会计出入管理制度

会计出入管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司会计出入管理，确保公司财务信息的准确性、完整性和安全性，加强财务内部控制，防范财务风险，保障公司正常运营。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的会计人员、涉及会计业务的相关部门和人员，以及与公司有经济往来的外部单位和个人。3.基本原则合法性原则：会计出入管理应严格遵守国家法律法规、会计准则和公司相关规定。准确性原则：确保会计凭证、账簿、报表等财务资料的记录准确无误，如实反映公司经济业务。完整性原则：涵盖所有会计业务的出入环节，不得遗漏重要信息和交易。安全性原则：采取有效措施保护财务信息安全，防止信息泄露、篡改或丢失。及时性原则：及时处理会计出入业务，保证财务数据的时效性，为公司决策提供及时准确的支持。二、会计人员出入管理1.入职管理招聘流程人力资源部门根据公司发展需求发布会计岗位招聘信息，明确岗位职责、任职要求等。对应聘人员进行初步筛选，确定符合基本条件的候选人，并组织面试。面试环节包括专业知识考核、实际操作能力测试、综合素质评估等。对于通过面试的候选人，进行背景调查，核实其学历、工作经历、职业操守等情况。经人力资源部门和财务部门共同审核通过后，办理入职手续。入职资料提交新入职会计人员需提交个人简历、身份证、学历证书、学位证书、会计从业资格证书、职称证书等相关资料原件及复印件。提供近期免冠一寸照片若干张，用于制作工作证件等。填写入职登记表，包括个人基本信息、工作经历、联系方式等。入职培训由财务部门组织新入职会计人员进行入职培训，培训内容包括公司基本情况、财务制度、会计核算流程、财务软件操作等。培训结束后进行考核，考核合格后方可正式上岗。2.离职管理离职申请会计人员因个人原因需要离职的，应提前[X]天向所在部门负责人提交书面离职申请，说明离职原因和预计离职时间。所在部门负责人收到离职申请后，应与离职人员进行沟通，了解其离职原因，并对工作交接事宜进行安排。工作交接离职会计人员应在离职前完成工作交接，确保各项工作的连续性和准确性。交接内容包括会计凭证、账簿、报表、财务印章、票据、密码、未完成的工作事项等。编制工作交接清单，详细记录交接的内容、数量、状态等信息，并由交接双方和监交人签字确认。监交人一般由财务部门负责人担任，如涉及重要财务事项，可由公司分管财务领导指定专人监交。交接过程中，交接双方应就工作中的疑问和问题进行充分沟通，确保交接清楚、无遗漏。离职手续办理工作交接完成后，离职会计人员应按照公司规定办理离职手续，包括归还公司财物、清理个人办公区域等。人力资源部门根据工作交接情况和离职申请，办理离职审批手续。经批准后，结算工资、奖金等薪酬待遇，并办理社保、公积金减员等手续。三、会计档案出入管理1.档案收集与整理日常收集会计人员应及时收集各类会计凭证、账簿、报表等资料，确保资料的完整性和准确性。对收集到的资料进行初步整理，按照日期、类别等进行分类，剔除重复、无效的资料。定期归档每月末，会计人员对当月的会计资料进行整理归档，编制会计档案清单，注明档案名称、日期、编号、保管期限等信息。将整理好的会计档案移交至公司档案管理部门，办理交接手续。交接双方应在交接清单上签字确认，明确档案的数量、状态等信息。2.档案借阅借阅申请因工作需要借阅会计档案的，需填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅档案名称、数量、预计归还日期等信息。申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。借阅审批档案管理部门收到借阅申请表后，对借阅申请进行审核。审核内容包括借阅原因是否合理、借阅人员权限是否符合规定、预计归还日期是否合理等。对于符合借阅条件的申请，由档案管理部门负责人签字批准，并登记借阅档案的相关信息，包括借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称、数量等。借阅登记与归还借阅人员凭批准后的借阅申请表到档案管理部门领取会计档案，并在借阅登记簿上签字确认。借阅人员应按照申请的归还日期及时归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。续借手续与借阅申请手续相同。档案归还时，档案管理部门应对档案进行检查，确保档案完好无损、无缺失。如发现问题，应及时与借阅人员沟通并查明原因。3.档案查阅查阅申请因工作需要查阅会计档案的，需填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅档案名称、数量等信息。申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。查阅审批档案管理部门收到查阅申请表后，对查阅申请进行审核。审核内容包括查阅原因是否合理、查阅人员权限是否符合规定等。对于符合查阅条件的申请，由档案管理部门负责人签字批准，并安排专人陪同查阅。查阅人员不得擅自摘抄、复制、借出档案。查阅记录查阅过程中，陪同人员应监督查阅人员的行为，确保查阅活动符合规定。查阅人员如需摘抄、复制部分档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并在指定地点进行操作。查阅结束后，查阅人员应在查阅登记簿上签字确认查阅情况，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、数量等信息。四、会计信息系统出入管理1.系统用户管理用户创建与删除根据会计工作需要，由系统管理员在会计信息系统中创建相应的用户账号，并分配用户名、密码等信息。用户账号应与实际使用人员一一对应，不得混用。对于离职、调岗等不再需要使用系统的人员，系统管理员应及时删除其用户账号，并收回相关权限。用户权限设置根据岗位职责和工作需求，为会计人员设置不同的系统操作权限。权限设置应遵循最小化原则，确保用户仅拥有完成其工作职责所需的权限。系统管理员定期对用户权限进行检查和调整，确保权限设置的合理性和有效性。如发现权限异常或不符合工作需求的情况，应及时进行处理。2.系统登录与操作登录要求会计人员应使用个人专用的用户名和密码登录会计信息系统，不得将账号和密码告知他人。登录系统时，应注意核对登录界面的网址、系统名称等信息，确保登录到正确的系统。如发现异常情况，应及时联系系统管理员。操作规范会计人员在系统中进行操作时，应严格按照操作规程进行，确保操作的准确性和合规性。对于重要的会计业务操作，如凭证录入、审核、结账等，应进行双人操作或授权审批，以保证操作的准确性和安全性。操作过程中，如遇系统故障或异常情况，应及时记录故障现象，并向系统管理员报告。系统管理员应及时进行处理，确保系统正常运行。3.数据备份与恢复数据备份系统管理员定期对会计信息系统中的数据进行备份，备份频率根据公司实际情况确定，一般为每天或每周进行一次全量备份，并在每次业务操作结束后进行增量备份。备份数据应存储在安全可靠的介质上，如磁带、光盘、移动硬盘等，并异地存放，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。数据恢复在需要恢复数据时，由系统管理员按照数据恢复操作规程进行操作。恢复数据前，应进行数据备份的完整性检查，确保备份数据可用。数据恢复过程中，应密切关注系统运行情况，如发现异常应及时停止操作，并进行排查处理。恢复完成后，应对恢复后的数据进行验证，确保数据的准确性和完整性。五、会计资金出入管理1.资金收入管理收款流程业务部门在收到客户款项后，应及时开具收款凭证，并将收款信息传递给财务部门。收款凭证应包括收款日期、客户名称、金额、款项来源等内容。财务部门收到收款信息后，核对收款凭证与业务合同等相关文件的一致性，确认无误后进行收款登记。收款登记应详细记录收款日期、客户名称、金额、款项来源、收款方式等信息。根据收款方式的不同，财务人员进行相应的账务处理。如通过银行转账收款的，应及时核对银行到账信息，确保资金准确入账；如收取现金的，应及时缴存银行，并进行现金日记账的登记。收入确认财务部门按照会计准则和公司规定，对收入进行确认。收入确认应满足收入的确认条件，如商品所有权上的主要风险和报酬已转移给购货方、公司不再保留与所有权相联系的继续管理权和控制权、相关的经济利益很可能流入公司、收入的金额能够可靠地计量等。对于不符合收入确认条件的款项，应作为预收账款等进行核算，待满足收入确认条件时再进行确认。2.资金支出管理支出申请各部门因业务需要发生资金支出时，应填写《资金支出申请表》，注明支出事由、金额、支付对象、支付方式等信息。《资金支出申请表》经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。审核审批财务部门收到《资金支出申请表》后，对支出事项的真实性、合理性、合规性进行审核。审核内容包括支出是否符合公司预算、是否有相应的合同或协议支持、支付方式是否合规等。对于金额较大或重要的资金支出，还需经公司分管领导、总经理等相关领导审批。审批通过后，财务部门在《资金支出申请表》上签字确认。支付执行财务人员根据审核审批后的《资金支出申请表》，办理资金支付手续。支付方式包括银行转账、支票、现金等，应根据实际情况选择合适的支付方式。办理银行转账支付时，财务人员应核对收款方信息、支付金额等，确保支付信息准确无误。开具支票时，应严格按照支票管理规定进行操作，确保支票的安全性。支付现金时，应遵循现金管理规定，办理相关审批手续。3.资金安全管理库存现金管理公司应严格控制库存现金限额，库存现金限额由财务部门根据公司实际情况提出申请，经公司领导批准后执行。出纳人员应每日对库存现金进行盘点，确保账实相符。如发现现金长款或短款，应及时查明原因，并进行相应的处理。库存现金应存放在保险柜中，保险柜应放置在安全可靠的地点，并设置必要的安全防护措施。银行账户管理公司应按照国家法律法规和银行相关规定，开立和使用银行账户。银行账户的开立、变更、撤销等应经公司领导批准，并按照规定办理相关手续。财务部门应定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，确保银行存款账实相符。如发现未达账项，应及时查明原因，并进行相应的处理。加强对银行账户的安全管理，妥善保管银行账户密码、网银密钥等重要信息，防止账户资金被盗用。六、会计票据出入管理1.票据种类与用途公司涉及的会计票据主要包括发票、收据、支票、汇票、本票等。发票是公司在销售商品、提供劳务等经营活动中开具给客户的收款凭证，也是税务机关进行税收征管的重要依据。收据是公司在收到款项但不需要开具发票时使用的收款凭证，如收取押金、预付款等。支票是公司签发的，委托办理支票存款业务的银行在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。汇票是由出票人签发，委托付款人在见票时或者在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。本票是出票人签发的，承诺自己在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。2.票据购买与保管票据购买财务部门根据公司业务需要，定期购买会计票据。购买票据时，应向票据管理部门提交《票据购买申请表》，注明票据种类、数量等信息。《票据购买申请表》经财务部门负责人审核签字后，由专人前往票据管理部门办理购买手续。购买票据时，应核对票据的种类、号码、数量等信息，确保票据的真实性和完整性。票据保管会计票据应由专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。票据应存放在专门的保险柜或票据箱中，保险柜或票据箱应放置在安全可靠的地点，并设置必要的安全防护措施。建立票据保管台账，详细记录票据的种类、号码、购买日期、领用日期、使用情况、结存数量等信息。定期对票据进行盘点，确保账实相符。3.票据领用与使用票据领用各部门因业务需要领用会计票据时，应填写《票据领用申请表》，注明票据种类、数量、领用用途等信息。《票据领用申请表》经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门根据审核后的《票据领用申请表》，发放票据给领用部门，并在票据保管台账上进行登记。领用人员应在领用登记簿上签字确认。票据使用领用人员应按照规定的用途和格式使用会计票据，确保票据内容真实、完整、准确。开具发票时，应严格按照发票管理规定填写发票内容，包括客户名称、商品或劳务名称、数量、单价、金额、税率、税额等信息。发票开具应一次性复写，各联次内容一致。使用收据时，应注明收款日期、收款单位、收款金额、款项来源等信息，并加盖公司财务专用章。使用支票、汇票、本票等票据时，应严格按照票据管理规定进行填写和签发，确保票据的真实性和有效性。4.票据核销与归档票据核销票据使用完毕后，领用人员应及时将票据存根联或记账联交回财务部门进行核销。核销时，财务人员应核对票据的使用情况，包括开具金额、收款情况等，确保票据的使用符合规定。对于作废