计日工签证管理制度

计日工签证管理制度一、总则（一）目的为了规范公司计日工签证的管理，确保签证工作的准确、及时、有效，合理控制成本，保障公司和相关方的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门以及参与公司项目建设、服务等涉及计日工工作的所有相关方，包括但不限于供应商、分包商等。（三）基本原则1.真实性原则：计日工签证必须如实反映实际发生的工作内容、工作量和工作时间等情况，确保签证信息真实可靠。2.准确性原则：签证内容应准确清晰，避免模糊不清或歧义，各项数据和描述应准确无误。3.及时性原则：计日工工作完成后，应及时办理签证手续，不得拖延，确保签证记录的时效性。4.合规性原则：签证办理过程应符合国家法律法规、行业规范以及公司相关规定要求。二、计日工签证的定义与范围（一）定义计日工是指在工程建设或其他项目实施过程中，完成发包人提出的施工图纸以外的零星项目或工作，按合同中约定的单价计价的一种方式。计日工签证则是对计日工工作的详细记录和确认文件，包括工作内容、工作量、工作时间、单价、总价等信息。（二）范围1.合同约定范围内但施工图纸未涵盖的零星工作，如临时增加的小型工程任务、局部的修补工作等。2.因设计变更、不可抗力等原因导致的合同外额外工作，如抢险救灾任务、因设计变更引起的拆除与重建工作等。3.发包人要求的其他临时性工作，如临时协助其他部门完成特定任务等。三、计日工签证的申请与审批流程（一）申请1.当出现需要办理计日工签证的工作任务时，负责该项工作的部门或个人应及时填写《计日工签证申请表》。申请表应详细注明工作内容、预计工作量、工作时间、申请签证原因等信息，并附上相关的说明材料，如工作任务的背景资料、设计变更文件等（如有）。2.申请表由申请部门负责人签字确认后，提交至项目负责人审核。（二）审核1.项目负责人收到申请表后，应在[X]个工作日内对申请内容进行审核。审核重点包括工作任务的必要性、工作量的合理性、工作时间的预估是否准确等。2.项目负责人审核通过后，在申请表上签署审核意见，并提交至公司相关职能部门（如工程管理部门、成本管理部门等）进行联合会审。（三）会审1.工程管理部门主要对工作内容的技术可行性、施工工艺要求等进行审核，确保工作任务符合工程建设标准和规范。2.成本管理部门负责对工作量、单价及总价进行核算和评估，审核签证费用的合理性，是否符合公司成本控制要求。3.其他相关职能部门根据工作需要参与会审，提出专业意见和建议。4.联合会审应在[X]个工作日内完成，各部门在会审意见表上签署明确意见。如会审通过，申请表流转至审批领导；如会审存在问题，申请部门应根据会审意见进行修改完善后重新提交审核。（四）审批1.审批领导收到经会审通过的申请表后，应在[X]个工作日内进行审批。审批领导根据公司整体利益、项目实际情况以及成本预算等因素，综合考虑后做出审批决定。2.如审批通过，申请表将作为计日工签证办理的依据；如审批不通过，应明确说明原因，申请部门需根据审批意见进一步调整或重新评估计日工签证申请。四、计日工签证的办理（一）签证内容填写1.经审批同意办理计日工签证后，由项目现场管理人员负责填写《计日工签证单》。签证单应按照统一格式填写，确保内容完整、准确、清晰。2.签证单内容应包括签证编号、签证日期、工作内容描述、工作量明细（如人工工时、材料用量、机械台班等）、单价、总价、签证原因、相关附图（如有）等信息。工作内容描述应具体详细，能够准确反映工作实际情况；工作量明细应注明计量单位，并确保数据准确可查；单价应按照合同约定或公司相关规定执行，如有特殊情况需调整单价，应在签证单中说明原因及依据。（二）现场确认1.《计日工签证单》填写完成后，项目现场管理人员应组织申请部门、施工单位（如有）、监理单位（如有）等相关方进行现场确认。各方应对签证单中的工作内容、工作量等信息进行实地核实，确保与实际情况相符。2.现场确认过程中，如发现签证内容与实际不符，应及时进行更正和补充。各方在现场确认无误后，在签证单上签字盖章确认。（三）签证编号与存档1.计日工签证单经现场确认签字盖章后，由项目管理部门负责按照公司编号规则进行编号。编号应具有唯一性，便于查询和管理。2.编号后的签证单原件一份由项目管理部门存档，作为项目成本核算、结算以及后续审计等工作的重要依据；复印件分别发送至公司财务部门、申请部门等相关部门，以便各部门进行相应的账务处理和工作跟进。五、计日工签证的费用结算（一）结算依据计日工签证费用结算以经审批通过并完成现场确认的《计日工签证单》为依据，按照签证单中约定的单价和实际完成的工作量进行计算。（二）结算流程1.每月末或项目阶段性结束时，项目管理部门应汇总当月或该阶段的计日工签证情况，编制《计日工签证费用结算汇总表》。汇总表应详细列出每笔签证的编号、工作内容、工作量、单价、总价等信息，并与存档的签证单原件进行核对，确保数据准确一致。2.《计日工签证费用结算汇总表》经项目负责人审核签字后，提交至公司成本管理部门进行审核。成本管理部门重点审核签证费用的计算是否准确、单价是否符合合同约定、费用是否在预算范围内等。3.成本管理部门审核通过后，将结算汇总表提交至公司财务部门。财务部门根据结算汇总表进行账务处理，办理费用支付手续。（三）支付方式计日工签证费用支付方式按照公司财务管理制度执行，一般采用银行转账方式支付给相关供应商或施工单位。支付前，财务部门应确保相关手续齐全，如发票开具、合同执行情况审核等。六、计日工签证的监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对计日工签证管理情况进行审计检查，重点审查签证办理流程是否合规、签证内容是否真实准确、费用结算是否合理等。2.审计部门如发现计日工签证管理存在问题，应及时出具审计报告，提出整改意见和建议。相关部门应根据审计意见进行整改落实，并将整改情况反馈给审计部门。（二）外部监督1.接受政府相关部门、业主、监理单位等外部机构对计日工签证管理情况的监督检查。对于外部机构提出的意见和建议，公司应高度重视，积极配合整改，确保计日工签证管理工作符合外部要求。2.加强与外部监督机构的沟通协调，及时了解行业动态和监管要求，不断完善计日工签证管理制度。七、计日工签证的风险防控（一）防范虚假签证风险1.加强对签证申请的审核把关，要求申请部门提供充分的证明材料，如现场照片、工作记录、验收报告等，以证实计日工工作的真实性。2.建立签证信息公示制度，对重要的计日工签证情况在公司内部进行公示，接受全体员工监督，防止虚假签证行为发生。3.对于发现的虚假签证行为，一经查实，严肃追究相关责任人的责任，并采取相应的法律措施，维护公司合法权益。（二）控制签证费用风险1.严格执行计日工单价审批制度，确保单价合理、公正，符合市场行情和公司成本控制要求。2.加强对工作量的审核监督，避免因工作量虚报导致费用增加。对于重大签证项目，可委托专业的造价咨询机构进行审核评估。3.在签证办理过程中，充分考虑项目整体成本预算，避免因计日工签证费用过高影响项目经济效益。如发现签证费用可能超预算，应及时调整或优化签证内容，确保费用可控。八、计日工签证的档案管理（一）档案收集项目管理部门负责收集计日工签证办理过程中产生的各类文件资料，包括申请表、签证单、现场确认记录、相关证明材料等。收集过程应确保资料的完整性和准确性，不得遗漏重要信息。（二）档案整理收集后的计日工签证档案资料应按照项目类别、时间顺序等进行分类整理。每份档案应建立清晰的目录索引，便于查找和查阅。同时，对档案资料进行编号标识，确保档案的唯一性和可追溯性。（三）档案存储整理后的计日工签证档案应妥善存储，可采用纸质档案与电子档案相结合的方式。纸质档案应存放在专用的档案柜中，确保档案安全、防潮、防虫；电子档案应进行备份存储，并建立相应的索引目录，便于快速检索和查询。（四）档案查阅公司内部人员因工作需要查阅计日工签证档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供相应的档案资