公司租赁资产管理制度

公司租赁资产管理制度一、总则（一）目的为加强公司租赁资产的管理，规范租赁行为，保障公司资产的安全与完整，提高资产使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构在经营活动中涉及的各类租赁资产，包括但不限于办公场地、办公设备、运输工具、生产设备等。（三）基本原则1.合法性原则：租赁行为应符合国家法律法规及相关政策的规定。2.效益性原则：在确保资产安全的前提下，充分发挥租赁资产的使用效能，提高公司经济效益。3.规范操作原则：严格按照规定的程序和流程进行租赁业务操作，确保租赁活动的公开、公平、公正。4.权责明确原则：明确租赁业务各环节的责任主体，做到责任清晰、各司其职。二、租赁资产的分类与管理职责（一）租赁资产分类1.办公类资产：如办公场地、办公桌椅、电脑、打印机、复印机等。2.生产经营类资产：包括生产设备、运输车辆、仓储设备等。3.其他类资产：如特殊用途的仪器设备、临时租赁的活动场地等。（二）管理职责1.资产管理部门负责制定租赁资产管理制度和流程，并监督执行。定期组织对租赁资产进行清查盘点，确保资产账实相符。审核租赁申请，评估租赁需求的合理性。参与租赁谈判，审核租赁合同条款。协调处理租赁过程中的相关问题。2.使用部门提出租赁资产的需求申请，明确租赁资产的规格、数量、租赁期限等要求。负责租赁资产的日常使用和维护保养，确保资产正常运行。配合资产管理部门进行资产清查盘点工作。及时反馈租赁资产使用过程中出现的问题。3.财务部门负责审核租赁费用预算，监督租赁费用的支付。对租赁资产进行账务处理，确保财务数据准确。参与租赁合同的审核，关注租赁费用的合理性和支付条款。三、租赁资产的租赁申请与审批（一）租赁申请使用部门根据业务需要，填写《租赁资产申请表》，详细说明租赁资产的名称、规格、数量、租赁期限、用途等信息，并提交至资产管理部门。（二）审批流程1.资产管理部门收到申请后，对申请内容进行初步审核，核实租赁需求的合理性和必要性。2.如申请内容符合要求，资产管理部门组织相关人员进行评估，包括对租赁市场情况、租赁资产性价比等方面的评估。3.评估通过后，资产管理部门将申请提交至公司分管领导审批。4.分管领导审批同意后，申请提交至总经理审批。5.总经理审批通过后，申请返回资产管理部门，由资产管理部门负责组织实施租赁业务。（三）审批权限1.租赁资产价值在[X]元以下的，由公司分管领导审批。2.租赁资产价值在[X]元以上（含[X]元）的，由总经理审批。四、租赁资产的租赁谈判与合同签订（一）租赁谈判资产管理部门根据审批通过的租赁申请，组织相关人员与出租方进行租赁谈判。谈判内容包括租赁价格、租赁期限、租金支付方式、资产交付时间、维修保养责任、违约责任等条款。（二）合同签订1.谈判达成一致后，由资产管理部门起草租赁合同，并提交至财务部门和法务部门审核。2.财务部门重点审核租赁费用的合理性、支付条款及财务风险等方面。3.法务部门对租赁合同的合法性、合规性进行审查，确保合同条款符合法律法规要求。4.经财务部门和法务部门审核通过后，租赁合同提交至公司分管领导和总经理审批。5.审批通过后，由公司法定代表人或其授权代表与出租方签订租赁合同。（三）合同管理1.资产管理部门负责租赁合同的归档管理，建立租赁合同台账，记录合同的签订时间、租赁期限、租金支付方式、资产交付情况等信息。2.定期对租赁合同的执行情况进行跟踪检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。3.如因业务需要变更租赁合同条款，应按照原合同签订审批流程进行审批，并重新签订合同或签订补充协议。五、租赁资产的交付与验收（一）资产交付出租方应按照租赁合同约定的时间和地点，将租赁资产交付给公司使用部门。使用部门在接收租赁资产时，应检查资产的数量、规格、型号、外观等是否与合同约定一致，并填写《租赁资产交付清单》。（二）验收1.使用部门在接收租赁资产后，应在规定时间内组织验收。验收内容包括资产的性能、质量、运行状况等方面。2.验收合格后，使用部门在《租赁资产交付清单》上签字确认，并将清单提交至资产管理部门。3.资产管理部门对验收情况进行审核，如发现问题，及时与出租方沟通协商解决。六、租赁资产的使用与维护（一）使用管理1.使用部门应按照租赁合同约定的用途使用租赁资产，不得擅自改变资产用途。2.建立租赁资产使用登记制度，记录资产的使用情况，包括使用时间、使用人员、使用事项等信息。3.对租赁资产进行定期盘点，确保资产安全完整。如发现资产丢失、损坏等情况，应及时报告资产管理部门，并查明原因，追究相关人员责任。（二）维护保养1.使用部门负责租赁资产的日常维护保养工作，确保资产正常运行。2.根据租赁资产的特点和使用要求，制定相应的维护保养计划，并组织实施。3.对于需要专业维修的租赁资产，使用部门应及时通知资产管理部门，由资产管理部门联系专业维修人员进行维修。维修费用按照租赁合同约定执行。七、租赁资产的租金支付与费用核算（一）租金支付1.财务部门根据租赁合同约定的租金支付方式和时间，及时安排租金支付。2.在支付租金前，财务部门应审核租金支付申请，确保支付金额准确无误。3.租金支付凭证应妥善保存，作为财务核算的依据。（二）费用核算1.财务部门按照公司财务制度的规定，对租赁资产的租金及相关费用进行核算。2.租赁费用应按照受益原则进行分摊，计入相应的成本费用科目。3.定期对租赁费用进行分析和统计，为公司成本控制和决策提供依据。八、租赁资产的续租与退租（一）续租1.在租赁期限届满前，使用部门如需续租租赁资产，应提前[X]个工作日向资产管理部门提交《租赁资产续租申请表》。2.资产管理部门按照租赁申请与审批流程进行审核和审批。3.经审批同意续租的，由资产管理部门与出租方协商续租事宜，并签订续租合同。（二）退租1.在租赁期限届满或租赁合同提前终止时，使用部门应按照租赁合同约定，将租赁资产返还给出租方。2.返还租赁资产前，使用部门应对资产进行清理和维护，确保资产符合返还要求。3.资产管理部门组织相关人员对返还的租赁资产进行验收，如发现资产存在损坏、丢失等情况，按照租赁合同约定追究使用部门责任。4.验收合格后，资产管理部门与出租方办理资产交接手续，并填写《租赁资产退租清单》。九、租赁资产的清查盘点（一）清查盘点计划资产管理部门定期制定租赁资产清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、人员等要求。（二）清查盘点实施1.按照清查盘点计划，组织相关人员对租赁资产进行实地清查盘点。2.清查盘点人员应认真核对资产的数量、规格、型号、使用状况等信息，并与资产台账进行核对。3.对清查盘点过程中发现的问题，及时记录并查明原因，提出处理意见。（三）清查盘点报告清查盘点结束后，资产管理部门应编制《租赁资产清查盘点报告》，报告内容包括清查盘点的基本情况、发现的问题及处理建议等。《租赁资产清查盘点报告》经审核后，提交至公司管理层，作为公司资产管理决策的依据。十、租赁资产的风险管理（一）风险识别1.资产管理部门应定期对租赁业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、信用风险、法律风险等。2.关注宏观经济形势、租赁市场动态等因素对租赁业务的影响，及时发现潜在风险。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.对于市场风险，可通过关注市场动态、合理选择租赁期限和租金支付方式等措施进行应对。2.对于信用风险，在租赁谈判时，应充分了解出租方的信用状况，要求提供担保或采取其他风险防范措施。3.对于法律风险，加强租赁合同的审核和管理，确保合同条款符合法律法规要求，必要时咨询专业法律意见。十一、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对租赁资产管理制度的执行情况进行审计监督，检查租赁业务操作是否规范、合同签订是否合规、租金支付是否准确等。2.对审计监督过程中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受相关政府部门、监管机构的监督检查，积极配合提供有关租