信息日常管理制度

信息日常管理制度总则目的本制度旨在规范公司信息的日常管理，确保信息的准确性、完整性、及时性和安全性，提高公司运营效率，保障公司各项工作的顺利开展。适用范围本制度适用于公司全体员工以及与公司有业务往来的外部合作伙伴。信息定义本制度所指信息包括但不限于公司文件、合同协议、财务数据、客户资料、员工信息、业务数据、技术资料、市场情报等各类以电子或纸质形式存在的与公司相关的信息。信息分类与编码信息分类1.行政类信息：包括公司组织架构、规章制度、会议纪要、行政文件、办公设施管理等相关信息。2.财务类信息：涵盖财务报表、预算计划、成本核算、资金管理、税务申报等财务相关数据及文件。3.业务类信息：涉及公司各类业务项目的策划、执行、监控、评估等过程中产生的信息，如项目方案、业务合同、销售数据、采购记录、生产报表等。4.人力资源类信息：包含员工基本信息、考勤记录、薪资福利、培训档案、绩效考核、人事变动等人力资源相关资料。5.技术类信息：如公司拥有的技术专利、技术方案、研发文档、技术标准、软件代码等技术领域的信息。6.客户类信息：主要指客户基本资料、需求偏好、交易记录、客户反馈、市场调研等与客户相关的信息。信息编码为便于信息的管理和检索，对各类信息进行统一编码。编码规则如下：1.编码结构：采用层次码结构，由类别码、顺序码和校验码组成。2.类别码：根据信息分类设置，用两位数字表示，如行政类信息为“01”，财务类信息为“02”等。3.顺序码：按照信息产生的先后顺序或重要程度依次编排，用四位数字表示。4.校验码：采用模数11的加权算法计算得出，用一位数字表示，用于验证编码的准确性。例如，一份行政类的第123号文件，其编码为“010123X”，其中“X”为校验码。信息收集与整理信息收集渠道1.内部渠道各部门定期提交相关业务信息，如业务部门每月提交业务进展报告、人力资源部门定期更新员工信息等。员工在工作过程中主动收集并反馈与工作相关的信息，如市场人员收集的市场动态、技术人员发现的技术问题等。公司内部会议、培训、活动等产生的信息记录，由专人负责整理归档。2.外部渠道网络媒体、行业论坛、专业数据库等公开信息平台，获取与公司业务相关的市场动态、行业趋势、竞争对手信息等。与合作伙伴、客户、供应商等的沟通交流中获取的信息，如合作项目进展、客户需求变化、供应商产品信息等。参加行业展会、研讨会、讲座等活动收集的信息资料。信息收集要求1.准确性：收集的信息应真实、可靠，来源明确，数据准确无误。2.完整性：确保收集到的信息涵盖相关事项的各个方面，不遗漏重要信息。3.及时性：按照规定的时间节点及时收集信息，避免因信息滞后影响工作决策。4.相关性：收集的信息应与公司业务相关，具有实际参考价值。信息整理1.分类整理：收集到的信息按照预先设定的信息分类标准进行分类，确保同类信息集中存放。2.数据清洗：对收集到的数据类信息进行审核和清洗，去除重复、错误或无效的数据。3.标注索引：为整理后的信息添加必要的标注和索引，便于快速查找和检索。4.形成文档：对于重要的信息，整理形成规范的文档，明确文档格式、内容结构和编号规则。信息存储与保管存储方式1.电子存储建立公司内部信息管理系统，包括文件服务器、数据库等，用于存储各类电子信息。根据信息的分类和性质，划分不同的存储区域和文件夹，对电子信息进行分类存储。定期对电子信息进行备份，备份方式包括本地备份和异地备份，以防止数据丢失。2.纸质存储设立专门的纸质文件档案室，对纸质文件进行集中存放。按照档案管理的要求，对纸质文件进行分类、编号、装订，并建立相应的档案目录。定期对纸质文件进行清查和整理，确保文件的完整性和可读性。保管责任1.电子信息保管信息管理部门指定专人负责电子信息的日常维护和管理，包括数据的存储、备份、安全防护等。各部门应指定本部门的信息管理员，负责本部门电子信息的收集、整理和上传至公司信息管理系统，并确保信息的准确性和及时性。涉及公司机密信息的电子存储设备，应采取加密、访问控制等安全措施，防止信息泄露。2.纸质信息保管档案室配备专人负责纸质文件的保管工作，严格执行档案借阅、归还登记制度。定期对纸质文件进行检查和盘点，发现问题及时报告并处理。对于超过保管期限或已无保存价值的纸质文件，按照规定的程序进行销毁处理。存储期限1.行政类信息：长期保存，其中涉及公司重要决策、历史沿革等关键信息应永久保存。2.财务类信息：按照国家财务法规和公司财务管理制度规定的期限进行保存，一般为10年以上。3.业务类信息：根据业务项目的性质和特点确定保存期限，一般项目相关信息保存至项目结束后5年，重大项目信息保存期限适当延长。4.人力资源类信息：员工个人信息保存至员工离职后5年，其他人力资源相关信息根据实际需要确定保存期限，但不得低于3年。5.技术类信息：技术专利等知识产权相关信息按照法律法规规定的保护期限进行保存，其他技术资料根据公司技术发展情况确定保存期限，一般不少于5年。6.客户类信息：客户基本资料、交易记录等信息保存期限为自交易结束后5年，客户需求偏好、市场调研等信息根据业务需要确定保存期限，但不得低于3年。信息使用与共享信息使用权限1.根据岗位职责设定信息使用权限公司高层管理人员具有全面的信息使用权限，可查阅和使用公司各类信息。各部门负责人根据工作需要，有权查阅本部门及相关部门的业务信息、行政信息等，以便进行工作决策和管理。普通员工按照其工作职责，只能查阅和使用与其工作相关的信息，如需查阅其他信息，需经上级领导批准。2.信息使用审批流程员工如需查阅超出其权限范围的信息，应填写《信息查阅申请表》，注明查阅信息的名称、用途、查阅时间等内容，提交至所在部门负责人审批。部门负责人根据申请内容进行审核，如认为确有必要查阅，签署审批意见后报分管领导审批。分管领导审批通过后，申请人方可到信息管理部门或相关部门查阅信息。信息共享原则1.必要性原则：信息共享应基于工作需要，确保共享的信息与接收方的工作职责相关，能够支持其工作开展。2.授权原则：信息共享需经过信息所有者或相关部门负责人的授权，未经授权不得擅自共享信息。3.安全原则：在信息共享过程中，应采取必要的安全措施，确保信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露。信息共享方式1.内部信息共享平台：通过公司内部信息管理系统建立信息共享模块，各部门可根据授权将相关信息发布至共享平台，供其他部门查阅和使用。2.文件共享：对于需要共享的重要文件，可通过信息管理系统设置共享文件夹或直接发送至相关人员邮箱，并明确共享范围和使用权限。3.会议沟通：在公司内部会议、跨部门沟通会议等场合，相关人员可就工作中涉及的信息进行交流和共享。4.数据接口对接：对于与外部合作伙伴之间需要共享的业务数据，可通过数据接口对接的方式实现信息的安全、高效共享，但需签订相关的数据共享协议，明确双方的权利和义务。信息安全与保密安全防护措施1.网络安全建立公司网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。定期对公司网络设备和系统进行安全漏洞扫描和修复，确保网络环境的安全性。对公司内部网络进行分段管理，严格控制不同区域之间的网络访问权限，防止未经授权的网络访问。2.数据安全对重要数据进行加密存储，确保数据在存储过程中的保密性。采用数据备份策略，定期对关键数据进行备份，并将备份数据存储在异地，以防止本地数据丢失或损坏。建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据遭遇丢失或损坏时能够及时恢复。3.终端安全对公司员工使用的办公电脑、移动设备等终端设备进行安全管理，安装必要的安全软件，如终端安全管理系统、防病毒软件等。制定终端设备使用规范，要求员工设置强密码，并定期更换密码，防止终端设备被盗用或信息泄露。对员工离职或调动时使用的终端设备进行数据清除和安全检查，确保设备上的公司信息已被彻底删除。保密制度1.保密范围公司商业秘密，包括公司的技术秘密、经营策略、客户信息、财务数据等。涉及公司重大决策、尚未公开的信息以及法律法规规定的其他应保密的信息。2.保密措施与员工签订保密协议，明确员工在保密方面的权利和义务，要求员工严格遵守保密制度。对涉及保密信息的文件、资料等进行标识，注明“保密”字样，并采取相应的保密措施，如加密存储、限制访问等。在公司内部加强保密宣传教育，提高员工的保密意识，防止因员工疏忽导致保密信息泄露。3.保密监督与检查信息管理部门定期对公司信息安全和保密制度的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。设立举报渠道，鼓励员工对违反保密制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励，对违反保密制度的行为依法依规进行处理。信息传递与沟通信息传递方式1.内部邮件：用于正式的信息传递，如通知、报告、文件等，邮件内容应主题明确、格式规范、语言简洁。2.即时通讯工具：如公司内部使用的即时通讯软件，用于日常工作中的快速沟通和信息交流，但涉及重要信息的沟通应及时转为邮件形式进行确认。3.会议：通过定期召开的公司例会、部门会议、专项会议等形式，进行信息的集中传递和沟通，会议应提前明确议程、参会人员和会议目的，确保会议高效进行。4.书面文件：对于重要的决策、规章制度、业务流程等信息，以书面文件的形式发布，并确保文件传达至相关人员。信息沟通流程1.信息发起：信息发起部门或人员根据工作需要，确定信息的内容、传递对象和传递方式。2.信息审核：对于重要信息，应经过部门负责人或相关领导审核，确保信息的准确性和合规性。3.信息传递：按照确定的传递方式将信息传递给接收方，确保信息及时、准确送达。4.信息反馈：接收方收到信息后，应及时进行阅读和处理，并根据需要向信息发起方反馈处理结果或意见建议。信息清理与销毁信息清理1.定期清理：信息管理部门定期对存储的信息进行清理，删除过期、无用的信息，以释放存储空间，提高信息管理效率。2.动态清理：在信息的日常使用过程中，对于已不再需要或已失去时效性的信息，相关部门或人员应及时进行清理。信息销毁1.销毁范围：对于超过保管期限、已无保存价值或涉及保密信息不再需要使用的信息，应进行销毁处理。2.销毁方式电子信息销毁：采用专业的数据擦除软件对电子存储设备中的信息进行多次擦除，确保数据无法恢复，或对存储设备进行物理销毁，如粉碎硬盘等。纸质信息销毁：对于纸质文件，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保文件内容无法辨认。3.销毁记录：对信息销毁过程进行详细记录，包括销毁信息的名称、数量、销毁时间、销毁方式、执行人员等，记录应保存一定期限，以备查阅。信息管理监督与考核监督机制1.内部审计：公司内部审计部门定期对信息管理工作进行审计，检查信息管理制度的执行情况、信息的准确性和完整性、信息安全措施的落实情况等，发现问题及时提出整改意见。2.日常检查：信息管理部门负责对公司信息管理工作进行日常检查，包括信息收集、整理、存储、使用、共享等环节，及时发现和纠正存在的问题。3.用户反馈：鼓励公司员工对信息管理工作中存在的问题进行反馈，信息管理部门应及时受理并处理员工反馈的问题，不断改进信息管理工作。考核制度1.考核指标信息准确性：考核信息收集、录入、整理过程中的数据准确性，以信息错误率为考核指标。信息及时性：考核信息提交、传递、处理等环节是否按照规定的时间节点完成，以信息延迟率为考核指标。信息完整性：考核信息是否涵盖相关事项的全部内容，以信息缺失率为考核指标。信息安全与保密：考核信息安全防护措施的执行情况、保密制度的遵守情况，以信息安全事件发生率、保密违规事件发生率为考核指标。信息共享与沟通：考核信息共享的及时性、准确性以及信息沟通的顺畅程度，以信息共享满意度、信息沟通效率为考核指标。2.考核方式定期考核：每季度对各部门的信息管理工作进行一次考核，考核结果作为部门绩效评估的重要依据。