建工公司集采管理制度VIP

建工公司集采管理制度一、总则（一）目的为规范建工公司集中采购管理工作，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强内部控制，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于建工公司及所属各项目、分公司涉及的各类工程物资、设备、服务等的集中采购活动。（三）基本原则1.集中采购原则：对符合条件的采购项目实施集中采购，发挥规模采购优势，提高采购效益。2.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督和相关部门的检查。3.质量优先原则：在满足项目需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品。4.成本控制原则：通过合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高资金使用效率。二、职责分工（一）集采管理部门1.采购管理中心负责制定和完善公司集采管理制度、流程和标准。组织实施各类物资、设备、服务的集中采购工作，包括采购计划编制、供应商选择、采购合同签订与执行等。建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估、考核和管理。协调解决采购过程中的问题和纠纷，定期向上级汇报集采工作进展情况。2.项目需求部门根据项目施工进度和实际需求，及时、准确地向采购管理中心提交采购申请。参与采购过程中的技术规格确定、供应商考察、合同评审等工作，提供技术支持和需求反馈。负责对采购物资、设备的到货验收、质量检验和使用过程中的跟踪管理。（二）其他相关部门1.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，对采购付款进行审核和监督。参与采购合同的评审，对合同中的财务条款进行把关。定期对采购成本进行分析和核算，提供财务数据支持。2.法务部门参与采购合同的起草、审核和修订，确保合同的合法性和有效性。为采购过程中的法律问题提供咨询和支持，处理采购纠纷和诉讼案件。3.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性和采购成本的合理性。对采购项目进行绩效审计，评价采购工作的成效和效益。三、采购计划管理（一）计划编制依据1.项目施工图纸、施工组织设计和施工进度计划。2.项目物资消耗定额、设备配置标准和服务需求清单。3.库存物资情况，包括库存数量、质量状况和使用期限等。4.市场供应情况，如物资价格波动趋势、供应商供货能力等。（二）计划编制流程1.项目需求部门在每个月的[具体日期]前，根据项目实际情况，编制次月的采购计划，并提交至采购管理中心。采购计划应详细列出物资、设备或服务的名称、规格型号、数量、预计到货时间等信息。2.采购管理中心收到项目需求部门提交的采购计划后，进行汇总和审核。审核内容包括采购需求的合理性、准确性，库存情况的核实，以及采购时间的安排等。3.对于审核通过的采购计划，采购管理中心根据物资、设备或服务的类别和性质，进行分类整理和排序。对于金额较大、采购周期较长或技术要求较高的采购项目，应制定专项采购计划，并明确采购责任人、时间节点和工作要求。4.采购管理中心将审核后的采购计划报公司分管领导审批。分管领导根据公司整体战略规划、资金状况和项目实际需求，对采购计划进行审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因项目设计变更、施工进度调整、市场供应变化等原因需要对采购计划进行调整，项目需求部门应及时填写《采购计划调整申请表》，详细说明调整的原因、内容和影响，并提交至采购管理中心。2.采购管理中心收到《采购计划调整申请表》后，进行审核和评估。审核内容包括调整的必要性、合理性，以及对项目进度、成本和质量的影响等。3.对于审核通过的采购计划调整申请，采购管理中心报公司分管领导审批。分管领导审批通过后，采购管理中心及时通知相关部门和供应商，并对采购计划进行相应的调整。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理中心负责建立供应商准入标准和流程，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等条件。2.潜在供应商向采购管理中心提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.采购管理中心对潜在供应商提交的申请和材料进行初审，初审合格后，组织相关部门对供应商进行实地考察和评估。考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产设备和工艺、人员配备和技术水平等。4.采购管理中心根据实地考察和评估结果，填写《供应商考察评估报告》，提出是否准入的建议。对于准入的供应商，采购管理中心将其纳入供应商数据库，并建立供应商档案。（二）供应商考核1.采购管理中心定期对供应商进行考核，考核周期为每[具体时间段]一次。考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合同执行情况等方面。2.采购管理中心根据考核指标和标准，制定《供应商考核评分表》，并组织相关部门对供应商进行评分。考核评分结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于考核结果为优秀的供应商，采购管理中心在下次采购时给予适当的奖励，如优先采购、增加采购份额、延长付款期限等；对于考核结果为不合格的供应商，采购管理中心将视情况采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施。4.采购管理中心将供应商考核结果及时反馈给供应商，并要求供应商针对存在的问题进行整改。供应商应在规定的时间内提交整改报告，采购管理中心对整改情况进行跟踪和复查。（三）供应商淘汰1.对于出现以下情况之一的供应商，采购管理中心将予以淘汰：连续两次考核结果为不合格的。提供的产品质量存在严重问题，给公司造成重大损失的。交货期严重延误，影响项目施工进度的。违反合同约定，存在严重违约行为的。其他不符合公司供应商准入标准或合作要求的情况。2.采购管理中心填写《供应商淘汰申请表》，详细说明淘汰的原因和依据，并报公司分管领导审批。分管领导审批通过后，采购管理中心及时通知供应商，并在供应商数据库中删除该供应商信息。五、采购实施管理（一）采购方式选择1.采购管理中心根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于符合下列条件之一的采购项目，应采用公开招标方式：采购金额较大，达到公司规定的公开招标限额标准的。采购项目技术复杂或有特殊要求，只有少数潜在供应商可供选择的。公司认为需要采用公开招标方式的其他采购项目。3.对于符合下列条件之一的采购项目，可采用邀请招标方式：采购金额较大，但因技术复杂、专业性强等原因，潜在供应商数量有限的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的。公司认为需要采用邀请招标方式的其他采购项目。4.对于符合下列条件之一的采购项目，可采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。5.对于符合下列条件之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。6.对于采购金额较小、技术规格简单、市场供应充足的采购项目，可采用询价采购方式。（二）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购管理中心负责编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，采购管理中心应充分征求项目需求部门、技术部门、法务部门等相关部门的意见和建议，确保采购文件的准确性、完整性和合法性。3.采购文件编制完成后，采购管理中心应组织相关部门进行审核。审核通过后的采购文件报公司分管领导审批。审批通过后的采购文件作为采购活动的依据。（三）采购评审1.对于采用招标、竞争性谈判等方式的采购项目，采购管理中心应组织成立评审小组。评审小组由采购管理中心、项目需求部门、技术部门、法务部门、财务部门等相关人员组成，人数应为[具体人数]以上的单数。2.评审小组应按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审过程应客观、公正、公平，记录评审过程和结果，并形成评审报告。3.评审报告应包括采购项目基本情况、评审过程、评审结果、推荐的中标候选人或成交供应商等内容。评审报告经评审小组成员签字确认后，报公司分管领导审批。（四）采购合同签订1.根据评审结果，采购管理中心负责与中标候选人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资、设备或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购管理中心应将合同草本提交法务部门进行审核。法务部门对合同的合法性、有效性进行审核，并提出修改意见和建议。采购管理中心根据法务部门的审核意见，对合同草本进行修改和完善。3.采购合同经法务部门审核通过后，报公司分管领导审批。分管领导审批通过后，采购管理中心与供应商签订正式采购合同，并加盖公司合同专用章。（五）采购合同执行1.采购合同签订后，采购管理中心应及时将合同副本分发给项目需求部门、财务部门等相关部门，并跟踪合同执行情况。2.项目需求部门负责按照合同约定，对采购物资、设备的到货时间、数量、质量等进行验收。验收合格后，项目需求部门填写《采购验收单》，并签字确认。3.财务部门根据采购合同和《采购验收单》，按照合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。采购付款应严格按照公司财务管理制度执行，确保资金支付的安全和合规。4.在采购合同执行过程中，如出现供应商违约、合同变更、不可抗力等情况，采购管理中心应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施解决问题，并按照合同约定和公司相关规定进行处理。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理中心应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.风险识别可采用问卷调查、专家咨询、案例分析、数据分析等方法，全面、系统地识别采购过程中可能面临的各种风险。（二）风险评估1.采购管理中心根据风险识别结果，对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法、模糊综合评价法等，对风险进行量化评估，为制定风险应对措施提供依据。（三）风险应对1.根据风险评估结果，采购管理中心制定相应的风险应对措施。风险应对措施主要包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于高风险的采购项目，应采取风险规避措施，如放弃采购项目、选择其他采购方式或供应商等；对于中风险的采购项目，应采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善采购合同条款、增加质量检验环节等；对于低风险的采购项目，可采取风险转移措施，如购买保险、要求供应商提供担保等；对于风险发生可能性较小且影响程度较低的采购项目，可采取风险接受措施，如加强监控和预警，及时发现和处理风险事件。（四）风险监控1.采购管理中心应建立风险监控机制，对采购风险进行实时监控和预警。风险监控可通过定期检查、数据分析、供应商反馈等方式进行，及时发现风险变化情况。2.对于监控过程中发现的风险事件，采购管理中心应及时采取措施进行处理，并分析风险事件产生的原因，总结经验教训，完善风险管理制度和流程，防止类似风险事件再次发生。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门负责对采购活动进行定期审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性和采购成本的合理性。2.审计部门可通过查阅采购文件、合同、账目、报表等资料，实地查看采购物资、设备的到货情况和使用情况，访谈相关人员等方式进行审计监督。3.对于审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。采购管理中心和相关部