供方资质管理制度

供方资质管理制度一、总则1.目的为加强公司对供方的管理与控制，确保所采购的物资、服务符合规定要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有采购项目的供方管理，包括物资采购、工程发包、服务外包等涉及的供方。3.职责分工采购部门负责供方的开发、调查、评估、选择、日常管理等工作。建立和维护供方档案，定期对供方进行评价和更新。与选定的供方签订采购合同或协议，并监督合同的执行情况。质量部门参与供方的评估工作，提供质量方面的专业意见和建议。对采购物资、服务进行质量检验和验收，反馈质量问题并跟踪整改情况。技术部门根据采购需求，提供技术标准和要求，协助评估供方的技术能力。对采购物资、服务的技术性能进行审核和验证。财务部门参与供方付款条款的审核，监督采购款项的支付。协助评估供方的财务状况和信用等级。其他相关部门根据各自职责，配合采购部门做好供方管理的相关工作，如参与供方评估、提供使用反馈等。二、供方开发与调查1.信息收集渠道市场调研通过网络搜索、行业展会、商务杂志等渠道，收集潜在供方的信息，包括企业名称、产品或服务范围、联系方式等。供应商推荐现有供方的推荐、同行企业的介绍、行业协会的推荐等。主动联系采购人员主动联系相关企业，了解其是否有意愿成为公司的供方。2.初步筛选采购部门对收集到的供方信息进行初步筛选，排除明显不符合要求的供方，如生产能力不足、产品质量不稳定、信誉不佳等。3.供方调查对于初步筛选合格的供方，采购部门组织相关人员进行实地调查或问卷调查。调查内容包括企业基本情况（如注册地址、注册资本、经营范围等）、生产经营状况（如生产设备、生产工艺、生产能力等）、质量管理体系（如是否通过质量管理体系认证、质量控制措施等）、售后服务能力（如售后服务团队、响应时间等）、财务状况（如资产负债情况、现金流等）、企业信誉（如是否有违法违规记录、客户评价等）。调查人员应填写《供方调查表》，并附上相关证明材料，如营业执照副本复印件、生产许可证复印件、质量管理体系认证证书复印件等。三、供方评估1.评估标准质量：考察供方提供的产品或服务是否符合公司的质量要求，包括产品的性能指标、可靠性、稳定性等，以及供方的质量管理体系是否健全有效。价格：比较不同供方的报价，在保证质量的前提下，选择价格合理的供方。价格评估应综合考虑产品或服务的成本、市场行情、批量采购优惠等因素。交货期：评估供方的交货能力和及时性，确保能够按时满足公司的生产经营需求。交货期评估包括供方的生产计划安排、物流配送能力等方面。服务：考察供方的售后服务质量，如是否提供技术支持、维修保养服务、退换货政策等。信誉：了解供方在行业内的信誉和口碑，是否有良好的商业信用记录，是否遵守合同约定等。2.评估方法评分法制定详细的《供方评估评分表》，根据评估标准对各项指标进行打分，总分100分。各项指标的权重可根据公司的采购需求和重点关注方向进行设定。例如，质量权重占40分，价格权重占20分，交货期权重占20分，服务权重占10分，信誉权重占10分。采购部门组织相关人员对供方进行评估打分，综合得分在60分及以上的供方进入合格供方名录，得分在80分及以上的供方为优秀供方。实地考察对于重要的采购项目或新开发的供方，采购部门可组织相关人员到供方现场进行实地考察，直观了解供方的生产经营状况、质量管理水平、设备设施等情况，作为评估的重要依据。样品检验对于采购的物资，要求供方提供样品进行检验，根据检验结果评估其质量是否符合要求。3.评估流程采购部门收集供方调查资料后，组织质量、技术、财务等相关部门人员成立评估小组。评估小组根据评估标准和方法，对供方进行评估打分或实地考察等。评估小组汇总评估结果，填写《供方评估报告》，明确供方的优势、不足及评估结论（合格、优秀或不合格）。将《供方评估报告》提交给公司管理层审批，审批通过后确定合格供方名录。四、供方选择1.选择原则优先选择合格供方名录中的供方，尤其是优秀供方。综合考虑质量、价格、交货期、服务等因素，选择最适合公司需求的供方。在同等条件下，鼓励选择与公司有长期合作意向、信誉良好、具有发展潜力的供方。2.选择流程采购部门根据采购项目的需求，从合格供方名录中筛选出若干潜在供方。采购部门向潜在供方发送《采购询价单》，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期、价格要求等内容。潜在供方在规定时间内回复《报价单》，采购部门对各供方的报价进行比较和分析。采购部门组织相关人员与报价较低且满足基本要求的供方进行商务谈判，进一步明确合同条款、价格、交货期、售后服务等内容。根据谈判结果，采购部门拟定《采购合同》或《服务协议》，提交公司管理层审批。审批通过后，采购部门与选定的供方签订合同或协议。五、供方日常管理1.合同执行跟踪采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，定期与供方沟通，了解生产进度、质量状况、交货期等信息。如发现供方有违约行为或可能影响合同执行的问题，应及时与供方协商解决，并采取相应的措施，如要求供方限期整改、调整交货期、扣除违约金等。2.质量监控质量部门按照公司的质量检验标准和流程，对采购物资、服务进行检验和验收。对于检验不合格的物资或服务，质量部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供方沟通，要求供方采取整改措施或退换货等。质量部门定期对供方的产品质量进行统计分析，如发现质量问题频繁出现，应及时与采购部门沟通，共同研究解决方案，必要时对供方进行重新评估。3.价格管理采购部门定期关注市场价格动态，收集同类产品或服务的价格信息，与供方进行价格协商。如市场价格发生较大波动，采购部门应根据实际情况与供方协商调整合同价格，确保公司采购成本合理。4.交货期管理采购部门提前与供方确认交货期，并跟踪供方的生产计划和物流安排。如因不可抗力等原因导致供方无法按时交货，采购部门应及时与供方沟通，了解情况并协商解决方案，同时评估对公司生产经营的影响，采取相应的应对措施。5.服务管理采购部门负责收集公司内部对供方服务的反馈意见，及时与供方沟通，要求供方改进服务质量。对于供方提供的技术支持、维修保养等服务，采购部门应进行跟踪和评估，确保服务满足公司需求。六、供方再评估1.再评估周期每年对合格供方进行一次全面的再评估。对于出现重大质量问题、交货延迟、服务投诉等情况的供方，应及时进行再评估。2.再评估内容与初次评估内容相同，包括质量、价格、交货期、服务、信誉等方面。重点关注供方在过去一年中的表现，如质量稳定性、交货及时性、服务改进情况等。3.再评估流程采购部门提前通知各合格供方准备再评估资料，包括年度工作总结、质量报告、财务报表等。采购部门组织相关人员成立再评估小组，按照再评估标准和方法对供方进行评估。再评估小组汇总评估结果，填写《供方再评估报告》，明确供方的再评估结论（继续合格、升级为优秀、降为不合格等）。将《供方再评估报告》提交给公司管理层审批。4.再评估结果处理对于再评估结论为继续合格的供方，可继续保留在合格供方名录中。对于升级为优秀的供方，给予一定的奖励或优惠政策，如增加采购份额、优先付款等。对于降为不合格的供方，采购部门应暂停与其合作，要求供方限期整改，整改后经再评估合格方可恢复合作；如整改后仍不合格，则从合格供方名录中删除。七、供方淘汰与退出1.淘汰情形再评估结果为不合格且整改后仍不符合要求的供方。出现严重质量问题，给公司造成重大损失的供方。多次违反合同约定，如交货延迟、提供虚假信息等，经警告仍不改正的供方。经营状况恶化，无法正常履行合同义务的供方。因法律法规、政策变化等原因，不再符合公司采购要求的供方。2.退出流程采购部门提出供方淘汰或退出的建议，填写《供方淘汰/退出申请表》，说明淘汰或退出的原因。将《供方淘汰/退出申请表》提交给公司管理层审批。审批通过后，采购部门通知供方停止合作，并办理相关的结算、交接等手续。采购部门将淘汰或退出的供方信息从合格供方名录中删除，并更新供方档案。八、供方档案管理1.档案内容供方基本信息，包括企业名称、注册地址、法定代表人、联系方式等。供方调查资料，如《供方调查表》及相关证明材料。供方评估资料，如《供方评估报告》、评估评分表等。采购合同或协议副本。质量检验报告、验收记录等。与供方沟通的记录，如往来信函、会议纪要等。供方再评估资料，如《供方再评估报告》等。供方淘汰或退出资料，如《供方淘汰/退出申请表》等。2.档案建立与维护采购