设计部合同管理制度VIP

设计部合同管理制度总则1.目的为加强设计部合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于设计部对外签订的各类设计合同，包括但不限于委托设计合同、合作设计合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规的规定。公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。诚实守信原则：双方应诚实守信，严格履行合同约定。风险防范原则：注重合同风险的识别、评估与防范。合同签订管理1.合同谈判在签订合同前，应由项目负责人或相关业务人员与客户进行合同谈判。谈判内容应包括设计要求、设计周期、设计费用、付款方式、知识产权归属、保密条款等。谈判人员应充分了解客户需求，收集相关信息，制定谈判策略，争取有利的合同条款。2.合同起草根据谈判结果，由专人负责起草合同文本。合同文本应使用公司统一的合同模板，确保条款完整、准确、清晰。合同条款应明确双方的权利义务、设计成果的交付标准、验收方式、违约责任等内容。对于特殊要求或需补充约定的事项，应在合同中明确表述。3.合同审核合同起草完成后，应提交给设计部负责人进行审核。设计部负责人应重点审核合同条款是否符合公司利益、设计要求是否明确、风险防范措施是否到位等。审核通过后，合同应提交给法务部门进行法律审核。法务部门应从法律角度对合同条款进行审查，确保合同的合法性、有效性。根据法务部门的审核意见，对合同进行修改完善，直至审核通过。4.合同签订合同审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与客户签订合同。签订合同前，应确保签订人具有合法的授权。合同签订时，应加盖公司合同专用章，并确保合同一式多份，双方各执一份，公司相关部门留存备份。合同履行管理1.任务分配合同签订后，设计部负责人应根据合同要求，合理分配设计任务，明确项目负责人和团队成员的职责。项目负责人应制定详细的设计工作计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和质量要求。2.设计过程管理项目团队成员应按照设计工作计划和合同要求，认真开展设计工作。在设计过程中，应保持与客户的沟通，及时反馈设计进展情况，根据客户意见进行修改完善。设计部负责人应定期对设计项目进行检查和指导，确保设计工作顺利进行，保证设计质量。3.设计成果交付设计项目完成后，项目负责人应按照合同约定的时间和方式，向客户交付设计成果。交付的设计成果应包括设计图纸、文件、说明等，并确保其符合合同要求和相关标准。在交付设计成果前，应进行内部审核，确保设计成果的准确性和完整性。审核通过后，填写《设计成果交付清单》，双方签字确认。4.款项回收管理财务部门应根据合同约定的付款方式，及时跟踪客户付款情况，督促客户按时支付设计费用。设计部应配合财务部门做好款项回收工作，提供相关合同资料和设计成果交付证明等。对于逾期未付款的客户，应及时采取措施进行催款。合同变更管理1.变更申请在合同履行过程中，如因客户需求变更、设计方案调整等原因需要对合同进行变更，应由客户或设计部提出变更申请。变更申请应详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并提交相关证明材料。2.变更审核变更申请提交后，由设计部负责人组织相关人员进行审核。审核内容包括变更的必要性、合理性、对合同价格和履行期限的影响等。审核通过后，变更申请应提交给法务部门进行法律审核。法务部门应从法律角度对变更事项进行审查，确保变更后的合同符合法律法规的规定。3.变更协议签订根据审核意见，如变更事项需要签订变更协议的，应由双方协商一致后签订变更协议。变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务、合同价格和履行期限的调整等事项。变更协议签订后，应按照合同签订的流程进行审核和备案。合同终止管理1.合同终止情形合同履行完毕，双方权利义务已全部实现，合同自然终止。经双方协商一致，提前解除合同。因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，合同终止。一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。2.终止通知合同终止时，应由提出终止方以书面形式通知对方。通知内容应包括合同终止的原因、时间、双方应履行的后续义务等。收到终止通知的一方应在规定时间内回复确认，并按照通知要求办理相关手续。3.合同清算合同终止后，双方应按照合同约定进行清算。清算内容包括设计费用的结算、设计成果的交接、知识产权的归属等。设计部应配合财务部门做好费用结算工作，提供相关合同资料和设计成果交付证明等。双方结算完毕后，填写《合同清算清单》，签字确认。合同档案管理1.档案收集合同签订后，项目负责人应及时将合同文本、谈判记录、变更协议、交付清单、清算清单等相关资料收集整理，移交公司档案管理部门。档案管理部门应按照档案管理规定，对合同档案进行分类、编号、装订，建立合同档案目录。2.档案保管合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。档案管理人员应定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。电子合同档案应进行备份存储，防止数据丢失。3.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自复印、涂改、抽取、销毁合同档案。查阅完毕后，应及时归还档案。合同风险管理1.风险识别设计部应定期对合同履行过程中的风险进行识别，包括但不限于客户信用风险、设计质量风险、知识产权风险、款项回收风险等。针对识别出的风险，应分析其产生的原因、可能造成的影响及风险程度。2.风险评估根据风险识别结果，对风险进行评估。评估可采用定性与定量相结合的方法，确定风险等级。对于高风险的合同项目，应制定专项风险应对措施。3.风险应对根据风险评估结果，采取相应的风险应对措施。对于客户信用风险，可在签订合同前进行客户信用调查，要求客户提供担保或预付款等；对于设计质量风险，应加强设计过程管理，严格审核设计成果；对于知识产权风险，应在合同中明确知识产权归属，加强知识产权保护意识；对于款项回收风险，应建立有效的催款机制，及时跟踪款项回收情况。监督与考核1.监督检查公司内部审计部门应定期对设计部合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性、合同档案管理情况等。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，要求设计部限期整改。2.考核评价人力资源部门应将设计部合同管理工作纳入绩效考核体系，对设计部负责人和相关业务人员的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合