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文档简介
碧桂园会议管理制度一、总则1.目的为了规范碧桂园各类会议的组织与管理,提高会议效率,确保会议决策的有效执行,特制定本制度。2.适用范围本制度适用于碧桂园集团总部及各区域公司、项目公司等各级机构召开的各类会议。3.会议原则高效务实原则:会议应紧密围绕工作重点和目标,精简议程,提高效率,注重解决实际问题。充分准备原则:会前应明确会议主题、目的、议程和参会人员,相关资料应提前准备齐全。严肃纪律原则:参会人员应严格遵守会议纪律,按时到会,认真倾听,积极发言,不得随意打断他人。二、会议分类及职责1.集团年度工作会议组织部门:集团总裁办参会人员:集团领导班子、各区域公司负责人、各职能部门负责人等会议职责:总结上一年度工作,部署本年度工作任务,明确工作目标和重点。2.区域月度工作会议组织部门:区域综合管理部参会人员:区域领导班子、各项目公司负责人、各部门负责人等会议职责:汇报区域月度工作进展,分析存在的问题,制定下月工作计划。3.项目周例会组织部门:项目综合管理部参会人员:项目领导班子、各部门负责人、各专业负责人等会议职责:总结项目上周工作情况,协调解决项目推进过程中遇到的问题,安排本周工作任务。4.专项工作会议组织部门:根据专项工作内容确定参会人员:与专项工作相关的人员会议职责:针对特定专项工作进行讨论、决策和部署。三、会议组织与安排1.会议计划各类会议应提前制定会议计划,明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容。会议计划应提前[X]个工作日发布,特殊情况除外。2.会议通知会议通知应提前[X]个工作日发送给参会人员,通知内容应包括会议主题、时间、地点、议程、需准备的资料等。重要会议应采用多种方式通知,确保参会人员及时收到通知。3.会议资料准备会议组织部门应提前准备好会议所需的资料,如工作报告、数据报表、方案草案等。资料应内容准确、逻辑清晰,提前发放给参会人员,以便其提前了解会议内容,做好发言准备。4.会议场地布置根据会议规模和类型,合理安排会议场地,确保场地整洁、舒适、音响设备等正常运行。重要会议应设置会标、座次牌等,营造良好的会议氛围。四、会议流程1.会议签到参会人员应提前到达会议地点,在签到表上签到。会议组织部门应安排专人负责签到,统计参会人员情况。2.会议开场会议主持人应提前到达会场,做好准备工作。会议开场时,主持人应介绍会议主题、目的、议程和参会人员,宣布会议开始。3.工作汇报按照会议议程,相关人员依次进行工作汇报,汇报内容应简洁明了、重点突出。汇报过程中,应使用数据、案例等进行支撑,避免冗长空洞的表述。4.讨论交流参会人员围绕汇报内容进行讨论交流,充分发表意见和建议。讨论过程中,主持人应引导会议方向,确保讨论有序进行,避免跑题或出现激烈争吵。5.决策与部署根据讨论结果,会议主持人进行决策,并明确工作任务、责任人和时间节点。决策应明确、具体,具有可操作性,确保能够有效执行。6.会议总结会议主持人对会议进行总结,强调会议重点和下一步工作要求。会议总结应简洁有力,再次明确工作目标和方向。7.会议结束主持人宣布会议结束,参会人员有序离场。五、会议纪律1.按时参会参会人员应严格按照会议通知要求的时间准时到会,不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会,应提前向会议组织部门请假,并安排合适人员代会。2.认真倾听参会人员应集中精力,认真倾听他人发言,不得交头接耳、玩手机、看无关资料等。3.积极发言参会人员应积极参与讨论,发表真实、客观的意见和建议,不得推诿扯皮、敷衍了事。发言应简洁明了,突出重点,避免长篇大论。4.保守机密会议过程中涉及的公司机密信息,参会人员应严格保密,不得泄露给无关人员。六、会议记录与纪要1.会议记录会议组织部门应安排专人负责会议记录,记录内容应完整、准确、清晰。会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、议程、发言内容、讨论结果、决策事项等。2.会议纪要会议结束后,会议组织部门应及时整理会议纪要,经会议主持人审核后发布。会议纪要应突出会议重点和决策事项,明确工作任务、责任人和时间节点,语言应简洁规范。会议纪要应发送给参会人员,并根据需要抄送给相关部门和人员。七、会议跟进与反馈1.任务分解会议决策事项确定后,会议组织部门应及时将工作任务进行分解,明确责任人和时间节点,形成任务清单。2.进度跟踪责任部门应按照任务清单的要求,按时推进工作,并定期向会议组织部门反馈工作进展情况。会议组织部门应建立工作进度跟踪台账,及时掌握工作进展情况,对未按时完成的任务进行督促和协调。3.结果反馈工作任务完成后,责任部门应及时将工作结果反馈给会议组织部门,会议组织部门应将结果向相关领导和人员汇报。对工作成果显著的部门和个人,应给予表彰和奖励;对未完成工作任务或工作不力的部门和个人,应进行批评和问责。八、会议评估与改进1.会议评估定期对各类会议进行评估,评估内容包括会议组织、会议效率、会议效果等方面。会议评估可采用问卷调查、现场访谈等方式进行,广泛收集参会人员的意见和建议。2.改进措施根据会议评估结果,分析存在的问题,制定改进措施
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