会议期间管理制度

会议期间管理制度总则1.目的为了规范公司会议期间的秩序，提高会议效率，确保会议能够达到预期效果，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部组织召开的各类会议，包括但不限于公司例会、部门会议、专项工作会议等。3.基本原则（1）高效性原则：会议应围绕明确的主题和目标展开，精简议程，提高决策和沟通效率。（2）严肃性原则：参会人员应严格遵守会议纪律，认真对待会议各项安排，维护会议秩序。（3）规范性原则：会议的组织、流程、记录等应符合公司的相关规定和标准。会议组织与准备1.会议发起（1）公司例会由总经理发起，各部门负责人应提前准备相关汇报材料，并安排好部门参会人员。（2）部门会议由部门负责人发起，根据工作需要确定会议主题、参与人员和时间安排。（3）专项工作会议由相关负责人根据工作推进情况发起，明确会议目的、参与人员范围及会议议程。2.会议通知（1）会议发起者应提前[X]个工作日发出会议通知，通知内容应包括会议主题、时间、地点、参与人员、议程安排以及需提前准备的资料等。（2）会议通知应以书面形式（邮件、办公系统通知等）发送至参会人员，并确保通知信息准确无误。如有特殊情况需临时变更会议信息，应及时通知到所有参会人员。3.会议准备（1）会议组织者应提前到达会议地点，检查会议设备是否正常运行，包括投影仪、音响、麦克风、灯光等，确保会议能顺利进行。（2）根据会议议程准备相关资料，如会议文件、报告、演示文稿等，并提前放置在合适位置，方便参会人员查阅。（3）如需进行会议记录，应提前安排好记录人员，并准备好记录工具，如笔记本、录音设备等。会议纪律与规范1.参会人员考勤（1）参会人员应提前[X]分钟到达会议地点签到，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议组织者请假并说明原因。（2）会议组织者应在会议开始前对参会人员进行考勤统计，并在会议记录中予以注明。2.会议中的行为规范（1）参会人员应将手机调至静音或关机状态，如有紧急情况必须接听电话，应先向会议主持人示意，然后到会议室外接听，尽量减少对会议的干扰。（2）在会议期间，参会人员应认真倾听，积极参与讨论，不得随意交头接耳、大声喧哗、打瞌睡或做与会议无关的事情。（3）如有需要发表意见或提出建议，应先举手示意，待主持人允许后再发言。发言应简洁明了，围绕会议主题进行，避免冗长和无关的陈述。（4）尊重他人的发言权利，不得打断他人讲话。如对他人观点有不同意见，应待其发言结束后再进行理性讨论，不得进行人身攻击或恶意贬低。3.会议秩序维护（1）会议组织者应负责维持会议秩序，确保会议按预定议程进行。对于违反会议纪律的行为，会议组织者应及时予以提醒和制止。（2）如会议现场出现突发状况，如设备故障、人员冲突等，会议组织者应保持冷静，迅速采取措施进行处理，确保会议能够继续顺利进行或妥善结束。会议流程与议程1.会议开场（1）会议主持人应提前到达会议现场，做好开场准备。会议开始时，主持人应简要介绍会议目的、参会人员、议程安排以及会议纪律等事项。（2）主持人应明确会议的时间限制，合理安排每个议程的时间，并引导参会人员尽快进入会议主题。2.会议讨论与发言（1）按照会议议程顺序，各议题负责人或汇报人员依次进行发言或汇报。发言内容应条理清晰、重点突出，数据准确、分析合理。（2）在汇报过程中，如有疑问或需要进一步了解情况，其他参会人员可举手提问，汇报人员应认真解答。讨论环节应鼓励参会人员积极发表自己的观点和建议，充分进行交流和沟通。3.会议决策与决议（1）对于会议讨论的事项，如有需要做出决策，主持人应组织参会人员进行表决。表决方式可根据具体情况采用举手、投票等方式进行。（2）决策结果应明确、清晰，记录在会议纪要中。对于形成的决议，应明确责任人和完成时间，确保决议能够得到有效执行。4.会议总结（1）会议接近尾声时，主持人应对会议进行总结，回顾会议讨论的主要内容、形成的决策和决议以及下一步工作安排。（2）主持人应感谢参会人员的积极参与和配合，并宣布会议结束。会议记录与纪要1.会议记录要求（1）记录人员应认真记录会议内容，包括会议主题、时间、地点、参会人员、发言内容、讨论要点、决策结果等。记录应准确、完整、客观，不得遗漏重要信息。（2）记录人员可采用手写或电子记录方式，记录过程中应尽量保持字迹清晰或记录内容完整可辨。如有需要，可使用录音设备辅助记录，但应提前征得参会人员同意。2.会议纪要编制（1）会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，编写会议纪要。会议纪要应突出会议的重点内容、决策结果和工作安排，语言简洁明了，逻辑严谨。（2）会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内完成，并发送给参会人员以及相关部门和人员进行确认。如参会人员对会议纪要内容有异议，应及时反馈给记录人员进行修改。3.会议记录与纪要存档（1）会议记录和纪要应作为公司的重要文档进行存档，保存期限为[X]年。存档方式可采用纸质档案或电子档案，确保档案的安全性和完整性。（2）电子档案应按照公司的文件管理规定进行分类存储，便于查询和使用。纸质档案应进行编号、装订，并注明保存期限和保管部门。会议跟进与执行1.决议事项跟踪（1）对于会议形成的决议事项，责任部门应按照决议要求制定详细的工作计划，并明确责任人和时间节点。工作计划应提交给相关领导审核备案。（2）会议组织者应定期对决议事项的执行情况进行跟踪检查，确保各项工作按计划推进。如发现执行过程中出现问题或偏差，应及时协调解决，并向相关领导汇报。2.执行结果反馈（1）责任部门应在规定时间内将决议事项的执行结果反馈给会议组织者。反馈内容应包括工作进展情况、取得的成果、遇到的问题及解决方案等。（2）会议组织者应及时将执行结果反馈情况整理汇总，提交给相关领导，并在公司内部进行通报。对于执行效果显著的部门和个人，应给予表彰和奖励；对于未按时完成任务或执行不力的情况，应进行督促整改或追究责任。附则1.解释权本管理制度由公司人力资源部负责解释。2.修订与完善随着公司业务的发