会展经营管理制度

会展经营管理制度一、总则（一）目的为规范公司会展经营活动，提高会展服务质量和管理水平，确保会展业务的顺利开展，实现公司的经营目标，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与会展经营相关的部门和人员，包括但不限于会展策划部、市场营销部、客户服务部、财务部、行政部等。（三）基本原则1.合法合规原则：会展经营活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.客户至上原则：以客户需求为导向，提供优质、高效、个性化的会展服务，满足客户期望，提高客户满意度。3.质量第一原则：严格把控会展项目的各个环节，确保会展活动的质量和效果，树立公司良好的品牌形象。4.效益优先原则：在保证会展质量和服务水平的前提下，合理控制成本，提高经营效益，实现公司可持续发展。5.团队协作原则：各部门之间要密切配合、协同工作，形成高效的团队合作机制，共同完成会展项目。二、会展项目策划与立项（一）市场调研1.会展策划部应定期收集、分析国内外会展市场动态、行业趋势、竞争对手信息等，为会展项目策划提供依据。2.根据市场调研结果，结合公司业务发展战略和目标客户需求，提出会展项目策划的初步设想。（二）项目策划1.会展策划部负责制定详细的会展项目策划方案，内容包括项目主题、时间、地点、规模、展品范围、活动内容、宣传推广计划、预算等。2.策划方案应充分考虑市场需求、客户利益、行业特点等因素，确保项目具有创新性、可行性和吸引力。3.在策划过程中，应与市场营销部、客户服务部等相关部门进行沟通协调，广泛征求意见，对策划方案进行优化完善。（三）项目立项1.会展策划部将策划方案提交公司管理层审批，经批准后正式立项。2.立项后，成立会展项目专项工作小组，明确各成员的职责分工，确保项目顺利推进。三、会展项目筹备（一）场地租赁与布置1.根据会展项目规模和要求，市场营销部负责联系合适的会展场地，并签订租赁合同。2.会展策划部负责制定场地布置方案，包括展位设计、搭建、装饰等，确保场地布置符合项目主题和风格要求。3.在场地布置过程中，要严格遵守相关安全规定，确保施工安全。（二）展品组织与运输1.客户服务部负责与参展商沟通协调，确定展品清单和运输要求。2.根据展品清单，安排专人负责展品的组织、包装、运输等工作，确保展品安全、按时到达会展现场。3.在展品运输过程中，要做好跟踪和记录工作，及时解决运输过程中出现的问题。（三）宣传推广1.市场营销部制定会展项目宣传推广计划，明确宣传渠道、宣传内容、宣传时间等。2.宣传渠道包括但不限于网站、社交媒体、行业媒体、邮件营销、线下活动等，要根据目标客户群体的特点和需求，选择合适的宣传渠道进行推广。3.设计制作宣传资料，如海报、宣传单页、邀请函等，确保宣传资料内容准确、形象、有吸引力。4.定期对宣传推广效果进行评估和分析，根据评估结果及时调整宣传策略和内容，提高宣传效果。（四）活动组织与安排1.会展策划部负责制定会展期间的活动计划，包括开幕式、论坛、研讨会、颁奖典礼等。2.明确活动的时间、地点、参与人员、议程安排等，确保活动组织有序、顺利进行。3.提前做好活动现场的布置、设备调试、人员安排等准备工作，确保活动效果达到预期目标。（五）人员培训1.行政部负责组织会展项目相关人员的培训工作，包括服务礼仪、专业知识、应急处理等方面的培训。2.通过培训，提高员工的业务水平和服务意识，确保为参展商和观众提供优质、高效的服务。3.培训结束后，应对员工的培训效果进行考核，考核结果作为员工绩效评估的重要依据。四、会展项目实施（一）现场管理1.会展项目专项工作小组负责会展现场的整体管理和协调工作，确保各项工作有序进行。2.安排专人负责现场的安全保卫、环境卫生、设备维护等工作，为参展商和观众提供良好的参展环境。3.加强对会展现场的巡查，及时发现和解决现场出现的问题，确保会展活动顺利进行。（二）客户服务1.客户服务部在会展现场设立服务台，为参展商和观众提供咨询、引导、投诉处理等服务。2.及时收集客户反馈意见，对客户提出的问题要认真记录，并协调相关部门及时解决，确保客户满意度。3.定期对客户服务工作进行总结和分析，不断改进服务质量和水平。（三）活动执行1.按照活动计划，认真组织实施各项活动，确保活动的顺利进行和效果。2.在活动执行过程中，要注意与参与人员的沟通协调，及时调整活动安排，确保活动达到预期目标。3.活动结束后，对活动进行总结和评估，分析活动的优点和不足之处，为今后的活动组织提供经验参考。五、会展项目结算与评估（一）结算1.财务部负责会展项目的费用结算工作，根据合同约定和实际发生的费用，及时与参展商、服务商等进行结算。2.结算过程中，要严格审核各项费用的支出，确保费用支出合理、合规。3.定期编制会展项目财务报表，向公司管理层汇报项目的财务状况。（二）评估1.会展项目结束后，会展策划部负责组织相关部门对项目进行评估。2.评估内容包括项目目标达成情况、客户满意度、经济效益、社会效益等方面。3.通过评估，总结项目经验教训，分析存在的问题和不足，提出改进措施和建议，为今后的会展项目策划和实施提供参考。六、会展项目风险管理（一）风险识别1.会展项目专项工作小组负责对会展项目可能面临的风险进行识别，包括但不限于市场风险、政策风险、自然风险、安全风险、质量风险等。2.定期对会展项目进行风险排查，及时发现潜在的风险因素。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对措施的制定提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。2.明确风险应对措施的责任部门和责任人，确保风险应对措施得到有效落实。3.定期对风险应对措施的实施效果进行评估和调整，确保风险始终处于可控状态。七、会展项目档案管理（一）档案收集1.会展项目专项工作小组负责收集会展项目过程中产生的各类文件、资料、图片、视频等档案资料。2.档案资料应包括项目策划方案、立项文件、场地租赁合同、展品清单、宣传资料、活动记录、客户反馈意见等。（二）档案整理与归档1.对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案管理的相关要求进行编号、装订、编目等工作。2.将整理好的档案资料及时归档，建立电子和纸质档案，确保档案资料的完整性和可查性。（三）档案保管与利用1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案资料的安全保管。2.制定档案查阅