制药公司库存管理制度

制药公司库存管理制度一、总则1.目的为加强公司库存管理，确保药品质量安全，提高库存周转率，降低运营成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有药品及相关物资的库存管理活动，包括采购、存储、盘点、销售等环节。3.基本原则准确性原则：确保库存数据准确无误，账实相符。安全性原则：保证药品及物资的存储安全，防止变质、损坏、丢失等情况发生。高效性原则：优化库存流程，提高库存管理效率，减少库存积压。合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业规范，确保库存管理合法合规。二、库存管理职责分工1.采购部门根据销售订单和库存情况，制定合理的采购计划。选择合格的供应商，签订采购合同，并跟踪采购订单的执行情况。负责采购物资的到货验收工作，确保物资数量、质量符合要求。2.仓库管理部门负责药品及物资的入库、存储、保管和出库工作。建立库存台账，及时记录库存的增减变动情况，保证账实相符。定期对库存进行盘点，编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析和处理。负责库存物资的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。3.质量管理部门对入库药品进行质量检验，确保药品符合质量标准。监督库存药品的存储条件，防止药品因存储不当导致质量问题。对库存药品的质量状况进行定期检查和评估，及时处理不合格药品。4.销售部门及时了解市场需求和销售动态，为采购部门提供准确的销售信息。根据销售订单安排发货，确保货物及时、准确地交付给客户。负责销售退回药品的接收和处理工作。5.财务部门负责库存物资的账务核算，定期与仓库管理部门核对账目。根据库存情况和采购合同，审核采购付款申请。参与库存盘点工作，对盘点结果进行财务处理。三、库存采购管理1.采购计划制定销售部门应定期向采购部门提供销售预测数据，采购部门结合当前库存水平、生产计划等因素，制定月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预计到货时间等信息，并经相关部门审核批准。2.供应商选择与管理采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和审核。定期对供应商进行考核，对于不符合要求的供应商，及时采取措施进行调整或淘汰。3.采购合同签订采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购合同应经公司法律部门审核后签订，并妥善保管合同副本。4.采购订单执行采购部门根据采购合同下达采购订单，并跟踪订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量到货。物资到货前，采购部门应通知仓库管理部门做好验收准备工作。四、库存入库管理1.到货验收仓库管理部门在物资到货时，应依据采购合同和送货单，对物资的数量、规格、型号、质量等进行验收。对于药品，质量管理部门应按照相关质量标准进行抽样检验，检验合格后方可办理入库手续。验收过程中如发现物资存在数量短缺、质量不合格等问题，应及时与供应商联系，要求其补货或换货，并做好记录。2.入库手续办理验收合格的物资，仓库管理人员应填写入库单，详细记录物资的名称、规格、数量、供应商等信息，并签字确认。入库单应一式多联，分别送交采购部门、财务部门、仓库管理部门留存。仓库管理人员应根据入库单及时将物资入库，并按照规定的存储方式进行摆放，确保物资存储安全、有序。五、库存存储管理1.存储环境要求仓库应具备良好的通风、防潮、防虫、防盗等条件，根据药品及物资的特性，设置相应的存储区域和存储设备。药品应按照剂型、用途、储存条件等分类存放，并有明显的标识。对有特殊存储要求的物资，如易燃易爆物品、易制毒化学品等，应按照相关规定进行单独存储和管理。2.库存盘点仓库管理部门应定期对库存进行盘点，盘点周期分为月度小盘点和年度大盘点。月度小盘点应在每月末进行，由仓库管理人员自行组织，盘点结果应与库存台账进行核对。年度大盘点应在每年年末进行，由公司统一组织，财务部门、质量管理部门等相关人员参与。盘点结束后，应编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析和说明，并提出处理意见。对于盘盈、盘亏的物资，应及时查明原因，属于正常损耗的，经审批后进行账务处理；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任。3.库存预警仓库管理部门应设定库存上下限，当库存低于下限或高于上限时，系统自动发出预警信息。采购部门收到库存预警信息后，应及时分析库存情况，调整采购计划，确保库存保持在合理水平。六、库存出库管理1.发货流程销售部门根据销售订单开具发货通知单，通知仓库管理部门发货。仓库管理人员接到发货通知单后，应核对订单信息与库存情况，确认无误后办理出库手续。发货时，仓库管理人员应按照发货通知单的要求，准确拣选货物，并进行包装、标识等工作。货物发出后，仓库管理人员应及时更新库存台账，并将发货信息反馈给销售部门和财务部门。2.销售退回管理对于客户退回的药品，销售部门应及时通知仓库管理部门接收。仓库管理部门在接收销售退回药品时，应检查药品的包装、质量等情况，如发现问题应及时与销售部门和质量管理部门沟通。销售退回药品经质量管理部门检验合格后，方可办理入库手续；如检验不合格，应按照不合格药品处理程序进行处理。七、库存盘点管理1.盘点计划制定每年年末，财务部门应会同仓库管理部门、质量管理部门等制定年度盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工、盘点方法等内容。盘点计划应经公司管理层审批后实施。2.盘点准备工作盘点前，仓库管理部门应清理库存物资，整理货位，核对库存台账与实物是否一致。财务部门应准备好相关的账簿、报表等资料，以便与盘点结果进行核对。质量管理部门应准备好检验工具和标准，对库存药品进行质量检验。3.盘点实施盘点人员应按照分工，对库存物资进行逐一清点，并如实记录盘点结果。盘点过程中，应注意账实相符情况，如发现账实不符，应及时查明原因，并记录差异情况。对于贵重药品、特殊药品等，应进行重点盘点。4.盘点报告编制盘点结束后，盘点人员应根据盘点记录编制盘点报告，详细说明盘点范围、方法、结果、差异原因及处理建议等内容。盘点报告应经盘点人员签字确认后，提交给财务部门、仓库管理部门、质量管理部门等相关部门审核。5.盘点结果处理财务部门应根据审核后的盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行账务处理。仓库管理部门应根据盘点结果，调整库存台账，确保账实相符。对于盘点过程中发现的问题，如库存管理不善、账务处理错误等，相关部门应进行整改，并追究相关人员的责任。八、库存成本管理1.成本核算方法公司采用先进先出法对库存物资进行成本核算。财务部门应按照成本核算方法，准确计算库存物资的成本，并定期进行成本分析。2.库存成本控制采购部门应通过合理选择供应商、优化采购批量等方式，降低采购成本。仓库管理部门应加强库存管理，减少库存积压和损耗，提高库存周转率，降低库存成本。财务部门应定期对库存成本进行分析和评估，提出成本控制建议，为公司决策提供依据。九、库存信息化管理1.库存管理系统建设公司应建立完善的库存管理系统，实现库存信息的实时录入、查询、统计和分析等功能。库存管理系统应与采购管理系统、销售管理系统、财务管理系统等进行集成，实现数据共享和业务协同。2.数据维护与管理仓库管理部门应指定专人负责库存管理系统的数据维护工作，确保数据的准确性和及时性。定期对库存管理系统的数据进行备份，防止数据丢失。财务部门应定期对库存管理系统的数据进行审核和分析，确保数据与实际业务相符。十、库存安全管理1.安全制度与措施制定库存安全管理制度，明确安全责任，加强安全教育，提高员工的安全意识。仓库应配备必要的消防器材、安全设施等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。加强仓库的安全保卫工作，设置门禁系统，限制无关人员进入仓库区域。2.应急处理预案制定库存安全事故应急处理预案，明确应急处理流程和责任分工。定期组织应急演练，提高员工应对突发安全事故的能力。发生安全事故时，应立即启动应急处理预案，采取有效措施进行救援和处理，并及时向上级报告。十一、库存绩效评估1.评估指标设定设定库存周转率、库存准确率、库存损耗率、采购成本降低率等绩效评估指标。库存周转率=销售成本/平均库存余额库存准确率=账实相符的库存数量/库存总数量×100%库存损耗率=库存损耗数量/期初库存数量×100%采购成本降低率=（上期采购成本本期采购成本）/上期采购成本×100%2.评估周期与方法库存绩效评估周期为季度和年度。采用定量与定性相结合的评估方法，通过对各