公司证件原件管理制度

公司证件原件管理制度一、总则（一）目的为加强公司证件原件的管理，确保公司各类证件原件的安全、完整与有效使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及使用、保管公司证件原件的部门和个人。（三）定义1.公司证件原件：指公司在经营活动中依法取得的各类资质证书、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等具有法律效力的文件原件。2.使用部门：指因工作需要直接使用公司证件原件的部门。3.保管人员：指负责具体保管公司证件原件的工作人员。二、管理职责（一）行政部门职责1.负责公司证件原件的统一登记、编号、归档和保管。2.建立证件原件管理台账，详细记录证件的名称、编号、颁发日期、有效期、领取部门及人员、归还日期等信息。3.定期对证件原件进行清查盘点，确保账实相符。4.按照本制度规定办理证件原件的借用、归还等手续。5.负责证件原件的复印、扫描等工作，并对复印件、扫描件的真实性和完整性负责。（二）使用部门职责1.根据工作需要，填写《证件原件借用申请表》，经部门负责人审核、分管领导批准后，到行政部门办理借用手续。2.严格按照批准的用途使用证件原件，不得擅自转借、涂改、损毁或丢失。3.在使用完毕后，及时归还证件原件，并在《证件原件借用登记表》上签字确认。4.负责对本部门使用的证件原件进行妥善保管，防止丢失或损坏。（三）保管人员职责1.妥善保管公司证件原件，确保证件存放安全，防止被盗、遗失、损坏等情况发生。2.严格按照规定的程序办理证件原件的借用、归还手续，对借用人员的身份和用途进行核实。3.定期对保管的证件原件进行检查，如发现问题及时报告行政部门负责人，并采取相应的措施。4.保守证件原件涉及的公司机密信息，不得泄露给无关人员。三、证件原件的领取与登记（一）新办证件原件的领取1.公司新办的各类证件原件，由行政部门指定专人负责领取。2.领取时，领取人应与发证机关核对证件的名称、编号、颁发日期、有效期等信息，并在相关领取凭证上签字确认。3.领取后，领取人应及时将证件原件交行政部门保管人员进行登记和归档。（二）证件原件的登记1.行政部门保管人员应对领取的证件原件进行详细登记，登记内容包括证件名称、编号、颁发日期、有效期、领取部门及人员、领取日期等。2.登记应采用纸质台账和电子台账相结合的方式，确保登记信息的准确、完整和可追溯。3.对于重要证件原件，还应建立专门的档案，将相关资料一并归档保存。四、证件原件的保管（一）保管方式1.公司证件原件应存放在专门的保险柜或文件柜中，确保存放安全。2.保险柜或文件柜应具备防火、防盗、防潮、防虫等功能，钥匙由保管人员专人保管。3.对于电子证件原件，应进行备份存储，并设置加密保护措施，防止数据丢失或泄露。（二）保管环境1.保管证件原件的场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应适宜。2.避免证件原件受到阳光直射、潮湿、污染等影响，防止证件原件老化、褪色、损坏等情况发生。（三）定期检查1.保管人员应定期对证件原件进行检查，检查内容包括证件的完整性、有效性、存放环境等。2.每月至少进行一次全面检查，并做好检查记录。如发现问题，应及时报告行政部门负责人，并采取相应的措施进行处理。3.在公司内部审计、外部检查等情况下，保管人员应积极配合，提供相关证件原件及检查记录。五、证件原件的借用（一）借用申请1.因工作需要借用公司证件原件的部门或个人，应填写《证件原件借用申请表》，详细说明借用原因、借用期限、使用用途等信息。2.《证件原件借用申请表》应由部门负责人审核签字，如涉及重要事项或金额较大的业务，还需分管领导批准签字。（二）借用审批1.行政部门收到《证件原件借用申请表》后，应对借用申请进行审核。审核内容包括借用原因是否合理、借用期限是否符合规定、使用用途是否明确等。2.对于符合规定的借用申请，行政部门应及时办理借用手续；对于不符合规定的借用申请，应及时通知借用部门或个人，并说明原因。（三）借用手续办理1.借用人员凭经批准的《证件原件借用申请表》到行政部门保管人员处办理借用手续。2.保管人员应与借用人员当面核对证件原件的名称、编号、数量等信息，并在《证件原件借用登记表》上详细记录借用人员姓名、部门、借用日期、借用期限、归还日期等内容。3.借用人员应在《证件原件借用登记表》上签字确认，领取证件原件。（四）借用期限1.证件原件的借用期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借用期限的，借用人员应提前向行政部门提出申请，经批准后方可延长。2.延长后的借用期限累计不得超过[X]个工作日。（五）借用期间的保管责任1.借用人员在借用期间负有妥善保管证件原件的责任，不得擅自转借、涂改、损毁或丢失。2.如因借用人员保管不善导致证件原件丢失、损坏或发生其他问题，借用人员应承担相应的责任，并负责采取措施进行补救。六、证件原件的归还（一）归还申请1.借用人员在借用期限届满前，应提前通知行政部门保管人员准备接收证件原件。2.借用人员应填写《证件原件归还申请表》，注明归还日期、证件名称、编号、数量等信息。（二）归还手续办理1.借用人员应在规定的归还日期内，将证件原件完好无损地归还行政部门保管人员。2.保管人员应与借用人员当面核对证件原件的名称、编号、数量、完整性等信息，并在《证件原件借用登记表》上记录归还日期。3.借用人员应在《证件原件借用登记表》上签字确认，完成归还手续。（三）归还后的检查1.保管人员在接收归还的证件原件后，应进行认真检查。如发现证件原件有损坏、涂改、丢失等情况，应及时报告行政部门负责人，并要求借用人员说明原因。2.对于因借用人员原因导致证件原件损坏或丢失的，行政部门应按照相关规定追究借用人员的责任，并要求借用人员采取措施进行补救。七、证件原件的复印与扫描（一）复印与扫描申请1.因工作需要复印或扫描公司证件原件的部门或个人，应填写《证件原件复印/扫描申请表》，详细说明复印或扫描的原因、用途、份数等信息。2.《证件原件复印/扫描申请表》应由部门负责人审核签字，如涉及重要事项或金额较大的业务，还需分管领导批准签字。（二）复印与扫描审批1.行政部门收到《证件原件复印/扫描申请表》后，应对复印或扫描申请进行审核。审核内容包括复印或扫描原因是否合理、用途是否明确、份数是否适当等。2.对于符合规定的复印或扫描申请，行政部门应及时安排复印或扫描工作；对于不符合规定的复印或扫描申请，应及时通知申请部门或个人，并说明原因。（三）复印与扫描操作1.行政部门应指定专人负责证件原件的复印和扫描工作，确保复印和扫描的质量。2.复印和扫描完成后，操作人员应在复印件或扫描件上加盖“与原件核对无误”章，并注明复印或扫描日期、份数等信息。3.操作人员应将复印件或扫描件交申请部门或个人，并在《证件原件复印/扫描登记表》上记录相关信息。（四）复印件与扫描件的保管1.申请部门或个人应对复印件和扫描件进行妥善保管，按照公司档案管理规定进行归档。2.复印件和扫描件应与原件具有同等法律效力，如因保管不善导致复印件或扫描件丢失、损坏等情况，申请部门或个人应承担相应的责任。八、证件原件的遗失与补办（一）遗失报告1.如发现公司证件原件遗失，保管人员或借用人员应立即向行政部门负责人报告，并说明遗失的时间、地点、可能的原因等情况。2.行政部门负责人接到报告后，应及时向公司领导汇报，并采取相应的措施进行查找和补救。（二）挂失声明1.根据遗失证件原件的性质和影响范围，行政部门应及时在相关媒体上发布挂失声明，声明证件原件作废，防止他人冒用。2.挂失声明应包括证件名称、编号、颁发日期、有效期等信息，并注明“此证件原件已遗失，声明作废”字样。（三）补办手续1.遗失证件原件的部门或个人应按照发证机关的要求，准备相关材料，申请补办证件原件。2.补办申请经公司领导批准后，行政部门应指定专人负责办理补办手续，确保补办工作顺利进行。3.在补办证件原件期间，如因工作需要使用该证件原件的相关信息，行政部门应提供经核实的复印件或扫描件，并加盖公司公章。（四）责任追究1.对于因保管人员或借用人员疏忽大意导致证件原件遗失的，公司将按照相关规定追究其责任。2.责任追究方式包括批评教育、经济赔偿、纪律处分等，情节严重的将依法追究法律责任。九、监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门应定期对证件原件的管理情况进行内部检查，检查内容包括证件原件的登记、保管、借用、归还、复印与扫描、遗失与补办等环节。2.内