公司正版软件管理制度

公司正版软件管理制度一、总则1.目的为了规范公司软件使用行为，确保公司使用的软件均为正版，保护软件知识产权，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工、各部门及子公司。3.定义正版软件：指经过软件著作权人合法授权，具有合法来源的软件产品。包括购买的正版商业软件、通过合法授权渠道获取的开源软件等。二、软件采购管理1.采购流程需求提出：各部门根据工作需要，填写软件采购申请表，详细说明所需软件的名称、版本、功能要求、预计使用人数等信息，并提交至部门负责人审核。部门审核：部门负责人对软件采购申请进行审核，重点审核申请的必要性、预算合理性等。审核通过后，将申请表提交至公司采购部门。采购评估：采购部门收到软件采购申请表后，对市场上可供选择的软件产品进行调研和评估。评估内容包括软件功能、性能、价格、售后服务等方面。根据评估结果，选择合适的软件供应商，并与其进行商务谈判。合同签订：采购部门与选定的软件供应商签订软件采购合同，明确软件的名称、版本、数量、价格、交货时间、售后服务等条款。合同签订后，将合同副本提交至公司财务部门备案。软件验收：软件到货后，由采购部门、使用部门和信息部门共同对软件进行验收。验收内容包括软件的功能、性能、数量、版本等是否与合同约定一致。验收合格后，填写软件验收报告，并由相关人员签字确认。付款结算：财务部门根据软件验收报告和采购合同，办理软件付款结算手续。2.采购原则合法性原则：采购的软件必须具有合法的来源，确保软件的版权归属清晰，不存在侵权风险。适用性原则：根据公司的实际业务需求，选择功能适用、性能稳定、易于操作的软件产品。性价比原则：在满足公司业务需求的前提下，综合考虑软件的价格、售后服务等因素，选择性价比高的软件产品。安全性原则：优先选择具有良好安全性能的软件产品，确保公司信息系统的安全稳定运行。三、软件使用管理1.安装使用正版软件安装：员工只能安装和使用公司采购的正版软件或经过公司授权的开源软件。未经授权，不得私自安装和使用其他软件。安装流程：员工如需安装软件，应向信息部门提交软件安装申请。信息部门根据公司软件使用规定和实际情况，对安装申请进行审核。审核通过后，由信息部门负责软件的安装和配置工作。使用规范：员工在使用软件过程中，应严格按照软件的使用说明书和操作手册进行操作，不得擅自更改软件的设置和功能。同时，应妥善保管软件的许可证、序列号等相关信息，不得泄露给他人。2.授权管理软件授权范围：公司采购的软件，其授权范围仅限于公司内部使用，不得用于公司外部的任何目的。未经软件著作权人书面授权，不得将软件转让、出租、出借或提供给第三方使用。授权申请：如因工作需要，员工需超出软件授权范围使用软件，应向信息部门提交软件授权申请。申请内容包括使用目的、使用期限、使用范围等信息。信息部门对申请进行审核，并报公司管理层审批。审批通过后，由信息部门负责办理软件授权手续。3.软件更新更新计划：信息部门应根据软件供应商提供的软件更新信息，制定软件更新计划。更新计划应包括更新内容、更新时间、更新方式等信息。更新通知：信息部门应在软件更新前，向全体员工发布软件更新通知，告知员工更新的内容、时间和注意事项。更新实施：软件更新应在非工作时间进行，以避免影响员工的正常工作。更新过程中，信息部门应安排专人进行监控，确保更新顺利完成。更新完成后，信息部门应及时对更新后的软件进行测试，确保软件功能正常。四、软件维护管理1.维护责任供应商维护：对于公司采购的商业软件，软件供应商应按照合同约定提供软件维护服务。维护服务内容包括软件故障排除、软件升级、技术支持等方面。公司内部维护：信息部门负责对公司内部使用的软件进行日常维护和管理。维护内容包括软件安装、配置、故障排除、数据备份与恢复等方面。同时，信息部门应定期对软件进行检查和评估，及时发现和解决软件存在的问题。2.维护流程故障报告：员工在使用软件过程中发现软件故障，应及时向信息部门报告。报告内容包括故障现象、故障发生时间、故障影响范围等信息。故障诊断：信息部门收到软件故障报告后，应及时对故障进行诊断和分析，确定故障原因和解决方案。故障排除：信息部门根据故障诊断结果，及时对软件故障进行排除。如遇到复杂故障，信息部门应及时与软件供应商联系，寻求技术支持。维护记录：信息部门应对软件维护过程进行记录，包括故障报告时间、故障诊断结果、故障排除方法、维护人员等信息。维护记录应妥善保存，以备查阅。五、软件资产管理1.资产登记采购登记：采购部门在软件采购合同签订后，应及时将软件的相关信息录入公司软件资产管理系统，包括软件名称、版本、数量、价格、购买时间、供应商等信息。使用登记：员工在安装软件后，应在软件资产管理系统中登记软件的使用情况，包括使用部门、使用人员、使用时间等信息。变更登记：如软件的使用部门、使用人员、使用期限等信息发生变更，员工应及时在软件资产管理系统中进行变更登记。2.资产清查定期清查：信息部门应定期对公司软件资产进行清查，清查周期为每年一次。清查内容包括软件的数量、版本、使用情况、资产状态等方面。不定期清查：根据公司实际情况，信息部门可对软件资产进行不定期清查。如在公司内部审计、财务检查等情况下，对软件资产进行清查。清查报告：信息部门在软件资产清查结束后，应编制软件资产清查报告，报告内容包括清查情况、存在问题、整改建议等方面。清查报告应提交至公司管理层和财务部门。3.资产处置报废处置：对于已不再使用或已过使用期限的软件资产，信息部门应填写软件资产报废申请表，提交至公司管理层审批。审批通过后，由信息部门负责对软件资产进行报废处置。转让处置：如公司因业务调整等原因，需要将软件资产转让给其他单位或个人，信息部门应填写软件资产转让申请表，提交至公司管理层审批。审批通过后，由信息部门负责办理软件资产转让手续。六、监督与检查1.内部监督信息部门监督：信息部门负责对公司软件使用情况进行日常监督和检查。检查内容包括软件安装使用情况、软件授权情况、软件更新情况、软件维护情况等方面。审计部门监督：审计部门负责对公司软件采购、使用、维护等情况进行定期审计和检查。审计内容包括软件采购流程的合规性、软件使用的合法性、软件维护费用的合理性等方面。2.外部监督版权管理部门监督：公司应积极配合国家版权管理部门的监督检查工作，及时提供相关资料和信息。如发现公司存在软件侵权行为，应积极采取措施进行整改，并承担相应的法律责任。软件供应商监督：公司应与软件供应商保持密切沟通，定期对软件供应商的服务质量进行评估和监督。如发现软件供应商存在服务不到位等问题，应及时与软件供应商协商解决。七、违规处理1.违规行为界定未经授权安装使用软件：员工未经公司授权，私自安装和使用其他软件。超出软件授权范围使用软件：员工超出软件授权范围使用软件，如将软件转让、出租、出借或提供给第三方使用。使用盗版软件：员工使用未经授权的盗版软件。泄露软件许可证、序列号等信息：员工将软件的许可证、序列号等相关信息泄露给他人。其他违反软件使用规定的行为：员工在软件使用过程中，违反本制度其他相关规定的行为。2.违规处理措施警告：对于首次发现违规行为的员工，公司将给予警告处分，并责令其立即整改。罚款：对于多次发现违规行为或违规行为情节严重的员工，公司将给予罚款处分，罚款金额根据违规行为的严重程度确定。解除劳动合同：对于违规行为情节特别严重，给公司造成重大损失的员工，公司将依法解除劳动合同，并追究其法律责任。3.责任追究直接责任人员：对于违规行为的直接责任人