分公司收发文管理制度VIP

分公司收发文管理制度一、总则（一）目的为规范分公司收发文管理工作，确保文件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于分公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.准确及时原则：确保文件收发、传递、处理的准确性和及时性，不延误、不积压。2.安全保密原则：严格遵守国家有关保密规定，确保文件信息安全，防止文件丢失、泄密。3.规范统一原则：收发文管理工作应遵循统一的流程和标准，确保文件管理的规范性和一致性。二、收文管理（一）收文渠道1.上级机关文件：通过机要交换、专人送达等方式接收。2.外部单位来文：通过邮政快递、电子邮件、专人送达等方式接收。3.内部部门之间文件：通过内部办公系统、专人传递等方式接收。（二）收文登记1.设立专门的收文登记簿，对收到的文件进行详细登记。登记内容包括文件编号、来文单位、来文日期、文件标题、文号、密级、份数、附件等。2.收文人员在收到文件后，应及时进行登记，并在文件首页加盖“收文章”，注明收文日期。（三）文件传阅1.根据文件内容和性质，确定传阅范围。一般文件由办公室主任确定传阅范围，重要文件由分公司领导确定传阅范围。2.办公室工作人员按照传阅范围，将文件依次传递给相关人员，并做好传阅记录。传阅记录应包括传阅时间、传阅人姓名、传阅意见等。3.传阅人员应在规定时间内将文件阅毕，并签署传阅意见。如有批示、办理要求等，应及时反馈给办公室。（四）文件办理1.承办部门收到传阅文件后，应按照文件要求和领导批示，及时办理。办理结果应在规定时间内反馈给办公室。2.需要回复的文件，承办部门应按照来文单位要求，及时起草回复文件，并经部门负责人审核、分公司领导签发后，加盖分公司印章，按时回复。3.对于涉及多个部门的文件，由办公室协调相关部门共同办理，并明确主办部门和协办部门。主办部门负责牵头组织办理工作，协办部门应积极配合。（五）文件催办1.办公室负责对文件办理情况进行催办。对于重要文件和紧急文件，应重点催办。2.催办方式可采用电话催办、书面催办等。催办时应明确催办事项、催办对象、催办时间等，并做好催办记录。3.承办部门应及时向办公室反馈文件办理进展情况，对于因特殊原因不能按时办理的，应说明原因并提出延期办理申请。（六）文件归档1.文件办理完毕后，承办部门应及时将文件原件及相关资料整理归档。归档文件应齐全、完整、准确，符合档案管理要求。2.办公室定期对归档文件进行整理、装订，并移交分公司档案室统一保管。档案室应建立健全档案管理制度，确保档案的安全和有效利用。三、发文管理（一）发文流程1.拟稿：由相关部门或人员根据工作需要起草文件初稿。拟稿应内容准确、表述清晰、格式规范，并注明主送单位、抄送单位、密级等。2.审核：拟稿完成后，交由部门负责人进行审核。审核内容包括文件内容的准确性、合法性、规范性，以及与相关政策法规和公司制度的一致性等。3.会签：涉及多个部门的文件，需进行会签。会签部门应认真审核文件内容，并签署意见。4.签发：审核通过的文件，由分公司领导签发。重要文件需经分公司领导班子集体研究决定后签发。5.编号：办公室对签发后的文件进行编号，编号应遵循一定的规则，确保文件编号的唯一性。6.排版：办公室按照公司统一的公文格式要求，对文件进行排版。排版应做到页面整洁、字体规范、格式统一。7.校对：排版完成后，由拟稿人或专人进行校对，确保文件内容准确无误。8.印制：校对无误后，交由办公室统一印制。印制应保证文件质量，字迹清晰、图案完整。9.盖章：文件印制完成后，加盖分公司印章。盖章应位置准确、清晰端正。10.分发：办公室按照文件的主送单位、抄送单位，将文件进行分发。分发可采用邮寄、专人送达、内部办公系统发送等方式。（二）发文要求1.严格控制发文数量，可发可不发的文件坚决不发。能通过电话、电子邮件等方式解决问题的，不再行文。2.发文应注重针对性和实效性，突出主题，简明扼要，避免冗长繁琐。3.发文格式应严格按照国家有关公文格式标准和公司统一要求执行，确保文件的规范性和严肃性。（三）电子公文管理1.推行电子公文处理，提高工作效率。电子公文应采用公司统一的电子公文系统进行起草、审核、签发、传输等操作。2.电子公文的格式应符合国家有关标准和公司要求，文件内容应进行加密处理，确保安全。3.电子公文的收发、处理、存储等应建立相应的管理制度，定期进行备份，防止数据丢失。四、文件保密管理（一）保密制度1.建立健全文件保密制度，明确保密责任，加强对文件保密工作的管理。2.对涉及公司机密、商业秘密等重要文件，应严格控制知悉范围，采取必要的保密措施。（二）保密措施1.涉密文件应在专门的保险柜中存放，并有专人负责保管。2.阅读和使用涉密文件应在符合保密要求的场所进行，不得擅自将涉密文件带出办公区域。3.复印、摘抄涉密文件应经批准，并严格控制份数。复印件和摘抄件应按照涉密文件进行管理。4.销毁涉密文件应按照规定程序进行，确保文件信息彻底销毁，防止泄密。五、文件管理监督与考核（一）监督检查1.办公室定期对分公司收发文管理工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.监督检查内容包括文件收发登记情况、传阅办理情况、归档情况、保密情况等。（二）考核评价1.将收发文管理工作纳入部门和员工绩效考核体系，对工作表现突出的部门和个人进行表彰和奖励。2.对违反收发文管理制度的部门和个人，视情节轻重给予批评教育