保洁资料管理制度

保洁资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司保洁资料的管理，确保保洁工作的规范化、标准化，提高保洁工作效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有保洁工作相关资料的管理，包括但不限于保洁工作计划、工作记录、检查报告、培训资料、考核资料等。（三）管理原则1.准确性原则：资料内容应真实、准确、完整，如实反映保洁工作的实际情况。2.及时性原则：资料的记录、整理、归档应及时，确保资料的时效性。3.保密性原则：保洁资料涉及公司内部信息，应严格保密，防止信息泄露。4.规范化原则：资料的格式、内容、编号等应统一规范，便于管理和查阅。二、资料分类与编号（一）保洁工作计划1.年度工作计划：每年年初制定，涵盖全年保洁工作的目标、任务、重点工作安排等。2.月度工作计划：每月初根据年度计划和实际工作情况制定，明确当月具体工作内容、责任人、时间节点等。3.专项工作计划：针对特殊时期、重大活动或专项保洁任务制定的工作计划，如节日期间的环境卫生保障、公司大型会议的场地清洁等。编号规则：年度计划编号为“BJNY年份”，月度计划编号为“BJYD年份月份”，专项计划编号为“BJZX年份专项名称”。（二）工作记录1.日常工作记录：保洁人员每天记录工作内容、工作区域、完成情况、遇到的问题及解决方法等。2.设备使用记录：记录保洁设备的使用时间、使用人、维护保养情况等。3.清洁消毒记录：详细记录清洁消毒的时间、地点、使用的消毒药剂、消毒方式及消毒效果等。编号规则：日常工作记录编号为“BJRJ日期”，设备使用记录编号为“BJSB设备编号使用日期”，清洁消毒记录编号为“BJXD日期区域”。（三）检查报告1.内部检查报告：由公司内部管理人员对保洁工作进行检查后出具的报告，包括检查时间、检查人员、检查区域、存在问题及整改建议等。2.外部检查报告：如政府部门、客户等对公司保洁工作进行检查后形成的报告。编号规则：内部检查报告编号为“BJNJ检查日期检查人员”，外部检查报告编号为“BJWB检查日期检查单位”。（四）培训资料1.保洁技能培训教材：包括清洁工具的使用、不同区域的清洁方法、消毒知识等内容。2.安全培训资料：如安全操作规程、应急处理措施等。3.职业道德培训资料：提升保洁人员职业道德素养的相关资料。编号规则：保洁技能培训教材编号为“BJPJ技能名称版本号”，安全培训资料编号为“BJAQ培训主题版本号”，职业道德培训资料编号为“BJZD培训主题版本号”。（五）考核资料1.保洁人员绩效考核记录：记录保洁人员的工作表现、工作质量、工作效率等考核指标完成情况。2.奖励与惩罚记录：对表现优秀的保洁人员进行奖励，对违反规定或工作不达标的人员进行惩罚的记录。编号规则：绩效考核记录编号为“BJKH考核周期保洁人员姓名”，奖励与惩罚记录编号为“BJJC日期保洁人员姓名”。三、资料收集（一）收集主体1.保洁人员负责收集自己日常工作中产生的各类资料，如工作记录、设备使用记录等。2.保洁班长负责收集本班组保洁人员的工作资料，并进行初步整理。3.各区域保洁主管负责收集本区域内的所有保洁资料，包括计划、报告、培训资料等，并进行汇总。（二）收集时间1.日常工作记录应每日下班前提交给保洁班长。2.月度工作计划应在每月25日前提交给保洁主管。3.设备使用记录、清洁消毒记录等应在每次使用或完成后及时记录并提交。4.检查报告在检查完成后3个工作日内提交。5.培训资料由培训负责人在培训结束后及时收集整理。6.考核资料在考核周期结束后5个工作日内收集完成。（三）收集要求1.资料内容应完整、清晰，不得有缺漏、涂改。2.保洁人员应确保提交的资料真实、准确地反映工作实际情况。3.提交的资料应按照规定的格式和编号进行整理。四、资料整理（一）整理主体由各区域保洁主管负责对收集到的资料进行整理。（二）整理内容1.对同类资料进行分类，如将所有月度工作计划放在一起，将所有工作记录按日期顺序排列。2.检查资料的完整性和准确性，对不符合要求的资料及时返回相关人员进行补充或修正。3.对资料进行编号，确保每份资料都有唯一的编号，便于查找和管理。4.剔除重复、无效的资料。（三）整理方式1.纸质资料按照类别和时间顺序装订成册，在封面注明资料名称、日期范围、编号等信息。2.电子资料按照文件夹结构进行分类存储，文件夹名称应简洁明了，反映资料内容，文件命名应遵循编号规则，并注明日期、内容摘要等信息。五、资料归档（一）归档主体各区域保洁主管将整理好的资料移交至公司档案室进行归档。（二）归档时间每月末将当月整理好的资料归档，特殊情况可根据资料数量和整理进度适当调整，但最迟不得超过次月5日。（三）归档要求1.档案室应建立完善的档案管理制度，确保资料的安全存储。2.归档资料应按照类别和时间顺序整齐排列存放，便于查阅。3.对电子资料应进行备份存储，防止数据丢失。4.档案室应设立资料索引目录，方便快速查找所需资料。六、资料查阅（一）查阅主体公司内部员工因工作需要可查阅保洁资料，包括管理人员、保洁人员等。外部人员需查阅保洁资料的，应经过公司相关部门负责人审批同意。（二）查阅流程1.内部员工查阅资料时，应填写《保洁资料查阅申请表》，注明查阅内容、查阅目的、预计查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外部人员查阅资料时，应提交查阅申请函，说明查阅原因、查阅范围等，经公司分管领导审批同意后，由档案室安排专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自复制、摘抄资料。（三）查阅规定1.查阅人员应爱护资料，不得在资料上进行涂改、标记、污损等。2.查阅完毕后，应及时将资料归还档案室，由档案室管理人员进行核对，确保资料完整无缺。3.如需复印资料，应按照公司相关规定办理复印手续。七、资料保管（一）保管主体由公司档案室负责保洁资料的保管工作。（二）保管期限1.保洁工作计划、重要工作记录等长期保存。2.一般工作记录、培训资料等保存期限为3年。3.考核资料保存期限为5年。（三）保管措施1.档案室应保持干燥、通风，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.对电子资料应定期进行杀毒、备份，防止数据损坏或丢失。3.定期对资料进行清查盘点，确保资料的数量和完整性。八、资料销毁（一）销毁条件1.超过保管期限且无保存价值的资料。2.因公司业务调整、机构变更等原因不再使用的资料。3.资料内容涉及公司机密，但已过保密期限且经相关部门批准的。（二）销毁流程1.由档案室提出资料销毁申请，填写《保洁资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.经公司相关部门负责人审核，分管领导批准后，方可进行销毁。