学校软件采购管理制度

学校软件采购管理制度一、总则（一）目的为规范学校软件采购行为，确保所采购软件符合学校教学、管理等工作需求，提高软件采购的质量和效益，加强对软件采购过程的管理与监督，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门因教学、科研、管理等工作需要进行的软件采购活动。（三）基本原则1.合法性原则软件采购应严格遵守国家法律法规以及相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.需求导向原则根据学校实际工作需求，科学合理地确定软件采购的功能、性能等要求，避免盲目采购。3.质量优先原则优先选择质量可靠、功能稳定、技术先进且售后服务良好的软件产品。4.公平公正公开原则采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保各供应商享有平等的参与机会，接受学校内部和社会的监督。5.效益原则在满足需求的前提下，充分考虑软件采购的成本效益，实现资源的优化配置。二、软件采购需求的提出与审批（一）需求提出1.学校各部门根据教学、科研、管理等工作的实际需要，填写《软件采购需求申请表》，详细说明所需软件的名称、功能要求、技术规格、应用范围、预计使用人数、预算金额等内容。2.对于涉及多个部门协同使用的软件，由牵头部门负责组织相关部门共同研究确定需求，并在申请表中明确各部门的使用需求和职责分工。（二）需求审批1.《软件采购需求申请表》提交至部门负责人审核，部门负责人应从工作实际需求、预算合理性等方面进行审查，签署审核意见后报分管校领导审批。2.分管校领导根据学校整体工作规划、资源状况等因素对需求进行审批。对于重大软件采购项目，需提交学校校长办公会或党委会审议决定。三、采购方式（一）公开招标1.当采购软件的金额达到学校规定的公开招标限额标准，且采购项目具有明确的技术规格和标准，市场竞争充分时，采用公开招标方式。2.学校应委托具有相应资质的招标代理机构，按照国家和地方有关招标法律法规的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。3.招标文件应明确软件的技术要求、商务条款、评标标准等内容，确保招标过程的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.学校应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求参照公开招标执行，但在供应商选择范围上有所限制。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.学校应成立谈判小组，由学校代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。与不少于三家的供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.学校应组织专业人员对单一来源采购的必要性进行论证，并形成论证报告。采购过程中，应与单一供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的软件采购项目，可以采用询价方式采购。2.学校应成立询价小组，由学校代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。四、采购流程（一）采购准备1.需求部门在需求审批通过后，配合学校采购管理部门开展采购准备工作。2.采购管理部门根据采购方式的不同，组织相关人员编制采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。3.采购管理部门负责发布采购信息，公开招标和邀请招标项目应在指定的媒体上发布招标公告；竞争性谈判、单一来源采购和询价项目应向符合条件的供应商发出邀请或询价通知书。（二）供应商报名与资格审查1.供应商在规定时间内报名参加采购项目，并提交相关资格证明文件。2.采购管理部门会同相关部门对供应商的资格进行审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、软件著作权证书、业绩情况、售后服务能力等。3.对于资格审查合格的供应商，采购管理部门将其列入供应商名单；对于资格审查不合格的供应商，应及时通知其原因。（三）采购文件发放1.向资格审查合格的供应商发放采购文件，供应商应在规定时间内签收。2.采购管理部门应向供应商提供必要的答疑服务，解答供应商对采购文件的疑问。对于供应商提出的重大疑问，采购管理部门应组织相关人员进行研究，并以书面形式回复所有供应商。（四）投标/响应文件提交1.供应商应按照采购文件的要求，在规定时间内编制并提交投标/响应文件。投标/响应文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容。2.投标/响应文件应密封包装，并在封口处加盖供应商公章。供应商应在规定时间内将投标/响应文件送达指定地点。（五）开标/谈判/询价1.公开招标、邀请招标项目按照招标文件规定的时间、地点进行开标。开标过程应公开进行，由采购人或其委托的招标代理机构主持，邀请所有投标人参加。开标时，应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.竞争性谈判项目由谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的程序和内容进行谈判，要求供应商对其投标/响应文件进行澄清、说明或补正，并根据谈判情况要求供应商在规定时间内进行最后报价。3.询价项目由询价小组与供应商进行询价。询价小组应按照询价通知书规定的程序和内容进行询价，要求供应商一次报出不得更改的价格。（六）评标/评审1.公开招标、邀请招标项目由评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标委员会应根据评标结果编写评标报告，评标报告应包括评标情况说明、评标结果、推荐的中标候选人名单及其排序等内容。2.竞争性谈判项目由谈判小组根据谈判情况和评定成交的标准，确定成交供应商。谈判小组应编写谈判报告，谈判报告应包括谈判情况说明、谈判结果、成交供应商名单及其报价等内容。3.询价项目由询价小组根据询价情况和符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商。询价小组应编写询价报告，询价报告应包括询价情况说明、询价结果、成交供应商名单及其报价等内容。（七）中标/成交公示与合同签订1.采购项目确定中标/成交供应商后，学校应在指定媒体上发布中标/成交公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，如无异议，中标/成交供应商即为最终确定的供应商。2.学校与中标/成交供应商应在中标/成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。采购合同应明确软件的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送学校财务、审计等部门备案。五、软件验收（一）验收准备1.采购合同签订后，需求部门应根据合同要求，制定软件验收方案，明确验收标准、验收流程、验收人员等内容。2.需求部门应组织相关人员对软件进行安装、调试，确保软件能够正常运行。（二）验收实施1.验收人员应按照验收方案对软件的功能、性能、质量等进行全面检查。验收内容包括软件的功能是否符合合同要求、运行是否稳定可靠、数据是否准确无误、界面是否友好等。2.验收人员应认真填写《软件验收报告》，详细记录验收过程和验收结果。验收报告应包括软件名称、版本号、供应商名称、合同编号、验收依据、验收标准、验收内容、验收结果等内容。3.对于验收过程中发现的问题，验收人员应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改。供应商整改完成后，验收人员应进行复查，直至软件完全符合合同要求。（三）验收结果处理1.经验收合格的软件，由验收人员在验收报告上签字确认，并报学校相关部门备案。2.经验收不合格的软件，学校应及时与供应商协商解决。如供应商拒绝承担责任或无法解决问题，学校可根据合同约定采取相应的措施，如扣除货款、追究违约责任等。六、售后服务（一）售后服务要求1.供应商应按照合同约定提供软件的售后服务，包括软件升级、故障排除、技术支持等。2.供应商应建立完善的售后服务体系，设立专门的售后服务热线或邮箱，及时响应学校的售后服务需求。3.供应商应定期对软件进行回访，了解软件的使用情况，收集用户的意见和建议，不断改进软件的性能和服务质量。（二）售后服务监督1.学校采购管理部门负责对供应商的售后服务进行监督和检查，定期收集学校各部门对软件售后服务的反馈意见。2.对于供应商售后服务不到位的情况，采购管理部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改。如供应商拒不整改或整改后仍不符合要求，学校可根据合同约定采取相应的措施，如扣除售后服务费用、终止合同等。七、采购档案管理（一）档案内容软件采购档案应包括采购项目的需求文件、采购文件、投标/响应文件、评标/评审报告、中标/成交通知书、采购合同、验收报告、售后服务记录等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购管理部门应指定专人负责软件采购档案的整理和保管工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案资料应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，建立电子和纸质档案。电子档案应进行备份，防止数据丢失。3.档案保管期限应按照国家和学校有关规定执行，一般采购项目档案保管期限为五年，重大采购项目档案保管期限为十年。（三）档案查阅与借阅1.学校内部人员因工作需要查阅软件采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案保管部门查阅。2.因特殊情况需要借阅软件采购档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案保管部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限不得超过规定时间，借阅人应妥善保管档案，不得转借、复印、涂改档案内容。八、监督与责任追究（一）监督机制1.学校审计部门负责对软件采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等。2.学校纪检监察部门负责对软件采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和严肃性。3.学校采购管理部门应定期对软件采购工作进行总结和分析，不断完善采购管理制度和流程。（二）责任追究1.在软件采购过程中，如发现采购人员、供应商或其他相关人员存在违规违纪行为，学校将依法依规追究其责任。2.对于采购人员违反采购纪律，如接受供应商贿赂、泄露采购机密等行为，学校将视情节