碧桂园影像管理制度

碧桂园影像管理制度一、总则（一）目的为规范碧桂园影像管理工作，确保影像资料的真实性、完整性、准确性和安全性，充分发挥影像资料在公司管理、业务运营、企业文化建设等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于碧桂园集团总部及各下属公司、项目公司、分支机构等所有涉及影像管理的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：影像资料应如实反映实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖公司运营的各个方面，确保重要信息无遗漏。3.准确性原则：影像内容准确清晰，能够准确传达所记录的事项。4.安全性原则：保障影像资料的存储、传输和使用安全，防止泄露、丢失和损坏。二、影像资料分类及管理职责（一）影像资料分类1.项目建设影像：包括项目规划设计、基础施工、主体建设、配套设施建设等各个阶段的影像记录。2.营销活动影像：如开盘活动、促销活动、品牌推广活动等的影像资料。3.日常办公影像：公司内部会议、培训、工作场景、员工活动等影像。4.客户服务影像：与客户沟通、服务过程、客户反馈等相关影像。5.企业形象影像：公司整体形象展示、办公环境、企业文化活动等影像。（二）管理职责1.集团总部负责制定和完善影像管理制度，并监督各下属公司执行。对全集团重要影像资料进行统筹管理和备份。指导和协调各下属公司影像管理工作。2.下属公司负责本公司影像管理制度的具体实施。组织本公司影像资料的收集、整理、归档和保管。定期向集团总部报送重要影像资料。3.项目公司负责项目建设过程中各类影像资料的拍摄、整理和保管。配合营销、客服等部门提供相关影像资料。4.部门职责行政部门：负责日常办公影像、企业形象影像等的管理和协调。营销部门：负责营销活动影像的策划、拍摄和管理。工程部门：负责项目建设影像的拍摄和整理。客服部门：负责客户服务影像的收集和管理。三、影像资料拍摄要求（一）拍摄设备及人员1.根据不同的拍摄场景和需求，配备相应的拍摄设备，如相机、摄像机、手机等。2.拍摄人员应具备一定的摄影知识和技能，熟悉公司业务流程，能够准确把握拍摄重点。（二）拍摄内容及标准1.项目建设影像规划设计阶段：拍摄项目整体规划图、效果图、周边环境等。基础施工阶段：记录基础开挖、打桩、钢筋绑扎、模板支设等关键工序。主体建设阶段：拍摄楼层建设进度、外立面施工、结构验收等。配套设施建设阶段：包括道路、绿化、水电安装等。拍摄标准：画面清晰、完整，能够准确反映施工进度和质量，标注拍摄时间、地点、工程部位等信息。2.营销活动影像活动策划阶段：拍摄活动场地布置、宣传物料准备等。活动进行阶段：多角度记录活动现场氛围、嘉宾风采、表演节目、互动环节等。活动结束后：拍摄活动成果展示、客户反馈等。拍摄标准：突出活动主题，画面生动、有感染力，能够吸引观众注意力。3.日常办公影像会议影像：拍摄会议全景、参会人员、会议议程、讨论发言等。培训影像：记录培训讲师授课、学员听讲、互动环节等。工作场景影像：反映员工日常工作状态、工作环境等。员工活动影像：拍摄员工文体活动、团队建设等场景。拍摄标准：画面稳定、清晰，能够准确传达办公信息和活动氛围。4.客户服务影像客户沟通影像：记录与客户面对面沟通、电话沟通等场景。服务过程影像：如上门维修、客户接待、问题处理等。客户反馈影像：拍摄客户满意度调查、客户感谢信等。拍摄标准：注重客户体验，画面真实、客观，能够体现公司服务质量。5.企业形象影像公司整体形象展示：拍摄公司总部大楼外观、内部办公环境等。企业文化活动影像：记录公司年会、节日庆典、公益活动等。拍摄标准：展示公司良好形象，画面美观、大方，能够体现企业文化内涵。四、影像资料整理与归档（一）整理要求1.拍摄完成后，应及时对影像资料进行整理，删除重复、模糊、无关的影像。2.根据影像资料分类，按照时间顺序、项目名称、活动主题等进行编号和标注。3.为影像资料添加简要的文字说明，包括拍摄时间、地点、人物、事件等关键信息。（二）归档流程1.项目公司：项目建设过程中的影像资料由项目工程部负责整理，每月定期归档至项目综合档案室。2.下属公司：各部门将本部门的影像资料整理后，每季度统一移交至公司档案室。3.集团总部：收到下属公司报送的重要影像资料后，进行审核和备份，纳入集团影像资料库统一管理。（三）归档存储1.影像资料应存储在安全可靠的存储设备上，如硬盘、光盘等，并进行定期备份。2.建立影像资料电子档案库，按照分类和编号进行存储，方便查询和使用。3.纸质影像资料应存放在专用的档案柜中，做好防潮、防虫、防火等措施。五、影像资料查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅影像资料的，应填写《影像资料查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。2.涉及重要项目、敏感信息的影像资料，需经公司分管领导审批后方可查阅。（二）查阅流程1.申请人填写《影像资料查阅申请表》，注明查阅目的、影像资料名称、查阅时间等信息。2.部门负责人审核申请，签署意见。3.如需分管领导审批，申请人将申请表提交至分管领导处审批。4.档案室根据审批后的申请表，提供影像资料供申请人查阅，并做好查阅记录。（三）使用规定1.影像资料仅供公司内部使用，未经许可不得对外传播。2.如需在公司内部会议、培训、宣传等活动中使用影像资料，应提前向档案室申请，并按照规定的用途和方式使用。3.不得对影像资料进行剪辑、修改、合成等操作，如需对影像资料进行处理，应经档案室同意并在其监督下进行。六、影像资料安全与保密（一）安全管理1.加强对影像资料存储设备的管理，防止丢失、被盗、损坏。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保影像资料的完整性和可读性。3.在影像资料传输过程中，应采取加密等安全措施，防止信息泄露。（二）保密措施1.对涉及公司商业秘密、敏感信息的影像资料，应严格保密，限制查阅范围。2.接触和处理影像资料的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.严禁将影像资料私自复制、拷贝、外传，如有违反，将依法追究相关人员责任。七、影像资料销毁（一）销毁条件1.影像资料已超过保存期限，且无继续保存价值。2.影像资料因不可抗力等原因损坏、丢失，无法修复或找回。3.影像资料涉及的项目已结束，且相关工作已完成，无需再保留。（二）销毁流程1.由档案室提出影像资料销毁申请，填写《影像资料销毁申请表》，注明销毁影像资料的名称、数量、销毁原因等。2.经部门负责人审核、公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁方式可采用物理销毁（如粉碎、焚烧等）或数据擦除等方式，确保影像资料无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与人员签字确认。八、监督与考核（一）监督检查1.集团总部定期对各下属公司影像管理制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.各下属公司应加强对本公司影像管理工作的自查自纠，确保影像资料管理规范。（二）考核机制1.将影像管理工作纳入公司绩效考