会展现场管理制度

会展现场管理制度一、总则（一）目的为规范公司会展现场的各项工作流程，确保会展活动顺利进行，展示公司良好形象，提高会展活动的效果和效益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司组织或参与的各类会展活动现场的所有工作人员及相关事宜。（三）基本原则1.高效协作原则：各部门、各岗位人员应紧密配合，高效协作，确保会展现场各项工作有序开展。2.专业规范原则：所有工作人员应具备相应的专业知识和技能，严格按照规范流程操作，保证会展活动的专业性和规范性。3.安全第一原则：始终将安全放在首位，确保会展现场人员、设备、展品等的安全，预防各类安全事故的发生。4.形象塑造原则：注重公司形象展示，从会展现场的布置、人员着装到服务态度等各个方面，都要体现公司的专业、优质形象。二、会展筹备阶段管理（一）项目立项1.市场部门根据公司业务需求和市场动态，提出会展项目立项申请，明确会展主题、目的、时间、地点、规模等基本信息。2.申请经公司管理层审批通过后，正式确立会展项目。（二）团队组建1.成立会展项目专项工作小组，由市场部门负责人担任组长，成员包括销售、策划、设计、客服、后勤等相关部门人员。2.明确各成员的职责分工，确保各项筹备工作有人负责、有人落实。（三）筹备计划制定1.工作小组制定详细的会展筹备计划，包括筹备阶段的各项工作任务、时间节点、责任人等。2.筹备计划应涵盖会展策划、场地布置、展品准备、宣传推广、人员培训、物资采购等方面内容。（四）场地布置1.根据会展主题和公司形象，设计合理的场地布置方案。2.安排专业人员进行场地搭建、装饰，确保布置效果符合预期，同时要保证场地布置的安全性和稳定性。3.提前规划好展品展示区域、洽谈区域、演示区域、休息区域等功能分区，确保布局合理，方便参展人员和观众活动。（五）展品准备1.确定参展展品清单，确保展品能够充分展示公司产品或服务的优势和特色。2.对展品进行分类整理、包装、运输，确保展品在运输过程中不受损坏。3.在会展现场，按照预定方案进行展品陈列，保证陈列美观、整齐、有序。（六）宣传推广1.制定会展宣传推广方案，明确宣传渠道、宣传内容、宣传时间等。2.通过公司官网、社交媒体、行业媒体、邮件营销、线下海报等多种渠道进行宣传，吸引潜在客户和合作伙伴关注。3.制作宣传资料，如宣传册、名片、产品资料等，在会展现场进行发放。（七）人员培训1.组织会展现场工作人员参加专业培训，培训内容包括公司业务知识、会展流程、沟通技巧、服务规范等。2.通过培训，使工作人员熟悉会展活动的各项要求和注意事项，提高服务水平和专业素养。（八）物资采购1.根据筹备计划，列出所需物资清单，包括办公用品、宣传用品、展示道具、餐饮用品等。2.按照公司采购流程进行物资采购，确保物资质量合格、数量充足、价格合理。3.对采购的物资进行登记、入库管理，建立物资台账，便于跟踪和使用。三、会展现场人员管理（一）人员考勤1.会展现场实行严格的考勤制度，工作人员应按时签到、签退，不得迟到、早退、旷工。2.设立考勤记录员，负责记录工作人员的出勤情况，并定期进行统计和公示。3.因特殊原因不能按时出勤的，需提前向部门负责人请假，并报会展项目负责人批准。（二）岗位职责1.市场人员负责会展活动的整体策划和组织协调工作，确保活动顺利进行。与参展客户和合作伙伴进行沟通洽谈，收集客户信息，拓展业务渠道。及时反馈会展现场的情况和问题，提出改进建议。2.销售人员向潜在客户介绍公司产品或服务，解答客户疑问，促成业务合作。收集客户需求和市场反馈，为公司产品研发和市场推广提供依据。协助市场人员做好会展现场的其他相关工作。3.策划人员根据会展主题和目标，制定详细的策划方案，包括活动流程、环节设计、互动体验等。负责会展现场的创意设计和布置指导，确保现场氛围符合策划要求。对会展活动的效果进行评估和总结，为后续活动提供经验参考。4.设计人员负责会展宣传资料、展示道具、场地布置等方面的设计工作，确保设计风格与公司形象一致。根据策划方案和实际需求，制作高质量的设计稿件，并及时交付印刷和制作。在会展现场对设计效果进行跟踪和调整，确保展示效果达到最佳。5.客服人员负责会展现场的客户接待和服务工作，热情、周到地为客户提供帮助。解答客户关于会展活动、公司产品或服务等方面的疑问，处理客户投诉和建议。协助其他部门做好会展现场的相关工作，维护现场秩序。6.后勤人员负责会展现场的物资管理和设备维护工作，确保物资供应充足、设备正常运行。安排餐饮、住宿、交通等后勤保障工作，为工作人员和参展人员提供便利。做好会展现场的环境卫生和安全保卫工作，营造良好的会展环境。（三）工作纪律1.工作人员应遵守公司的各项规章制度，严格履行岗位职责，不得擅自离岗、串岗。2.在会展现场，工作人员应保持良好的精神状态和职业形象，不得在工作时间内聊天、玩手机、吃零食等。3.尊重参展客户和合作伙伴，不得使用不当言语或行为，维护公司良好声誉。4.严格保守公司商业机密和会展活动的相关信息，不得泄露给无关人员。四、会展现场服务管理（一）客户接待1.客服人员在会展现场入口处设立接待台，负责迎接参展客户和合作伙伴。2.热情、礼貌地与客户打招呼，引导客户签到、领取资料，并安排专人陪同客户参观。3.及时了解客户需求，为客户提供个性化的服务，如安排专门的讲解人员、预约洽谈时间等。（二）产品演示1.安排专业的产品演示人员，在演示区域向客户进行产品或服务的演示。2.演示人员应熟悉产品或服务的特点、优势和操作流程，能够清晰、准确地向客户展示。3.在演示过程中，与客户进行互动交流，解答客户疑问，收集客户反馈。（三）洽谈服务1.为客户提供舒适、安静的洽谈环境，配备必要的洽谈设备，如桌椅、茶几、投影仪等。2.安排专人负责洽谈区域的服务工作，及时为客户提供饮品、文件资料等。3.协助销售等相关人员做好洽谈记录，跟进洽谈结果，促进业务合作达成。（四）信息收集1.在会展现场设置信息收集点，收集客户的联系方式、需求信息、意见建议等。2.工作人员应积极主动地与客户沟通交流，引导客户填写信息表格或进行问卷调查。3.对收集到的信息进行整理、分析，及时反馈给相关部门，为公司决策提供参考依据。（五）应急处理1.制定会展现场应急预案，针对可能出现的突发情况，如火灾、地震、设备故障、人员冲突等，明确应急处理流程和责任分工。2.在会展现场配备必要的应急救援设备和物资，如灭火器、急救箱、对讲机等。3.定期组织工作人员进行应急演练，提高应急处理能力。一旦发生突发情况，能够迅速、有效地进行应对，确保会展活动的顺利进行和人员安全。五、会展现场安全管理（一）安全责任1.成立会展现场安全管理小组，由后勤部门负责人担任组长，负责全面统筹安全管理工作。2.明确各部门、各岗位人员的安全职责，确保安全管理工作责任到人。（二）场地安全1.对会展场地进行安全检查，确保场地建筑结构安全、消防设施完好、电气设备正常等。2.在场地内设置明显的安全警示标识，如疏散指示标志、安全出口标志等。3.确保会展现场的通道畅通无阻，不得在通道内堆放杂物。（三）展品安全1.对展品进行妥善保管，采取必要的防盗、防潮、防火、防损坏等措施。2.在展品展示区域设置防护设施，防止展品被碰撞、损坏。3.安排专人负责展品的安全保卫工作，加强巡逻，确保展品安全。（四）人员安全1.对工作人员进行安全教育培训，提高安全意识和自我保护能力。2.在会展现场配备必要的安全防护用品，如安全帽、安全鞋、手套等。3.关注工作人员的身体状况，避免因疲劳、过度劳累等原因引发安全事故。4.加强对参展人员和观众的安全管理，引导其遵守现场安全规定，防止发生拥挤、踩踏等事故。（五）消防安全1.确保会展现场的消防设施配备齐全、有效，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等。2.定期组织消防检查和维护，确保消防设施处于良好运行状态。3.对工作人员进行消防安全培训，使其熟悉消防器材的使用方法和火灾应急处理流程。4.在会展现场设置明显的消防安全标识，严禁在现场吸烟和使用明火。六、会展现场环境管理（一）环境卫生1.安排专人负责会展现场的环境卫生清扫工作，保持场地整洁干净。2.及时清理垃圾和杂物，定期对公共区域进行消毒，防止疾病传播。3.确保卫生间清洁卫生，提供必要的卫生用品。（二）噪声控制1.合理安排会展现场的音响设备使用时间和音量，避免噪声对参展人员和周边环境造成干扰。2.在进行产品演示、表演等活动时，提前评估噪声影响，并采取相应的降噪措施。（三）秩序维护1.安排安保人员负责会展现场的秩序维护工作，确保人员和车辆有序进出。2.加强对会展现场的巡逻，及时发现和处理各类突发事件，维护现场秩序。3.对违反现场秩序的行为进行劝阻和制止，情节严重的及时报告相关部门处理。七、会展现场物资管理（一）物资登记1.对会展现场使用的各类物资进行详细登记，包括物资名称、规格型号、数量、来源、去向等信息。2.建立物资台账，确保物资管理有账可查。（二）物资发放1.根据工作需要，由相关人员填写物资领用申请表，经部门负责人审批后到物资管理处领取物资。2.物资管理人员按照申请表发放物资，并做好发放记录。（三）物资使用1.工作人员应按照规定的用途和方法使用物资，不得擅自挪用或浪费。2.在物资使用过程中，如发现物资损坏或丢失，应及时报告物资管理部门，并说明原因。（四）物资回收1.会展活动结束后，对剩余物资进行清理和回收。2.物资管理人员对回收的物资进行清点、整理、入库，妥善保管，以备后续使用。八、会展现场费用管理（一）预算编制1.在会展筹备阶段，根据筹备计划和实际需求，编制会展活动费用预算。2.费用预算应涵盖场地租赁、展品运输、宣传推广、人员薪酬、物资采购、餐饮住宿等各项费用支出。（二）费用审批1.所有费用支出均需按照公司财务审批流程进行审批。2.费用报销凭证应真实、合法、有效，报销人应在凭证上签字并注明用途。（三）费用控制1.在会展活动实施过程中，严格控制费用支出，确保各项费用不超出预算范围。2.如因特殊情况需要增加费用支出，应提前提交申请，经公司管理层审批通过后方可执行。（四）费用核算1.会展活动结束后，财务部门对会展活动费用进行核算，编制费用结算报告。2.对费用使用情况进行分析和总结，为后续会展活动的费用管理提供参考。九、会展现场总结与评估（一）总结报告1.会展活动结束后，由会展项目负责人组织相关人员召开总结会议，对会展活动进行全面总结。2.撰写会展活动总结报告，内容包括会展活动的基本情况、目标达成情况、工作亮点、存在问题及改进建议等。（二）效果评估1.制定会展活动效果评估指标体系，从参展人数、客户意向、业务合作、品牌知