碧桂园会议管理制度

碧桂园会议管理制度一、总则1.目的为了规范碧桂园各类会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于碧桂园集团总部及各区域公司、项目公司等各级机构召开的各类会议。3.会议原则高效务实原则：会议应紧密围绕工作重点和目标，精简议程，提高效率，注重解决实际问题。充分准备原则：会前应明确会议主题、目的、议程和参会人员，相关资料应提前准备齐全。严肃纪律原则：参会人员应严格遵守会议纪律，按时到会，认真倾听，积极发言，不得随意打断他人。二、会议分类及职责1.集团年度工作会议组织部门：集团总裁办参会人员：集团领导班子、各区域公司负责人、各职能部门负责人等会议职责：总结上一年度工作，部署本年度工作任务，明确工作目标和重点。2.区域月度工作会议组织部门：区域综合管理部参会人员：区域领导班子、各项目公司负责人、各部门负责人等会议职责：汇报区域月度工作进展，分析存在的问题，制定下月工作计划。3.项目周例会组织部门：项目综合管理部参会人员：项目领导班子、各部门负责人、各专业负责人等会议职责：总结项目上周工作情况，协调解决项目推进过程中遇到的问题，安排本周工作任务。4.专项工作会议组织部门：根据专项工作内容确定参会人员：与专项工作相关的人员会议职责：针对特定专项工作进行讨论、决策和部署。三、会议组织与安排1.会议计划各类会议应提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容。会议计划应提前[X]个工作日发布，特殊情况除外。2.会议通知会议通知应提前[X]个工作日发送给参会人员，通知内容应包括会议主题、时间、地点、议程、需准备的资料等。重要会议应采用多种方式通知，确保参会人员及时收到通知。3.会议资料准备会议组织部门应提前准备好会议所需的资料，如工作报告、数据报表、方案草案等。资料应内容准确、逻辑清晰，提前发放给参会人员，以便其提前了解会议内容，做好发言准备。4.会议场地布置根据会议规模和类型，合理安排会议场地，确保场地整洁、舒适、音响设备等正常运行。重要会议应设置会标、座次牌等，营造良好的会议氛围。四、会议流程1.会议签到参会人员应提前到达会议地点，在签到表上签到。会议组织部门应安排专人负责签到，统计参会人员情况。2.会议开场会议主持人应提前到达会场，做好准备工作。会议开场时，主持人应介绍会议主题、目的、议程和参会人员，宣布会议开始。3.工作汇报按照会议议程，相关人员依次进行工作汇报，汇报内容应简洁明了、重点突出。汇报过程中，应使用数据、案例等进行支撑，避免冗长空洞的表述。4.讨论交流参会人员围绕汇报内容进行讨论交流，充分发表意见和建议。讨论过程中，主持人应引导会议方向，确保讨论有序进行，避免跑题或出现激烈争吵。5.决策与部署根据讨论结果，会议主持人进行决策，并明确工作任务、责任人和时间节点。决策应明确、具体，具有可操作性，确保能够有效执行。6.会议总结会议主持人对会议进行总结，强调会议重点和下一步工作要求。会议总结应简洁有力，再次明确工作目标和方向。7.会议结束主持人宣布会议结束，参会人员有序离场。五、会议纪律1.按时参会参会人员应严格按照会议通知要求的时间准时到会，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织部门请假，并安排合适人员代会。2.认真倾听参会人员应集中精力，认真倾听他人发言，不得交头接耳、玩手机、看无关资料等。3.积极发言参会人员应积极参与讨论，发表真实、客观的意见和建议，不得推诿扯皮、敷衍了事。发言应简洁明了，突出重点，避免长篇大论。4.保守机密会议过程中涉及的公司机密信息，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。六、会议记录与纪要1.会议记录会议组织部门应安排专人负责会议记录，记录内容应完整、准确、清晰。会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、议程、发言内容、讨论结果、决策事项等。2.会议纪要会议结束后，会议组织部门应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后发布。会议纪要应突出会议重点和决策事项，明确工作任务、责任人和时间节点，语言应简洁规范。会议纪要应发送给参会人员，并根据需要抄送给相关部门和人员。七、会议跟进与反馈1.任务分解会议决策事项确定后，会议组织部门应及时将工作任务进行分解，明确责任人和时间节点，形成任务清单。2.进度跟踪责任部门应按照任务清单的要求，按时推进工作，并定期向会议组织部门反馈工作进展情况。会议组织部门应建立工作进度跟踪台账，及时掌握工作进展情况，对未按时完成的任务进行督促和协调。3.结果反馈工作任务完成后，责任部门应及时将工作结果反馈给会议组织部门，会议组织部门应将结果向相关领导和人员汇报。对工作成果显著的部门和个人，应给予表彰和奖励；对未完成工作任务或工作不力的部门和个人，应进行批评和问责。八、会议评估与改进1.会议评估定期对各类会议进行评估，评估内容包括会议组织、会议效率、会议效果等方面。会议评估可采用问卷调查、现场访谈等方式进行，广泛收集参会人员的意见和建议。2.改进措施根据会议评估结果，分析存在的问题，制定改进措施