怎样管理制度

公章档案怎样管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章档案的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司。（三）定义1.公章：指公司在对外活动中代表公司行使职权的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.档案：指公司在公章使用过程中形成的各类文件、资料、记录等，包括申请单、审批表、使用记录、交接记录等。二、公章的种类及用途（一）公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署。（二）合同专用章用于公司签订各类合同、协议等法律文件。（三）财务专用章用于公司财务结算、票据开具等相关财务活动。（四）法定代表人章用于公司特定的财务、人事等文件的签署，或在法律规定需要法定代表人签字的场合使用。三、公章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等的刻制，须由公司行政管理部门根据公司相关规定，统一办理。2.刻制公章时，应选择具有资质的正规印章制作单位，并与其签订保密协议，明确双方的权利和义务。3.刻制公章所需的材料，如公司营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书等，应按照印章制作单位的要求提供，并确保材料的真实性和合法性。（二）启用1.新刻制的公章启用前，行政管理部门应填写《公章启用申请表》，详细注明公章名称、编号、规格、启用日期、使用范围等信息，并报公司法定代表人审批。2.经公司法定代表人审批同意后，行政管理部门应将《公章启用申请表》及相关审批文件存档，并通知公司各部门新公章正式启用。3.新公章启用后，原公章同时废止。行政管理部门应及时将废止的公章交回公司档案室妥善保管，并办理相关交接手续。四、公章的保管（一）保管原则1.公章实行专人保管制度，确保公章的安全和妥善存放。2.公章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将公章转借他人或带出公司使用。3.公章保管人员应定期对公章进行检查和维护，确保公章的清晰、完好和正常使用。（二）保管人员职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章存放安全，防止公章被盗、丢失或损坏。2.严格按照本制度规定的程序和要求使用公章，认真审核用章申请，确保用章事项合法、合规、合理。3.在用章过程中，应监督用章情况，确保用章内容与申请内容一致，不得擅自更改用章内容。4.及时记录公章的使用情况，包括用章时间、用章事项、用章人等信息，并定期将使用记录报行政管理部门备案。5.负责公章的交接工作，如因工作调动、离职等原因需要更换保管人员时，应及时办理公章交接手续，并填写《公章交接登记表》。（三）保管地点1.公司公章应存放在专门的保险柜或保险箱内，并放置在安全、保密的办公室或档案室。2.保险柜或保险箱应设置专人专用的密码和钥匙，密码和钥匙应分别由不同的人员保管，不得将密码和钥匙告知他人。五、公章的使用（一）使用流程1.用章申请人填写《公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章文件名称、用章份数、用章日期等信息，并签字确认。2.用章申请人将《公章使用申请表》提交给所在部门负责人审核，部门负责人应根据公司相关规定和实际情况，对用章事项进行认真审核，并签字确认。3.经部门负责人审核同意后，用章申请人将《公章使用申请表》提交给行政管理部门审核，行政管理部门应重点审核用章事项的合法性、合规性和必要性，并签字确认。4.行政管理部门审核通过后，将《公章使用申请表》提交给公司法定代表人或其授权的代理人审批，审批人应根据公司相关规定和实际情况，对用章事项进行最终审批，并签字确认。5.经审批同意后，用章申请人将《公章使用申请表》交至公章保管人员处，公章保管人员应根据审批意见，认真核对用章文件内容，确保用章内容与申请内容一致。6.核对无误后，公章保管人员在用章文件上加盖公章，并在《公章使用申请表》上注明盖章日期、盖章人等信息。7.用章完毕后，公章保管人员应将用章文件及《公章使用申请表》原件存档，并将复印件交回用章申请人留存。（二）使用范围1.公司公章的使用范围严格按照本制度规定执行，不得超出规定范围使用。2.公司公章主要用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署，以及法律、法规规定需要加盖公章的其他场合。3.合同专用章仅用于公司签订各类合同、协议等法律文件，不得用于其他非合同类文件的签署。4.财务专用章仅用于公司财务结算、票据开具等相关财务活动，不得用于其他非财务类文件的签署。5.法定代表人章仅用于公司特定的财务、人事等文件的签署，或在法律规定需要法定代表人签字的场合使用，不得用于其他非特定文件的签署。（三）特殊情况用章1.如遇紧急情况或特殊原因，无法按照正常流程办理用章手续时，用章申请人应及时向公司法定代表人或其授权的代理人报告，并说明情况。2.在得到公司法定代表人或其授权的代理人同意后，用章申请人可先使用公章，但应在事后及时补办相关用章手续，并将情况向行政管理部门备案。六、公章档案的管理（一）档案内容1.公章档案应包括以下内容：公章刻制申请表、审批表、刻制合同等相关文件。公章启用申请表、审批表等相关文件。公章保管人员登记表、交接登记表等相关文件。公章使用申请表、审批表、使用记录等相关文件。公章废止申请表、审批表等相关文件。其他与公章管理相关的文件、资料、记录等。（二）档案整理1.行政管理部门应定期对公章档案进行整理，按照时间顺序、类别等进行分类归档，确保档案资料的完整性和规范性。2.整理后的公章档案应装入专用的档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上注明档案名称、保管期限、起止日期等信息。（三）档案保管1.公章档案应存放在专门的档案室或档案柜内，并指定专人负责保管。2.档案室或档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案资料的安全和完好。3.公章档案保管人员应定期对档案进行检查和维护，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。（四）档案查阅1.因工作需要查阅公章档案时，查阅人应填写《公章档案查阅申请表》，详细注明查阅事项、查阅内容、查阅日期等信息，并签字确认。2.《公章档案查阅申请表》经所在部门负责人审核同意后，提交给行政管理部门审批，行政管理部门应根据公司相关规定和实际情况，对查阅申请进行认真审核，并签字确认。3.经行政管理部门审批同意后，查阅人可在指定的地点查阅公章档案，但不得擅自将档案带出档案室或复印、拍照、传播档案内容。4.查阅完毕后，查阅人应将档案资料归还档案室，并在《公章档案查阅登记表》上签字确认。（五）档案借阅1.因特殊原因需要借阅公章档案时，借阅人应填写《公章档案借阅申请表》，详细注明借阅事项、借阅内容、借阅期限、归还日期等信息，并签字确认。2.《公章档案借阅申请表》经所在部门负责人审核同意后，提交给行政管理部门审批，行政管理部门应根据公司相关规定和实际情况，对借阅申请进行认真审核，并签字确认。3.经行政管理部门审批同意后，借阅人应与档案室保管人员办理档案借阅手续，并填写《公章档案借阅登记表》。4.借阅人应按照借阅期限及时归还档案资料，如因特殊原因需要延长借阅期限时，应提前向行政管理部门提出申请，并经审批同意后方可延长。5.借阅人在借阅期间应妥善保管档案资料，不得擅自转借他人或带出公司使用，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应的赔偿责任。七、公章的废止与销毁（一）废止1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要废止公章时，行政管理部门应填写《公章废止申请表》，详细注明公章名称、编号、规格、废止原因、废止日期等信息，并报公司法定代表人审批。2.经公司法定代表人审批同意后，行政管理部门应将《公章废止申请表》及相关审批文件存档，并通知公司各部门该公章正式废止。3.公章废止后，行政管理部门应及时将废止的公章交回公司档案室妥善保管，并办理相关交接手续。（二）销毁1.对于废止的公章，行政管理部门应定期进行清理，并根据公司相关规定进行销毁。2.销毁公章时，应至少有两名以上工作人员在场监督，并填写《公章销毁登记表》，详细注明销毁日期、销毁方式、销毁公章名称、编号、规格等信息。3.销毁后的《公章销毁登记表》应存档保管，以备查阅。八、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对公章档案管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.公章的保管情况，包括保管人员是否具备资质、保管地点是否安全、保管设施是否完善等。2.公章的使用情况，包括使用流程是否规范、使用范围是否符合规定、使用记录是否完整等。3.公章档案的管理情况，包括档案内容是否完整、档案整理是否规范、档案保管是否安全、档案查阅和借阅是否符合规定等。（三）检查方式1.定期检查：行政管理部门应定期对公章档案管理制度的执行情况进行检查，一般每季度检查一次。2.不定期抽查：行政管理部门可根据工作需要，不定期对公章档案管理制度的执行情况进行抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政管理部门应及时下达整改通知书，要求相关责任人限期整