会所预定管理制度VIP

会所预定管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会所的预定管理，确保会所资源的合理利用，提高服务质量和效率，满足公司内部活动及客户接待的需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、员工以及外部客户对公司会所的预定申请、审批、使用及相关管理活动。（三）基本原则1.公平公正原则：所有预定申请均按照既定的流程和标准进行审核，确保机会均等，不偏袒任何一方。2.先申请先得原则：根据预定申请的先后顺序，在资源允许的情况下进行安排，优先满足最早提出申请的部门或客户。3.合理利用原则：鼓励各部门和客户充分合理地利用会所资源，避免浪费和闲置。4.服务至上原则：以提供优质、高效的服务为宗旨，确保会所的使用过程顺畅、舒适，满足各类活动的需求。二、会所概述（一）会所设施公司会所拥有多种功能区域和设施，包括但不限于会议室、多功能厅、宴会厅、茶室、棋牌室、健身房等，可满足不同类型活动的需求。（二）会所容量1.会议室：根据会议室的大小，可容纳人数从[X]人到[X]人不等。2.多功能厅：最大可容纳[X]人，适合举办大型会议、培训、文艺演出等活动。3.宴会厅：可同时容纳[X]人用餐，配备专业的餐饮服务设施。4.茶室：提供舒适的品茶环境，可容纳[X]人左右。5.棋牌室：设有多个棋牌室，可供[X]人同时娱乐。6.健身房：配备各类健身器材，可同时容纳[X]人使用。三、预定申请（一）申请主体1.公司内部部门：因工作需要举办会议、培训、团建等活动，可向行政部门提交会所预定申请。2.员工个人：因私人聚会、庆祝活动等特殊情况，经所在部门负责人同意后，可向行政部门申请使用会所部分区域。3.外部客户：公司业务往来中的客户，因商务洽谈、合作签约等活动需要使用会所，由公司相关业务部门负责协调并向行政部门提交预定申请。（二）申请时间1.原则上，内部部门和员工个人应提前[X]个工作日提交预定申请；外部客户应提前[X]个工作日提交预定申请。2.对于紧急情况的预定申请，应尽量提前通知行政部门，并说明情况，行政部门将根据实际情况进行协调安排。（三）申请内容1.预定日期：明确申请使用会所的具体日期和时间段。2.使用部门/个人：填写申请部门名称或个人姓名。3.活动类型：如会议、培训、宴会、私人聚会等。4.预计参与人数：根据活动规模，预估参与活动的人数。5.特殊要求：如有特殊的场地布置、设备需求、餐饮安排等要求，需在申请中详细说明。（四）申请流程1.申请人登录公司内部办公系统，进入会所预定申请模块，按照系统提示填写申请信息。2.填写完毕后，提交申请至所在部门负责人进行审核。3.部门负责人审核通过后，申请将流转至行政部门。4.行政部门收到申请后，对申请信息进行完整性和合理性审核。如审核通过，将根据会所资源情况进行预定安排，并反馈预定结果给申请人；如审核不通过，将注明原因并退回申请，申请人需根据反馈意见进行修改后重新提交申请。四、预定审批（一）审批权限1.内部部门预定：预计参与人数在[X]人以下的会议、培训等活动，由行政部门负责人审批。预计参与人数在[X]人以上的会议、培训等活动，需经分管领导审批。涉及重要客户接待、公司重大活动等使用会所的情况，需经总经理审批。2.员工个人预定：由所在部门负责人审批，如涉及费用问题，还需财务部门审核通过。3.外部客户预定：普通商务活动使用会所，由相关业务部门负责人审核，行政部门负责人审批。重要商务活动或大型客户接待使用会所，需经分管领导审批，总经理核准。（二）审批标准1.活动必要性：审核活动是否与公司业务发展、员工培训、客户关系维护等相关，是否确有必要使用会所资源。2.时间合理性：检查预定时间是否与公司其他重要活动冲突，是否符合会所的整体使用安排。3.人数匹配性：根据活动类型和规模，评估预计参与人数是否合理，是否与会所的容量相匹配。4.特殊要求可行性：对于申请人提出的特殊要求，如场地布置、设备租赁等，审核是否具备实施条件和资源支持。（三）审批流程1.行政部门将收到的预定申请按照审批权限分发给相应的审批人。2.审批人在收到申请后的[X]个工作日内完成审批，并在办公系统中填写审批意见。3.如审批通过，申请进入预定确认环节；如审批不通过，行政部门将及时通知申请人，并说明原因。五、预定确认（一）确认方式行政部门在收到审批通过的预定申请后，将通过电话、邮件或办公系统消息等方式向申请人发送预定确认信息，告知预定成功，并明确以下内容：1.预定日期和时间段：详细说明会所的使用时间范围。2.使用区域：明确申请人所预定的具体会所区域。3.相关费用：告知活动可能产生的费用项目及标准，如场地租赁费用、设备使用费用、餐饮费用等。4.注意事项：提醒申请人在使用会所过程中的相关注意事项，如遵守会所管理制度、爱护设施设备、提前做好准备工作等。（二）变更与取消1.变更：申请人如需变更预定信息，如预定日期、使用时间、参与人数、特殊要求等，应至少提前[X]个工作日向行政部门提交变更申请。行政部门将根据变更内容重新进行审核和协调，如涉及费用调整，将及时通知申请人。变更申请经审批通过后，行政部门将发送变更确认信息给申请人。2.取消：申请人如需取消预定，应至少提前[X]个工作日向行政部门提交取消申请。因特殊原因无法提前[X]个工作日取消的，需经行政部门同意。取消申请经审批通过后，行政部门将确认取消，并根据实际情况处理相关事宜。如因申请人取消预定给公司造成损失的，申请人应承担相应的赔偿责任。六、会所使用（一）使用前准备1.申请人应在预定使用时间前[X]个小时到达会所，与行政部门工作人员进行场地交接：检查场地布置是否符合申请要求，如桌椅摆放、音响设备、投影仪、灯光等是否正常运行。确认餐饮安排是否到位，包括食品种类、数量、质量等是否符合要求。检查其他特殊要求的准备情况，如场地装饰、设备租赁等。如有任何问题或需要调整的地方，及时与行政部门工作人员沟通解决。2.行政部门工作人员应在申请人到达前做好会所的清洁、设备调试等准备工作，并协助申请人进行场地布置和相关准备工作：确保会所各区域干净整洁，无杂物和灰尘。对会所内的设备进行全面检查和调试，确保设备正常运行，如音响设备音质清晰、投影仪画面清晰、灯光亮度适中且可正常控制等。根据申请人的特殊要求，协助进行场地装饰布置，如悬挂横幅、摆放鲜花、设置展示区等。准备好相关的服务用品，如饮用水、茶杯、文具等。（二）使用期间管理1.申请人应严格遵守会所管理制度，爱护会所设施设备，保持会所环境整洁：不得在会所内吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等，如需吸烟，应到指定的吸烟区域。不得随意损坏会所的桌椅、门窗、电器设备、装饰物品等，如有损坏，应照价赔偿。使用完毕后，应及时将会所内的物品归位，保持场地整洁有序。2.行政部门安排专人负责会所使用期间的服务和监督工作：为活动提供必要的服务支持，如茶水供应、设备操作协助、餐饮服务协调等。监督活动的进行情况，确保活动按照预定安排有序进行，不出现违规行为或安全事故。及时处理活动过程中出现的问题和突发情况，如设备故障、人员冲突等，并向行政部门负责人汇报。3.如因活动需要临时增加设备或服务项目，申请人应提前与行政部门沟通协商，并按照规定办理相关手续：填写临时增加设备或服务项目申请表，详细说明增加的内容、原因和预计使用时间等。行政部门根据实际情况进行审核，如资源允许，将安排提供相应的设备或服务，并告知申请人相关费用标准。申请人确认后，按照规定支付费用，并在活动结束后进行结算。（三）使用后清理1.活动结束后，申请人应组织参与人员及时将会所清理干净：清理场地内的垃圾和杂物，将垃圾装入垃圾袋并放置在指定地点。整理桌椅，恢复场地原状，确保场地整洁有序。关闭电器设备、灯光、门窗等，确保会所安全。2.行政部门工作人员在活动结束后进行全面检查和验收：检查场地是否清理干净，设施设备是否完好无损且已关闭。核对活动期间使用的物品数量和状态，如有缺失或损坏，及时与申请人沟通处理。如验收合格，在会所使用记录上签字确认；如验收不合格，要求申请人限期整改，直至达到要求为止。七、费用管理（一）费用标准1.场地租赁费用：根据会所不同区域和使用时间段，制定不同的收费标准。具体标准如下：会议室：[X]元/小时（[X]人以下），[X]元/小时（[X]人以上）。多功能厅：[X]元/小时（[X]人以下），[X]元/小时（[X]人以上）。宴会厅：[X]元/桌（根据菜品标准和服务档次不同有所差异）。茶室：[X]元/小时。棋牌室：[X]元/小时/间。健身房：[X]元/次（会员免费，非会员收费）。2.设备使用费用：音响设备：[X]元/小时。投影仪：[X]元/小时。灯光设备：[X]元/小时。其他特殊设备根据实际租赁情况收费。3.餐饮费用：根据公司制定的餐饮标准和菜单进行收费，具体价格以实际结算为准。4.服务费用：如茶水服务、场地布置服务等，根据服务内容和工作量收取相应费用。（二）费用结算1.内部部门使用会所产生的费用，由行政部门定期与财务部门核对账目后，按照公司财务制度进行结算：行政部门每月[X]日前汇总上月内部部门会所使用费用明细，提交给财务部门。财务部门审核费用明细无误后，从各部门的费用预算中扣除相应金额，并进行账务处理。2.员工个人使用会所产生的费用，如涉及费用自理的情况，由员工个人在活动结束后[X]个工作日内到财务部门办理结算手续：员工填写费用报销单，附上行政部门开具的费用明细清单和相关发票。财务部门审核报销单和相关凭证，如符合报销规定，予以报销；如不符合规定，将退回报销单并说明原因。3.外部客户使用会所产生的费用，由公司相关业务部门负责与客户沟通结算事宜：业务部门在活动结束后及时向客户发送费用账单，明确费用金额和支付方式。客户应在收到账单后的[X]个工作日内支付费用。如客户逾期未支付，业务部门应及时跟进催收，并向公司汇报情况。（三）费用报销1.内部部门和员工个人使用会所符合公司费用报销规定的，可按照报销流程进行报销：申请人填写费用报销单，详细注明会所使用的日期、区域、活动内容、费用明细等信息。附上行政部门开具的费用发票、预定申请单、审批表等相关凭证。按照公司费用报销审批流程，依次提交给所在部门负责人、财务部门审核、分管领导审批（如有需要）、总经理核准（如有需要）。审批通过后，财务部门予以报销，将费用支付到申请人指定的账户。2.外部客户支付的会所使用费用，由公司财务部门统一入账：财务部门收到客户支付的费用后，及时进行账务处理，确认收入到账。按照公司财务制度和税务规定，开具相应的发票给客户，并做好收入记录和统计工作。八、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对会所预定和使用情况进行日常监督检查，定期检查会所设施设备的维护情况、使用记录的完整性、费用结算的准确性等。2.设立投诉举报渠道，接受公司内部员工和外部客户对会所预定和使用过程中违规行为的投诉举报。投诉举报渠道包括电话、邮箱、意见箱等，行政部门应及时受理并调查处理投诉举报事项。（二）考核办法1.对内部部门和员工个人的会所使用情况进行考核，考核内容包括预定申请的及时性、活动组织的规范性、费用使用的合理性、对会所设施设备的爱护程度等。2.考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对于在会所使用过程中表现优秀的部门和个人，给予适当的奖励；对于违反会所管理制度、造成不良影响或损失的部门和个人，按照公司相关规定进行处罚，如扣除绩效分数