学校保密文件管理制度

学校保密文件管理制度一、总则（一）目的为加强学校保密文件管理，确保学校各类保密文件的安全，防止文件泄露，保障学校的合法权益和正常工作秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工在处理和保管保密文件过程中的行为。（三）基本原则1.严格保密原则：对涉及学校机密的文件，必须采取严格的保密措施，防止信息泄露。2.明确责任原则：明确各部门、各岗位在保密文件管理中的职责，做到责任到人。3.规范流程原则：建立规范的保密文件处理流程，确保文件从产生到销毁的全过程得到有效管理。4.适度公开原则：在确保保密的前提下，根据工作需要，对部分保密文件进行适度公开，以促进学校工作的开展。二、保密文件的定义与分类（一）定义保密文件是指学校在教学、科研、管理等工作中形成的，涉及国家秘密、学校商业秘密、个人隐私等，需要采取保密措施的文件资料。（二）分类1.绝密文件：涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的文件。2.机密文件：涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的文件。3.秘密文件：涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的文件。4.学校商业秘密文件：包括学校的教学科研成果、技术资料、财务信息、招生计划、人事档案等，泄露后会对学校的经济利益和声誉造成损害的文件。5.个人隐私文件：涉及学校教职员工、学生个人隐私的文件，如个人信息、医疗记录、家庭情况等。三、保密文件的产生与标识（一）产生1.各部门、各单位在工作中形成的保密文件，由文件起草人或承办人负责确定文件的密级，并按照本制度的规定进行标识。2.对于上级部门下发的保密文件，接收部门应按照文件要求进行登记和管理，并及时传达给相关人员。（二）标识1.密级标识：在保密文件首页的左上角，用三号黑体字标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。2.保密期限标识：在密级标识的下方，用三号黑体字标明保密期限，如“绝密★长期”、“机密★[X]年”、“秘密★[X]年”等。保密期限的确定应根据文件的性质和重要程度，按照国家有关规定执行。3.紧急程度标识：对于需要紧急处理的保密文件，在文件首页的右上角，用三号黑体字标明“特急”、“加急”字样。四、保密文件的传递与借阅（一）传递1.保密文件应通过机要渠道传递，严禁通过普通邮政、快递、电子邮件等方式传递。2.传递保密文件时，应由专人负责，并填写《保密文件传递登记表》，详细记录文件的名称、密级、份数、传递时间、传递人员等信息。3.接收保密文件时，接收人员应认真核对文件的名称、密级、份数等信息，确认无误后在《保密文件传递登记表》上签字。（二）借阅1.因工作需要借阅保密文件的，应填写《保密文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、密级、借阅原因、借阅时间等信息，并经所在部门负责人审批。2.借阅保密文件时，借阅人员应持本人有效证件到保密工作机构办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的保密文件，不得转借他人，不得在非保密场所阅读、存放保密文件。借阅期满后，应及时归还保密文件，并在《保密文件借阅登记表》上签字。五、保密文件的使用与保管（一）使用1.保密文件的使用应严格按照批准的范围进行，不得擅自扩大使用范围。2.使用保密文件时，应在保密场所进行，不得在互联网、公共场所等非保密环境中使用保密文件。3.对涉及多个部门的保密文件，如需共同使用，应指定专人负责协调，并在保密场所进行。（二）保管1.各部门、各单位应设立保密文件专柜，指定专人负责保管保密文件，并建立《保密文件保管登记表》，详细记录保密文件的名称、密级、份数、保管时间、保管人员等信息。2.保密文件应存放在安全可靠的地方，做到专柜存放、专人保管、专册登记、定期清查。3.对于电子保密文件，应采取加密存储、访问控制等技术措施，确保文件的安全。同时，应定期对电子保密文件进行备份，防止数据丢失。4.保密文件管理人员应定期对保密文件进行清查核对，发现问题及时报告，并采取相应的措施进行处理。六、保密文件的清退与销毁（一）清退1.保密文件在使用完毕后，应及时清退给文件发放部门或保密工作机构。2.清退保密文件时，应填写《保密文件清退登记表》，详细记录文件的名称、密级、份数、清退时间、清退人员等信息。3.清退人员应认真核对清退文件的名称、密级、份数等信息，确认无误后在《保密文件清退登记表》上签字。（二）销毁1.对于已失去保存价值的保密文件，应按照规定进行销毁。2.销毁保密文件时，应填写《保密文件销毁申请表》，注明销毁文件的名称、密级、份数、销毁原因、销毁时间等信息，并经所在部门负责人审批。3.销毁保密文件时，应在保密工作机构的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保文件信息无法恢复。4.销毁保密文件后，应填写《保密文件销毁登记表》，详细记录文件的名称、密级、份数、销毁时间、销毁人员等信息。七、保密文件管理的监督与检查（一）监督1.学校保密工作机构负责对全校保密文件管理工作进行监督检查，定期或不定期对各部门、各单位的保密文件管理情况进行抽查。2.各部门、各单位应加强对本部门保密文件管理工作的监督检查，确保保密文件管理工作的规范、有序。（二）检查1.保密文件管理检查的内容包括保密文件的产生、标识、传递、借阅、使用、保管、清退、销毁等环节的管理情况。2.检查人员应认真填写《保密文件管理检查登记表》，详细记录检查的时间、地点、内容、发现的问题及处理情况等信息。3.对于检查中发现的问题，检查人员应及时提出整改意见，并督促相关部门、单位进行整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。八、责任追究（一）对违反本制度的行为，学校将视情节轻重，给予批评教