票据及印鉴管理制度

票据及印鉴管理制度总则1.目的为加强公司票据及印鉴管理，规范票据使用和印鉴保管行为，防范财务风险，保障公司资金安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构。3.基本原则明确职责原则：明确票据及印鉴管理各环节的职责，确保责任到人。安全保密原则：采取有效措施确保票据及印鉴的安全与保密，防止丢失、被盗用等情况发生。规范使用原则：严格按照规定的流程和权限使用票据及印鉴，确保使用合法、合规、准确。票据管理1.票据种类公司涉及的票据主要包括但不限于发票、支票、汇票、本票、收据等。2.票据的购买申请：需使用票据的部门或人员应提前向财务部门提交票据购买申请，注明所需票据的种类、数量等信息。审批：财务部门负责人对申请进行审核，报公司分管财务领导审批后，方可购买。购买：财务部门指定专人负责票据的购买，购买时应选择正规渠道，确保票据的真实性和合法性。购买后，应及时登记票据的种类、数量、起止号码等信息。3.票据的保管专人保管：设立专门的票据保管岗位，由专人负责票据的保管。票据保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉票据管理规定。专柜存放：票据应存放在专用的保险柜或保险箱内，确保安全。保险柜或保险箱应设置密码和钥匙，密码和钥匙应由不同人员分别保管。登记台账：建立票据保管台账，详细记录票据的购入、发出、使用、结存等情况。台账应定期与实际库存票据进行核对，确保账实相符。4.票据的领用领用申请：需领用票据的部门或人员应填写票据领用申请表，注明领用票据的种类、数量、用途等信息。审批：部门负责人对领用申请进行审核，报财务部门负责人审批后，方可领用。领用登记：票据保管人员根据审批后的领用申请表，向领用人员发放票据，并在票据保管台账上进行登记。领用人员应在领用登记表上签字确认。5.票据的使用规范填写：票据使用人员应按照规定的格式和内容正确填写票据，确保字迹清晰、内容完整、印章齐全。审核监督：财务部门应加强对票据使用的审核监督，对填写不规范、用途不合理的票据有权拒绝使用，并要求使用人员重新填写。作废处理：对作废的票据，应加盖“作废”戳记，与存根联一并保存，不得随意销毁。6.票据的核销定期核销：财务部门应定期对已使用的票据进行核销，核对票据的使用情况与领用情况是否一致。审核归档：核销时，应审核票据的填写是否规范、用途是否合理、金额是否准确等。核销后，相关票据存根联应按照档案管理规定进行归档保存。印鉴管理1.印鉴种类公司印鉴主要包括但不限于公司公章、财务专用章、法人章、合同专用章等。2.印鉴的刻制申请：因工作需要刻制印鉴的部门或人员应填写印鉴刻制申请表，注明印鉴的名称、用途、刻制数量等信息。审批：部门负责人对申请进行审核，报公司分管领导审批后，方可刻制。刻制：公司应选择具有资质的刻章单位进行印鉴刻制，确保印鉴的质量和安全性。刻制完成后，应及时将印鉴移交公司指定的保管人员。3.印鉴的保管专人保管：设立专门的印鉴保管岗位，由专人负责印鉴的保管。印鉴保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印鉴管理规定。分人保管：不同印鉴应分别由不同人员保管，严禁一人保管所有印鉴。专柜存放：印鉴应存放在专用的保险柜或保险箱内，确保安全。保险柜或保险箱应设置密码和钥匙，密码和钥匙应由不同人员分别保管。登记台账：建立印鉴保管台账，详细记录印鉴的名称、保管人员、启用时间、停用时间等信息。台账应定期与实际保管印鉴进行核对，确保账实相符。4.印鉴的使用审批流程：印鉴使用前，应填写印鉴使用申请表，注明使用印鉴的事项、金额、对方单位等信息。申请表应经相关部门负责人、财务部门负责人、公司分管领导等按规定权限审批。登记备案：印鉴保管人员根据审批后的申请表，在印鉴使用登记簿上进行登记，并注明使用时间、使用人等信息。现场监印：印鉴使用时，原则上应由印鉴保管人员亲自盖章。如因特殊原因需他人代盖的，应经印鉴保管人员同意，并在现场进行监印。5.印鉴的停用与销毁停用：因公司名称变更、业务调整等原因需要停用印鉴的，应及时办理印鉴停用手续。停用后的印鉴应妥善保管，不得随意丢弃或使用。销毁：对于已停用且不再使用的印鉴，应按照规定的程序进行销毁。销毁时，应由财务部门、审计部门等相关人员共同监销，并在销毁清单上签字确认。销毁清单应作为会计档案进行保存。监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对票据及印鉴管理情况进行审计，检查票据的购买、保管、使用、核销等环节是否符合规定，印鉴的刻制、保管、使用、停用与销毁等环节是否规范。2.财务检查财务部门应加强对票据及印鉴管理的日常检查，及时发现和纠正存在的问题。对发现的违规行为，应按照公司相关规定进行处理。3.定期盘点定期对票据及印鉴进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由财务部门会同相关部门共同进行，并形成盘点报告。责任追究1.对于违反本制度规定，导致票据丢失、被盗用、印鉴被冒用等情况，给公司造成经济损失的，应追究相关责任人的