外包单位台账管理制度

外包单位台账管理制度一、总则（一）目的为加强对外包单位的管理，规范外包业务流程，确保外包工作的顺利进行，保障公司利益，特制定本台账管理制度。（二）适用范围本制度适用于与公司签订外包合同的所有外包单位，涵盖各类外包业务，包括但不限于劳务外包、项目外包、技术服务外包等。（三）管理原则1.规范管理原则：建立健全外包单位台账管理体系，明确各项管理流程和标准，确保管理工作有章可循。2.动态跟踪原则：对外包单位的相关信息和业务进展进行动态跟踪，及时更新台账内容，以便全面掌握外包工作情况。3.风险防控原则：通过台账管理，识别、评估和防控外包业务中的风险，保障公司业务安全和稳定运行。4.协同合作原则：加强与外包单位的沟通协作，促进双方在业务执行过程中的有效配合，共同实现业务目标。二、台账管理职责分工（一）人力资源部门1.负责建立和维护外包单位基本信息台账，包括外包单位名称、地址、联系方式、法定代表人、经营范围、资质证书等。2.记录外包合同签订、变更、终止等情况，跟踪合同执行进度。3.统计外包人员信息，如姓名、身份证号、岗位、入职时间、离职时间等，进行人员动态管理。4.参与对外包单位的考核评价工作，根据考核结果提出奖惩建议。（二）业务部门1.根据业务需求，提出外包申请，明确外包业务内容、要求、期限等，并协助人力资源部门进行外包单位的筛选和评估。2.负责与外包单位沟通协调业务工作，监督外包业务的执行情况，及时反馈问题和需求。3.对外包单位的工作质量、进度、服务态度等进行日常评价，为考核评价提供依据。4.根据业务实际情况，提出外包合同变更或终止的建议。（三）财务部门1.审核外包费用预算，参与外包合同中费用条款的制定和审核。2.负责对外包费用的核算、支付和结算工作，确保费用支付的准确性和合规性。3.监督外包费用的使用情况，对异常费用进行调查和处理。（四）法务部门1.审核外包合同文本，确保合同条款合法合规，保护公司权益。2.参与处理外包业务中的法律纠纷和风险防范工作，提供法律意见和建议。三、外包单位基本信息台账管理（一）台账建立1.人力资源部门在与外包单位首次合作前，收集其基本信息，包括但不限于：营业执照副本复印件（加盖公章）。税务登记证副本复印件（加盖公章）。组织机构代码证副本复印件（加盖公章）。法定代表人身份证明书及身份证复印件。资质证书（如相关行业资质、安全生产许可证等）复印件。联系方式（联系人姓名、电话、邮箱等）。其他相关证明材料。2.将收集到的信息进行整理、核对，录入外包单位基本信息台账。台账应包括以下内容：外包单位编号：为每个外包单位赋予唯一的编号，便于管理和查询。外包单位名称：填写外包单位全称。法定代表人：填写外包单位法定代表人姓名。地址：填写外包单位注册地址及实际经营地址。联系方式：填写联系人姓名、电话、邮箱等。经营范围：填写外包单位经工商登记的经营范围。资质证书：记录外包单位持有的相关资质证书名称及有效期。合作起始时间：填写与公司首次签订外包合同的时间。合作终止时间：如合同有明确终止时间，填写该时间；如未明确，可不填。合同编号：记录与外包单位签订的合同编号。备注：记录其他需要说明的事项，如特殊要求、历史合作情况等。（二）信息更新1.当外包单位的基本信息发生变更时，如名称、法定代表人、地址、联系方式、经营范围、资质证书等，外包单位应及时以书面形式通知公司人力资源部门。2.人力资源部门收到变更通知后，在5个工作日内对台账信息进行更新，并将变更后的信息告知相关业务部门和财务部门。3.对于资质证书等有效期变更的情况，人力资源部门应在证书到期前30天提醒外包单位及时办理续期手续，并更新台账中的有效期信息。（三）台账查询与使用1.公司内部各部门可根据工作需要，通过公司信息管理系统查询外包单位基本信息台账。如需获取纸质台账信息，可向人力资源部门提出申请。2.人力资源部门应定期对外包单位基本信息台账进行整理和分析，为公司决策提供参考依据，如评估外包单位整体情况、分析外包业务分布等。四、外包合同台账管理（一）台账建立1.人力资源部门在与外包单位签订合同后，及时建立外包合同台账。台账应详细记录以下内容：合同编号：按照公司合同编号规则为每份外包合同赋予唯一编号。外包单位编号：填写与合同对应的外包单位编号。外包单位名称：填写外包单位全称。合同名称：明确外包合同的具体名称，如[项目名称]劳务外包合同、[业务内容]技术服务外包合同等。合同签订日期：记录合同签订的具体年月日。合同期限：填写合同约定的起始日期和终止日期。业务内容：详细描述外包业务的具体工作内容和要求。费用条款：包括合同总金额、付款方式、付款周期、费用结算方式等。双方权利义务：明确双方在合同履行过程中的权利和义务。违约责任：记录合同中约定的双方违约责任。合同变更记录：如有合同变更情况，记录变更日期、变更内容等。合同终止记录：记录合同终止日期、终止原因等。备注：记录其他需要说明的事项，如特殊条款、补充协议等。（二）合同执行跟踪1.业务部门负责跟踪外包合同的执行情况，定期向人力资源部门反馈合同执行进度、存在的问题及需求变更等信息。2.人力资源部门根据业务部门反馈的信息，及时更新外包合同台账中的执行情况记录，确保台账信息与实际业务进展一致。3.对于合同执行过程中出现的重大问题或风险，业务部门应及时与外包单位沟通协商解决，并向公司相关领导汇报。人力资源部门根据领导指示，调整合同台账管理措施，加强风险防控。（三）合同变更与终止管理1.合同履行期间，如因业务需求变化、法律法规调整等原因需要变更合同条款，业务部门应及时提出合同变更申请，说明变更原因、变更内容等。2.人力资源部门对合同变更申请进行审核，涉及费用、权利义务等重要条款变更的，需征求财务部门、法务部门意见。审核通过后，组织双方签订合同变更协议，并在合同台账中记录变更情况。3.合同期满或因其他原因需要终止合同时，业务部门应提前通知外包单位，并与外包单位协商办理终止手续。人力资源部门负责监督合同终止的执行情况，确保双方按照合同约定履行各自义务。合同终止后，在台账中记录终止日期、终止原因等信息。（四）台账查询与统计分析1.公司内部各部门可通过公司信息管理系统查询外包合同台账，了解合同签订、执行、变更、终止等情况。如需获取详细合同文本或相关资料，可向人力资源部门提出申请。2.人力资源部门定期对外包合同台账进行统计分析，如按合同类型、业务部门、外包单位等维度统计合同数量、金额、执行情况等，为公司决策提供数据支持，如评估外包业务成本效益、优化外包业务布局等。五、外包人员台账管理（一）台账建立1.人力资源部门在办理外包人员入职手续后，及时建立外包人员台账。台账应记录以下信息：人员编号：为每个外包人员赋予唯一编号。外包单位编号：填写所属外包单位编号。外包单位名称：填写外包人员所属外包单位全称。姓名：填写外包人员姓名。身份证号：记录外包人员身份证号码。岗位：填写外包人员在公司从事的工作岗位。入职时间：记录外包人员入职公司的具体日期。离职时间：如外包人员离职，填写离职日期；如在职，可不填。联系方式：填写外包人员的联系电话、邮箱等。考勤记录：记录外包人员的出勤、请假、加班等考勤情况。绩效考核记录：记录外包人员的绩效考核结果。备注：记录其他需要说明的事项，如特殊情况、奖惩记录等。（二）人员动态管理1.人力资源部门负责外包人员的日常管理工作，包括入职、离职手续办理，考勤管理，薪酬核算等。2.外包单位应及时向人力资源部门报送外包人员的变动信息，如新增人员、人员离职、岗位调整等。人力资源部门在收到信息后，及时更新外包人员台账。3.对于离职的外包人员，人力资源部门应在离职手续办理完毕后，在台账中记录离职日期，并将相关信息通知业务部门和财务部门。（三）考勤与绩效考核管理1.人力资源部门负责制定外包人员考勤管理制度，明确考勤方式、考勤周期、请假流程等。外包单位应按照公司考勤制度对所属外包人员进行考勤管理，并定期将考勤记录报送人力资源部门。2.人力资源部门根据外包人员的考勤记录，核算其薪酬和绩效奖金。同时，按照公司绩效考核制度，对外包人员进行绩效考核，考核结果作为薪酬调整、奖惩等的依据，并记录在台账中。3.业务部门可根据工作需要，对外包人员的工作表现进行评价，评价结果反馈给人力资源部门，作为绩效考核的参考。（四）台账查询与使用1.公司内部各部门可根据工作需要，通过公司信息管理系统查询外包人员台账，了解外包人员基本信息、考勤情况、绩效考核结果等。如需获取纸质台账信息或详细人员资料，可向人力资源部门提出申请。2.人力资源部门应定期对外包人员台账进行分析，如人员结构分析、考勤情况分析、绩效分布分析等，为优化外包人员管理提供依据，如合理调整人员配置、加强培训与激励等。六、外包业务费用台账管理（一）台账建立1.财务部门在与外包单位进行费用结算后，及时建立外包业务费用台账。台账应记录以下内容：费用台账编号：为每个费用台账赋予唯一编号。外包单位编号：填写与费用对应的外包单位编号。外包单位名称：填写外包单位全称。合同编号：记录与费用相关的外包合同编号。费用期间：填写费用核算的时间段，如[年/月]。费用项目：明确费用明细，如劳务费用、服务费用、设备租赁费用等。金额：记录各项费用的具体金额。付款日期：记录实际付款的日期。发票号码：记录外包单位提供的发票号码。备注：记录其他需要说明的事项，如费用调整原因、特殊支付情况等。（二）费用核算与支付1.财务部门根据外包合同约定的费用条款，对外包业务费用进行核算。在费用核算过程中，应审核业务部门提交的费用结算申请，确保费用支出的合理性和合规性。2.财务部门按照合同约定的付款方式和付款周期，及时安排对外包单位的费用支付。在支付费用前，应核对发票信息，确保发票真实、有效。3.财务部门在完成费用支付后，将支付信息记录在外包业务费用台账中，并更新相关财务报表。（三）费用统计与分析1.财务部门定期对外包业务费用台账进行统计，如按外包单位、合同、费用项目等维度统计费用发生情况，生成费用报表。2.对费用数据进行分析，如对比不同外包单位的费用支出、分析费用变动趋势、评估费用效益等，为公司成本控制和决策提供依据。发现费用异常情况时，及时与业务部门沟通核实原因，并采取相应措施。（四）台账查询与审计1.公司内部各部门可根据工作需要，通过公司财务信息系统查询外包业务费用台账，了解费用支出情况。如需获取详细费用明细或相关凭证，可向财务部门提出申请。2.审计部门定期对外包业务费用台账进行审计，检查费用核算的准确性、支付的合规性等。财务部门应积极配合审计工作，提供相关资料和解释。七、外包单位考核评价管理（一）考核评价周期1.对外包单位的考核评价每季度进行一次，于每季度末月的[具体日期]前完成。2.对于合同期限较短或业务量较小的外包项目，可根据实际情况适当缩短考核评价周期。（二）考核评价内容1.工作质量：主要考核外包单位完成的工作是否符合合同要求和公司标准，包括工作成果的准确性、完整性、及时性等。2.工作进度：考核外包单位是否按照合同约定的时间节点完成工作任务，有无延误情况及采取的应对措施。3.服务态度：评价外包单位与公司各部门沟通协作的情况，包括响应速度、配合程度、解决问题的能力等。4.费用控制：考察外包单位费用支出是否合理，有无超支情况，以及对成本控制的措施和效果。5.安全管理：对于涉及安全风险的外包业务，考核外包单位的安全管理制度执行情况、安全措施落实情况等。6.其他方面：根据外包业务的特点和公司要求，可增加其他考核内容，如创新能力、团队建设等。（三）考核评价方式1.业务部门评价：业务部门根据日常工作中对外包单位的观察和了解，按照考核评价内容，对其进行评分，并填写《外包单位考核评价表》。评分标准如下：优秀（90100分）：工作质量高，进度提前完成，服务态度好，费用控制合理，安全管理到位，有突出表现。良好（8089分）：工作质量较好，进度按时完成，服务态度良好，费用控制在合理范围内，安全管理无重大问题。合格（6079分）：工作质量基本符合要求，进度无明显延误，服务态度一般，费用控制基本合理，安全管理有一定措施。不合格（60分以下）：工作质量存在较多问题，进度严重延误，服务态度差，费用超支，安全管理存在重大隐患。2.人力资源部门评价：人力资源部门结合外包人员管理情况、合同执行情况等，对外包单位进行评价，填写《外包单位考核评价表》。3.综合评价：人力资源部门汇总业务部门和自身的评价结果，计算外包单位的综合得分。综合得分=业务部门平均得分×60%+人力资源部门得分×40%。（四）考核评价结果应用1.奖惩措施：根据考核评价结果，对表现优秀的外包单位给予奖励，如表彰、增加业务合作机会、提高费用支付比例等；对考核不合格的外包单位进行处罚，如警