保证货款管理制度

保证货款管理制度一、总则（一）目的为加强公司货款管理，确保公司资金安全，规范货款回收流程，明确各部门职责，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与所有客户之间的货款结算与管理，包括但不限于产品销售、服务提供等业务所涉及的货款。（三）基本原则1.合法性原则：货款管理活动必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.安全性原则：确保公司货款及时、足额回收，降低资金风险。3.准确性原则：货款结算数据准确无误，避免因数据错误导致的纠纷和损失。4.及时性原则：各部门应按照规定的时间节点完成货款管理相关工作，不得拖延。二、职责分工（一）销售部门1.负责与客户沟通洽谈业务，签订销售合同，明确货款结算方式、期限等条款。2.跟踪订单执行情况，及时掌握客户付款动态，对可能出现的逾期付款情况提前预警。3.协助财务部门进行货款催收工作，提供必要的客户信息和业务资料。（二）财务部门1.负责货款的核算、结算和账务处理，确保账目清晰、准确。2.定期与销售部门核对货款数据，及时发现并解决差异问题。3.制定货款催收计划，组织实施催收工作，对逾期未付款项采取有效措施进行追讨。4.分析货款回收情况，为公司决策提供数据支持和风险评估。（三）法务部门1.审查销售合同中的货款结算条款，确保合同的合法性和有效性。2.协助处理货款回收过程中的法律事务，如发送催款函、提起诉讼等。3.提供法律意见和建议，防范货款回收过程中的法律风险。（四）信用管理部门（如有）1.建立客户信用档案，对客户的信用状况进行评估和分级。2.根据客户信用等级，制定相应的信用额度和信用期限，并及时更新。3.监控客户信用变化情况，对出现信用风险的客户及时采取措施，如调整信用额度、停止供货等。（五）其他部门1.各部门在各自职责范围内，配合做好货款管理相关工作，如提供业务数据、协助催收等。2.涉及多个部门的货款管理事项，由相关部门共同协商解决，明确牵头部门和各部门职责。三、货款结算管理（一）合同签订1.销售部门在与客户签订销售合同前，应确保合同中货款结算条款明确、具体，包括但不限于付款方式（如现金、支票、转账、承兑汇票等）、付款期限、结算周期、逾期付款责任等。2.合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交给财务部门备案，以便财务部门进行货款核算和跟踪。（二）发货与开票1.仓库部门应根据销售合同和发货指令，及时准确地发货，并开具发货清单。发货清单应详细记录货物的名称、规格、数量、金额等信息。2.财务部门应在收到仓库部门的发货清单后，按照合同约定及时开具发票。发票开具应遵循税务法规要求，确保发票内容真实、准确、完整。（三）对账与结算1.财务部门应定期与客户进行对账，一般每月[具体日期]前完成上月货款的对账工作。对账内容包括发货数量、金额、已收款金额、未收款金额等，确保双方账目一致。2.对账方式可以采用邮件、传真、对账单等形式进行。如发现账目差异，财务部门应及时与销售部门沟通核实，并与客户协商解决。3.客户确认无误后，财务部门按照合同约定的结算方式和期限进行货款结算。如采用银行转账方式结算，应确保收款账户信息准确无误；如采用承兑汇票方式结算，应注意汇票的真实性、有效性和到期日等。四、货款催收管理（一）催收流程1.财务部门应在货款到期前[X]天，向销售部门发送《货款到期提醒函》，告知销售部门客户货款即将到期及逾期可能产生的后果。2.销售部门收到提醒函后，应立即与客户联系，了解客户未付款原因，并督促客户按时付款。如客户确有困难需要延期付款，销售部门应及时反馈给财务部门，并与客户协商签订延期付款协议。3.对于逾期未付款项，财务部门应在逾期后[X]天内，向客户发送《催款函》，明确告知客户逾期欠款金额、逾期天数及应承担的违约责任，并要求客户限期付款。催款函应加盖公司公章，并通过邮政特快专递（EMS）或挂号信等方式送达客户。4.如客户在催款函规定的期限内仍未付款，财务部门应将逾期情况及时报告给公司管理层，并根据公司决策采取进一步的催收措施，如委托第三方催收机构进行催收、提起诉讼等。（二）催收措施1.电话催收：通过与客户直接沟通，了解客户还款计划和困难，督促客户尽快还款。2.上门催收：对于一些重要客户或逾期金额较大的客户，可由销售部门或财务部门派人上门催收，与客户面对面沟通，增强催收效果。3.第三方催收：如自行催收效果不佳，可委托专业的第三方催收机构进行催收。委托催收机构前，应签订委托合同，明确双方权利义务和收费标准等。4.法律诉讼：对于恶意拖欠货款、经多次催收仍拒不还款的客户，应及时收集相关证据，通过法律途径维护公司合法权益。法务部门应负责组织法律诉讼相关工作，包括起草诉讼文书、协助收集证据、参与庭审等。（三）催收记录与报告1.销售部门和财务部门应对每次催收情况进行详细记录，包括催收时间、催收方式、与客户沟通内容、客户反馈意见等。催收记录应妥善保存，以备查询和后续跟踪。2.财务部门应定期编制《货款催收报告》，向公司管理层汇报货款催收进展情况、逾期客户名单、逾期金额及占比、催收措施及效果等信息。报告应根据实际情况进行分析总结，提出改进建议和措施。五、信用风险管理（一）客户信用评估1.信用管理部门（如有）应收集客户的基本信息、财务状况、经营状况、信用记录等资料，建立客户信用档案。2.根据收集到的信息，运用科学合理的信用评估模型或方法，对客户的信用状况进行评估和分级。信用等级一般可分为A、B、C、D四级，其中A级为信用良好客户，B级为信用一般客户，C级为信用较差客户，D级为信用极差客户。（二）信用额度与期限设定1.根据客户信用等级，结合公司业务政策和风险承受能力，为客户设定相应的信用额度和信用期限。信用额度是指公司允许客户赊购货物或服务的最高金额；信用期限是指公司给予客户的付款期限。2.对于新客户，应谨慎设定信用额度和期限，一般采用较低的初始额度和较短的期限。随着客户合作时间的增加和信用状况的稳定，可根据实际情况适当调整信用额度和期限。3.信用额度和期限应定期进行审查和调整，一般每半年或一年进行一次。如客户经营状况、财务状况发生重大变化，应及时重新评估其信用状况，并相应调整信用额度和期限。（三）信用监控与预警1.信用管理部门（如有）应密切关注客户信用变化情况，建立信用监控指标体系，如客户逾期次数、逾期天数、付款比例、财务比率等。2.当客户出现信用风险预警信号时，如逾期付款次数增加、财务指标恶化、经营状况不佳等，信用管理部门应及时发出预警通知，提醒相关部门采取措施防范风险。3.销售部门在接到预警通知后，应暂停与该客户的业务合作或减少发货量，直至客户信用状况改善；财务部门应加强对该客户的货款催收力度，并密切关注其资金流向；法务部门应提前介入，做好相关法律风险防范准备。六、考核与奖惩（一）考核指标1.货款回收率：考核公司货款回收的总体情况，计算公式为：货款回收率=实际回收货款金额/应回收货款金额×100%。2.逾期账款率：考核公司逾期未收回货款的比例，计算公式为：逾期账款率=逾期未收回货款金额/应收账款余额×100%。3.客户投诉率：考核因货款管理问题导致的客户投诉情况，计算公式为：客户投诉率=客户投诉次数/销售订单数量×100%。（二）考核周期1.货款回收率和逾期账款率考核以季度为周期进行统计和考核。2.客户投诉率考核以年度为周期进行统计和考核。（三）奖惩措施1.对于在货款管理工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予奖励。奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。具体奖励标准由公司根据实际情况制定。2.对于因工作失误或失职导致公司货款损失的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括但不限于罚款、降职、辞退等。如因违反法律法规或公司制度给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。七、信息管理（一）货款信息收集1.销售部门、财务部门等相关部门应及时收集与货款管理相关的各类信息，包括销售合同、发货清单、发票、对账单、催款记录、客户还款凭证等。2.信息收集应确保真实、准确、完整，并按照规定的格式和要求进行整理和归档。（二）货款信息分析1.财务部门应定期对货款信息进行分析，通过数据分析了解公司货款回收情况、客户付款习惯、逾期账款分布等，为货款管理决策提供依据。2.分析方法可采用数据对比分析、趋势分析、比率分析等，结合公司业务实际情况，找出存在的问题和潜在风险，并提出针对性的改进措施和建议。（三）货款信息保密1.涉及