毒麻药采购管理制度

毒麻药采购管理制度一、总则1.目的为加强公司毒麻药采购管理，规范采购行为，确保毒麻药采购过程合法、安全、有序，防止毒麻药流入非法渠道，保障公司生产经营活动的正常进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内涉及毒麻药采购活动的所有部门和人员。3.基本原则依法采购原则：严格遵守国家有关毒麻药管理的法律法规和政策要求，确保采购行为合法合规。安全第一原则：将毒麻药采购过程中的安全风险控制放在首位，采取有效措施保障毒麻药的储存、运输和使用安全。专人负责原则：明确专人负责毒麻药采购工作，确保职责清晰、责任落实。审批严格原则：建立严格的采购审批流程，确保每一笔采购业务都经过必要的审核和批准。二、采购计划与审批1.需求预测使用部门应根据生产经营计划和实际需求，提前对毒麻药的用量进行预测。预测应综合考虑历史用量、市场变化、生产任务调整等因素，确保预测数据的准确性和可靠性。每季度末，使用部门需提交下一季度毒麻药需求预测报告，详细说明预计用量、使用时间、用途等信息。2.采购计划编制采购部门根据使用部门提交的需求预测报告，结合库存情况，编制毒麻药采购计划。采购计划应明确采购品种、数量、规格、采购时间等内容。采购计划应遵循“合理储备、适量采购”的原则，避免过度采购或采购不足导致的资源浪费或生产延误。3.审批流程采购计划编制完成后，需按照以下审批流程进行审核批准：采购部门负责人审核采购计划的合理性和必要性，签署审核意见。质量管理部门对采购计划中涉及的毒麻药质量标准和验收要求进行审核，确保采购的毒麻药符合质量规定，签署审核意见。财务部门审核采购计划的资金预算，确保采购资金的合理性和可行性，签署审核意见。公司分管领导对采购计划进行最终审批，批准后方可实施采购。三、供应商管理1.供应商选择采购部门应选择具有合法资质的毒麻药供应商。供应商必须具备药品生产许可证、药品经营许可证、营业执照等相关证照，并通过药品监督管理部门的年度检查。对潜在供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制水平、信誉状况、物流配送能力等方面的情况。考察合格的供应商纳入合格供应商名录。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质文件、考察报告、合作记录等内容，以便对供应商进行跟踪和管理。2.供应商评估与考核定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。每半年对供应商进行一次综合评估，根据评估结果调整供应商名录。对评估不合格的供应商，暂停或终止合作关系。3.供应商沟通与合作采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况等信息。在采购合同履行过程中，如出现质量问题、交货延迟等情况，采购部门应及时与供应商协商解决，确保采购业务的顺利进行。四、采购合同管理1.合同签订采购部门在确定供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购品种、数量、规格、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同应符合国家法律法规的要求，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订前，需经公司法律顾问审核，确保合同条款符合法律规定，避免法律风险。2.合同执行采购部门应按照采购合同约定，及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇合同变更或解除的情况，采购部门应及时与供应商协商，并签订相关补充协议或解除合同协议。变更或解除合同的原因、过程及结果应记录在案。3.合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本归档保存。合同档案应包括合同文本、补充协议、往来函件、验收报告等相关资料。合同档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。五、采购过程控制1.采购申请使用部门根据实际需求填写毒麻药采购申请表，详细说明采购品种、数量、规格、用途等信息，并经部门负责人签字确认。采购申请表应提交给采购部门，作为采购业务的依据。2.采购实施采购部门根据批准的采购计划和采购申请表，选择合适的供应商进行采购。采购方式可以采用招标采购、询价采购、竞争性谈判等方式，具体采购方式应根据采购金额、采购品种等因素确定。在采购过程中，采购人员应严格遵守采购流程和审批制度，不得擅自变更采购内容或采购方式。3.验收环节毒麻药到货后，质量管理部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同约定的质量标准和验收方法进行验收，确保所采购的毒麻药质量合格。验收内容包括药品的外观、包装、数量、规格、质量检验报告等。验收合格的毒麻药办理入库手续，验收不合格的毒麻药应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。验收过程应形成验收记录，验收记录应包括验收日期、验收人员、验收内容、验收结果等信息，并由验收人员签字确认。六、储存与保管1.储存设施公司应设置专门的毒麻药储存仓库，储存仓库应符合国家有关毒麻药储存的安全要求。仓库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保毒麻药储存安全。毒麻药应按照药品特性分类储存，如麻醉药品、精神药品应分别存放，并设置明显的标识。2.库存管理建立毒麻药库存管理制度，定期对库存毒麻药进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点结果应形成盘点报告。库存毒麻药应实行双人双锁管理，由两名经过专门培训的人员负责保管。保管人员应严格遵守库存管理制度，不得擅自挪用、出借毒麻药。对库存毒麻药的出入库情况进行详细记录，记录内容应包括出入库日期、品种、数量、规格、用途、经手人等信息。3.安全保卫加强毒麻药储存仓库的安全保卫工作，安装必要的监控设备和报警装置，确保仓库安全。严格限制无关人员进入毒麻药储存仓库，因工作需要进入仓库的人员必须经过批准，并在专人陪同下进入。七、运输管理1.运输资质委托具有合法资质的运输企业运输毒麻药，运输企业应具备道路运输经营许可证等相关证照。运输车辆应符合毒麻药运输要求，具备安全防护设施和运输标志。2.运输过程控制运输企业应按照国家有关毒麻药运输的规定，采取必要的安全措施，确保毒麻药运输过程安全。在运输过程中，应严格遵守运输时间、路线等规定，不得擅自改变运输路线或运输时间。运输过程中应配备专人押运，押运人员应具备相应的资质和能力，负责监督运输过程中的安全情况。3.运输记录运输企业应建立毒麻药运输记录制度，详细记录运输过程中的相关信息，如运输日期、运输车辆信息、押运人员信息、运输品种、数量、规格、起运地、目的地等。运输记录应保存期限按照国家有关规定执行，以便日后查阅和审计。八、使用管理1.使用计划使用部门应根据生产经营需要，制定毒麻药使用计划。使用计划应明确使用品种、数量、使用时间、使用人员等信息，并经部门负责人审核批准。使用计划应提前提交给采购部门，以便采购部门合理安排采购。2.使用审批毒麻药使用前，使用人员应填写毒麻药使用申请表，详细说明使用品种、数量、用途、使用时间等信息，并经部门负责人签字确认。使用申请表应提交给公司分管领导审批，批准后方可使用。3.使用记录使用人员应建立毒麻药使用记录，详细记录使用日期、使用品种、数量、规格、用途、使用人员等信息。使用记录应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。九、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对毒麻药采购、储存、使用等环节进行审计监督，检查制度执行情况，发现问题及时提出整改意见。采购部门、质量管理部门、仓库保管部门等相关部门应定期对本部门负责的毒麻药管理工作进行自查，发现问题及时整改。2.外部监督积极配合药品监督管理部门等相关外部监管机构的监督检查，如实提供有关毒麻药管理的资料和信息。对外部监管机构提出的整改意见，应及时制定整改措施，认真落实整改，确保公司毒麻药管理工作符合法律法规要求。十、罚则