图书文具安全管理制度

图书文具安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司图书文具的安全管理，确保图书文具的正常使用，保障员工的工作需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有图书、文具的采购、存储、使用、维护及报废处理等相关活动。（三）管理原则1.安全第一原则：始终将图书文具的安全保障放在首位，预防各类安全事故的发生。2.规范管理原则：建立健全各项管理制度和流程，确保图书文具管理工作的规范化、标准化。3.节约高效原则：合理配置图书文具资源，避免浪费，提高使用效率。二、采购管理（一）需求申报1.各部门根据工作实际需求，定期填写《图书文具需求申请表》，详细注明所需图书文具的名称、规格、数量等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）采购审批1.行政部门收到需求申请表后，进行汇总整理，并根据库存情况进行初步审核。2.对于确需采购的图书文具，行政部门填写《图书文具采购审批表》，附上需求申请表及相关说明，按规定流程提交审批。3.审批流程如下：金额在[X]元以下的采购申请，由行政部门负责人审批。金额在[X]元至[X]元之间的采购申请，经行政部门负责人审核后，报分管领导审批。金额在[X]元以上的采购申请，需经行政部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。（三）采购实施1.经审批通过的采购申请，由行政部门负责组织实施采购。2.采购人员应选择具有良好信誉的供应商，通过招标、询价、比价等方式，确保采购的图书文具质量可靠、价格合理。3.采购合同应明确双方的权利和义务，包括图书文具的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（四）验收入库1.图书文具到货后，采购人员应及时通知行政部门和相关使用部门进行验收。2.验收人员应按照采购合同及相关标准，对图书文具的数量、规格、质量等进行仔细核对。3.对于验收合格的图书文具，验收人员在《图书文具验收单》上签字确认，并办理入库手续。4.对于验收不合格的图书文具，应及时与供应商联系，要求其更换或退货，并做好记录。三、存储管理（一）仓库设置1.公司应设立专门的图书文具仓库，仓库应保持干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.仓库内应划分不同的区域，如存储区、办公区、通道等，并设置明显的标识。（二）分类存放1.图书文具应按照类别、规格、型号等进行分类存放，便于查找和管理。2.同类图书文具应集中存放，并按照一定的顺序排列，如按照字母顺序、数字顺序等。3.对于特殊的图书文具，如贵重图书、易燃易爆文具等，应单独存放，并采取相应的安全防护措施。（三）库存盘点1.行政部门应定期对图书文具仓库进行库存盘点，确保账实相符。2.盘点周期为[具体周期]，盘点时应详细记录图书文具的名称、规格、数量、存放位置等信息。3.对于盘点中发现的差异，应及时查明原因，并进行调整。如属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。（四）仓库安全1.仓库应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常使用。2.仓库内严禁吸烟和使用明火，如需进行电气焊等动火作业，必须办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。3.仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，不得擅自离岗，严禁无关人员进入仓库。四、使用管理（一）领用登记1.员工因工作需要领用图书文具时，应填写《图书文具领用申请表》，注明领用图书文具的名称、规格、数量等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，到行政部门仓库办理领用手续。3.仓库管理人员应根据申请表进行发放，并在《图书文具领用登记表》上做好记录，包括领用日期、领用人、部门、图书文具名称、规格、数量等。（二）使用规范1.员工应妥善保管领用的图书文具，不得随意丢弃、损坏或转借他人。2.对于图书，应按照正确的方法进行阅读和使用，不得在图书上随意涂写、批注或撕毁。3.对于文具，应按照规定的用途使用，不得挪作他用。4.员工离职时，应将领用的图书文具全部归还行政部门仓库，经仓库管理人员核对无误后，办理离职手续。（三）维护保养1.行政部门应定期对图书文具进行维护保养，确保其正常使用。2.对于图书，应定期进行清洁、整理和修补，防止图书损坏和丢失。3.对于文具，应定期检查其质量状况，如发现损坏或过期，应及时进行更换或处理。五、报废管理（一）报废鉴定1.图书文具出现以下情况之一的，可申请报废：损坏严重，无法修复或修复后无法正常使用的。超过规定使用年限，已无使用价值的。因技术更新、业务调整等原因，不再使用且无转让价值的。2.行政部门负责组织相关人员对拟报废的图书文具进行鉴定，填写《图书文具报废鉴定表》，注明报废原因、图书文具名称、规格、数量等信息。（二）报废审批1.《图书文具报废鉴定表》经行政部门负责人审核签字后，按规定流程提交审批。2.审批流程如下：金额在[X]元以下的报废申请，由行政部门负责人审批。金额在[X]元至[X]元之间的报废申请，经行政部门负责人审核后，报分管领导审批。金额在[X]元以上的报废申请，需经行政部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。（三）报废处理1.经审批通过的报废图书文具，由行政部门负责组织处理。2.对于可回收利用的报废图书文具，应进行分类回收，交予相关回收单位处理。3.对于不可回收利用的报废图书文具，应按照环保要求进行妥善处理，如进行粉碎、掩埋等，防止对环境造成污染。六、监督检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对图书文具的采购、存储、使用、报废等环节进行审计，检查各项制度的执行情况。2.审计人员应查阅相关文件、记录，实地查看仓库、使用部门等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）日常检查1.行政部门应加强对图书文具管理工作的日常检查，及时发现和纠正存在的问题。2.检查内容包括图书文具的库存情况、领用登记情况、使用规范情况、维护保养情况等。3