公司合同统一管理制度

公司合同统一管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和公司的各项规章制度。2.审慎严谨原则：签订合同前，应对合同对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行充分调查和评估，确保合同的合法性、真实性和可行性。3.权责明确原则：明确合同签订、履行、监督等各环节的责任主体，确保合同管理工作有序进行。4.全程管理原则：对合同从起草、审核、签订、履行到终止的全过程进行跟踪管理，及时发现和解决问题。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理委员会，作为合同管理的决策机构，负责审议重大合同及合同管理中的重大事项。合同管理委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。公司设立合同管理办公室，作为合同管理的日常工作机构，挂靠在法务部门。合同管理办公室负责合同管理的具体工作，包括合同文本起草、审核、签订、履行跟踪、归档等。（二）各部门职责1.业务部门负责合同项目的前期调研、谈判、意向书拟定等工作。负责合同的起草、送审，并对合同的履行情况进行跟踪和反馈。配合合同管理办公室进行合同纠纷的处理。2.法务部门负责合同的合法性审查，对合同条款的法律风险进行评估。参与重大合同的谈判和起草工作，提供法律意见和建议。负责合同纠纷的法律处理，维护公司的合法权益。3.财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，确保合同的财务可行性。负责对合同款项的收付进行监督和管理，确保资金安全。配合合同管理办公室进行合同执行情况的财务分析。4.审计部门负责对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，确保合同管理工作规范有序。对合同纠纷的处理情况进行审计，提出审计意见和建议。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同文本应包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰，避免歧义。对于格式合同，应仔细审查格式条款，确保其合法合规。（二）合同审核1.业务部门将起草好的合同文本提交至合同管理办公室进行审核。合同管理办公室收到合同文本后，应在[X]个工作日内完成初审。2.初审主要对合同文本的完整性、准确性、合法性等进行审查。对于初审中发现的问题，合同管理办公室应及时与业务部门沟通，提出修改意见。3.合同管理办公室初审通过后，将合同文本分送法务部门、财务部门等相关部门进行专业审核。法务部门应在[X]个工作日内完成法律审核，财务部门应在[X]个工作日内完成财务审核。4.各相关部门审核后，应出具书面审核意见。对于审核中发现的重大问题，应及时提交合同管理委员会审议。（三）合同签订1.经审核通过的合同，由业务部门负责与合同对方进行签订。签订合同前，业务部门应再次确认合同对方的主体资格、资信状况等信息。2.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。3.合同签订过程中，应严格按照公司的授权管理制度进行授权，确保签字代表具有合法有效的授权。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理办公室、法务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.履行计划应报合同管理办公室备案。合同管理办公室应定期对履行计划的执行情况进行检查和监督。（二）履行跟踪与反馈1.业务部门负责合同的具体履行工作，应按照履行计划及时、全面地履行合同义务。在履行过程中，如发现问题或需要变更合同条款，应及时与合同对方沟通协商，并向合同管理办公室报告。2.合同管理办公室应建立合同履行跟踪台账，对合同的履行情况进行实时跟踪。定期收集业务部门的履行情况报告，及时掌握合同履行动态。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，合同管理办公室应及时组织相关部门进行分析研究，制定应对措施，并向合同管理委员会报告。（三）款项收付管理1.财务部门负责合同款项的收付管理。在收到合同对方支付的款项时，应及时核对款项金额、来源等信息，并按照公司财务管理制度进行账务处理。2.支付合同款项时，财务部门应严格按照合同约定的付款方式、时间节点等进行支付。付款前，应审核相关审批手续是否齐全，确保付款的准确性和安全性。3.财务部门应定期与业务部门核对合同款项的收付情况，发现问题及时沟通解决。五、合同变更与解除管理（一）变更与解除的情形1.经合同双方协商一致，可以变更或解除合同。2.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，致使合同无法履行或部分无法履行的，可以变更或解除合同。3.一方严重违反合同约定，致使合同目的无法实现的，另一方有权解除合同。（二）变更与解除的程序1.合同变更或解除的提议方应向对方发出书面通知，说明变更或解除的原因、内容等。2.对方收到通知后，应在[X]个工作日内予以书面答复。如同意变更或解除，双方应签订书面协议；如不同意，应说明理由。3.合同变更或解除的提议方将书面通知及对方的答复提交至合同管理办公室审核。合同管理办公室审核通过后，报合同管理委员会审议。4.经合同管理委员会审议通过后，合同变更或解除的提议方负责办理相关手续，并将变更或解除后的合同文本送合同管理办公室、法务部门、财务部门等相关部门备案。六、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.合同签订前，业务部门应充分了解合同对方的资信状况、履约能力等，避免与信誉不佳或履约能力不足的单位签订合同。2.在合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时与合同对方沟通协调，避免因沟通不畅或履行不当引发纠纷。3.合同管理办公室应定期组织合同管理培训，提高员工的合同管理意识和风险防范能力。（二）纠纷处理1.合同纠纷发生后，业务部门应及时向合同管理办公室报告，并提供相关证据材料。2.合同管理办公室应会同法务部门等相关部门对纠纷进行分析研究，制定处理方案。3.根据纠纷的具体情况，可采取协商、仲裁、诉讼等方式解决。在处理纠纷过程中，应严格遵守法律法规和公司的相关规定，维护公司的合法权益。4.合同纠纷处理结束后，业务部门应及时将处理结果报合同管理办公室备案。合同管理办公室应对纠纷处理情况进行总结分析，提出改进措施和建议。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应在合同签订之日起[X]个工作日内将合同正本及相关附件、审批文件等送合同管理办公室归档。2.合同履行过程中产生的与合同有关的文件、资料，如往来函件、会议纪要、验收报告等，业务部门应及时收集整理，并送合同管理办公室归档。（二）档案整理与保管1.合同管理办公室负责对合同档案进行整理、分类、编号等工作。合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类存放，便于查阅和管理。2.合同档案应妥善保管，确保档案的完整性、真实性和安全性。档案保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。3.合同档案应建立电子档案，实现电子化管理。电子档案应与纸质档案内容一致，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报合同管理办公室审批。2.合同管理办公室根据审批意见，安排专人负责查阅，并做好查阅记录。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。3.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人、合同管理办公室负责人、分管领导签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的合同档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽换等。借阅期满后，应及时归还档案。八、监督与考核（一）监督检查1.合同管理办公室应定期对公司合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理、档案管理等环节。2.监督检查可采取自查、抽查、专项检查等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。3.各部门应积极配合合同管理办公室的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价制度，对各部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订质量